Впровадження систем електронного документообігу

Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до то­го, що традиційні методи роботи з документами стають все біль­ше нерентабельними. Так, за статистичними даними, 15% папе­рових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрача­ють близько 30% свого часу.

Традиційні методи, які відрізняються високим ступенем емпі­ризму, в сучасному документаційному забезпеченні управління себе вже не виправдовують. У зв'язку з цим стала нагальною пот­реба автоматизації існуючих систем документообігу та переходу на електронний документообіг — високотехнологічний і прогре­сивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи з документами.

За даними експертів, співвідношення кількості паперових і електронних документів в Україні через 5 років має бути п'ятдесят на п'ятдесят, через 10 років стане тридцять на сімдесят.

Кількість документів із паперовими носіями в середньому за рік збільшується на 7%, а з електронними — вдвічі

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині установи, контролювати порядок передачі конфіденційної ін­формації тощо істотним чином допоможе знизити трудовитрати діловодів. Впровадження наскрізного автоматичного контролю виконання всіх етапів роботи з документами буде сприяти підви­щенню якості роботи виконавців, робити терміни підготовки до­кументів більш прогнозованими й керованими.

Потреба в ефективному керуванні документами і призвела до створення автоматизованих систем електронного документообігу (СЕД), що включають в себе створення електронних документів, їх обробку, передачу, збереження та вивід релевантної інформації, що необхідна установі, організації чи підприємству, на основі ви­користання сучасних комп'ютерних технологій.

Системи електронних документів (СЕД) призначені забезпе­чити процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також вести кон­троль за потоками документів в установі. Типи файлів, що, будуть підтримувати функціонування системи електронних документів, можуть включати: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо- та відеодані і Web-документи.

Сучасний документообіг має відображувати комплексну інформатизацію завдань щодо ефективної побудови системи документаційного забезпечення управління

Досконале забезпечення автоматизованого виконання підроз­ділами і працівниками установи процедур обробки документації має включати:

♦ реєстрацію документів із використанням електронних реєс­траційних карток;

♦ пересилання виконавцям копій документів за допомогою електронної пошти разом із зареєстрованими електронними реєстраційними картками;

♦ пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних ре­єстраційних карток і текстів документів у відповідності з правами доступу до них користувачів;

♦ контроль за проходженням і виконанням документів, їх оформлення і передавання до електронного архіву для по­дальшого зберігання.

Система електронного документообігу повинна бути побудована таким чином, щоб кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, було створене ефективне: просування, опрацювання, відправлення й зберігання

Головне завдання системи обігу електронних документів — це організування раціонального руху, опрацювання та збереження електронних документів, організування їх пошуку як за атрибута­ми, так і за змістом.

Комплексна система електронних документів (документацій-на система) має містити в собі певну кількість підсистем, побудо­ваних за допомогою програмних продуктів, і повинна:

♦ охоплювати весь цикл діловодства в установі — від поста­новки завдання на створення документа, його опрацювання й до списання чи передання в архів, забезпечувати централі­зоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі — складних композиційних документів;

♦ автоматично відслідковувати зміни в документах, терміни їх виконання, рух документів, а також контролювати всі їхні версії та підверсії;

♦ поєднувати розрізнені потоки документів територіально від­далених підрозділів у єдине ціле;

♦ забезпечувати гнучке керування документами як за допомо­гою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів;

♦ встановлювати чітке розмежування доступу користувачів до різних документів залежно від їхньої компетенції, займаної посади і призначених повноважень;

♦ бути налаштованою на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства конкретної установи, а та­кож інтегруватися з уже існуючими корпоративними систе­мами.

Користувачами систем електронних документів можуть бути великі державні та недержавні організації, підприємства, банки, промислові підприємства та всі інші структури, чия діяльність супроводжується значним обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Для регулювання правовідносин у сфері інформаційних тех­нологій Верховною Радою України ухвалено кілька Законів Укра­їни, які набули чинності, а саме:

♦ «Про електронні документи та електронний документообіг»;

♦ «Про електронний цифровий підпис»;

♦ «Про обов'язковий примірник документів»;

♦ «Про Національну програму інформатизації»;

♦ «Про телекомунікації»;

♦ «Про Національну систему конфіденційного зв'язку»;

♦ «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікацій­них системах».

З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування у рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації Кабі­нетом Міністрів України підготовлено ряд відповідних постанов з цих питань». Передбачається також об'єднання існуючих у ор­ганах державної влади та органах місцевого самоврядування ін­формаційних систем та тих, що будуть розроблятися, в єдиний інформаційно-аналітичний комплекс — Інтегровану інформа­ційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України (ІСЕД).

Питання для самоконтролю:

· Яка організаційна побудова служб діловодства?

· Які завдання служби діловодства?

· Які основні вимоги до керівника служби діловодства, його права та обов'язки?

· Які завдання раціональної побудови документообігу в установі?

· Як впроваджується система електронного документообігу?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделияизбумаги. Потребительскиеформаты.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

Змістовий модуль (тема) №8Прийом та першопочаткова реєстрація кореспонденції, що надійшла. Реєстрація документів. Ведення контролю за виконанням документів.

1. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів

2. Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції

3. Строки виконання документів

4. Організація контролю за ходом виконання документів