Завдання служби діловодства

Служба діловодства, як серцевина будь-якої організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потуж­ним інструментом, що має змогу через процеси керування доку­ментацією орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховую­чи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліп­шувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

У сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформацій­ного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організування обігу службових документів. Воно об'єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне оформлення й вима­гає значного обсягу знань.

Головна мета служби діловодства — це досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керівництва необхідної для прийняття управлінських рішень ін­формації.

Тим часом важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та ус­танов країни недооцінюється. Діловодством займаються праців­ники з низьким рівнем оплати, які випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в діловодних службах.

Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті уп­равління, виконуючи лише технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто «розчиняється» в ді­яльності апарату управління. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу переважно неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які от­римали системну вищу освіту й покликані, по суті, вирішувати питання управління виробництвом, витрачають третю частину свого робочого часу на невластиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану.

Підбором інформації, обробкою і організацією руху документів сьогодні повинен займатися не фахівець тієї чи іншої галузі, який приймає або сприяє прийняттю управлінських рішень, а спеціально підготовлений для цього фахівець — документознавець, інформаційний аналітик

Нагальною стає проблема кардинальної зміни ролі і місця служб діловодства в апараті управління. У сучасній установі не­обхідне створення (шляхом об'єднання функцій канцелярії, сек­ретаріату й інформаційного центру) єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп'ютерної та багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію уп­равління — досконале документно-інформаційне обслуговуван­ня прийняття управлінських рішень та їх доведення до виконав­ців. Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за непов­ноту інформації чи надлишок документів, за якість опрацювання відомостей та виконання поставлених завдань в установлений термін.

Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов'язків йо­го провідних співробітників — документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значним і багатогран­ним, їх основні функціональні обов'язки — разом з фахівцями ке­рівного апарату брати активну участь у моніторингу релевантної інформації, розробці ефективних управлінських рішень, веденні контролю за їх виконанням і перевірці завдань і розпоряджень ви­щого керівництва.

Документознавці повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості функціонування

автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації в документно-інформаційній сфері

Основними завданнями сучасної служби діловодства повинні стати:

♦ встановлення уніфікованих форм документації та єдиного по­рядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі;

♦ досконале документаційне забезпечення діяльності всіх під­розділів на основі використання сучасної комп'ютерної тех­ніки, автоматизації роботи з документами і скорочення їх кількості;

♦ впровадження комплексної системи керування документа­цією за рахунок застосування сучасних інформаційних тех­нологій.

Функції працівників служби діловодства

Відповідно до вищезазначених завдань служба діловодства ус­танови:

♦ розробляє інструкції з діловодства для всієї організації, в т.ч. для підвідомчої мережі, складає зведену номенклатуру та описи справ;

♦ організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує якісне документаційне й організацій­но-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

♦ організовує друкарське виготовлення, копіювання, тиражу­вання документів та їх обіг;

♦ здійснює уніфікацію систем документації і документів з ура­хуванням можливості їх автоматизованої обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

♦ організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами гро­мадян;

♦ контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює й аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

♦ здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, опера­тивний пошук, доставку документів, інформування за ста­ном роботи з документами;

♦ реалізує єдиний порядок відбирання, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюють­ся внаслідок діяльності установи і підвідомчої мережі, для подальшої передачі на державне зберігання;

♦ удосконалює форми і методи роботи з документами в уста­нові і підвідомчій мережі завдяки використанню новітніх ін­формаційних технологій організаційної техніки і засобів об­числювальної техніки;

♦ здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з до­кументами у підрозділах організації та підвідомчій мережі;

♦ організовує підвищення кваліфікації працівників установи щодо автоматизації роботи з документами;

♦ впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи доку­ментації та інші нормативи в організації та підвідомчій мережі;

♦ завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документацією.