Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів

Приймання документів. Усі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби доку­ментування. В канцелярії (офісі) розкривають усі конверти, за ви­нятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО». Якщо конверт пошкод­жено, то про це обов'язково роблять позначку в поштовому реєстрі. Конверти слід зберігати й додавати до документів у тому разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, дати відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за при­значенням.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені тощо), по­шкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові.

Попередній розгляд документів. Усі документи, що на­дійшли до підприємства, підлягають обов'язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії (або секретарем чи офіс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих доку­ментів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво уста­нови або виконавці відповідно до функціональних обов'язків, у визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд доку­ментів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надійшли в неробочий час чи день).

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми роз­глядають негайно. Здійснюючи попередній розгляд документів, слід керуватися положенням про підприємство та його структурні під­розділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ. Керів­ництву підприємства першочергово передають закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів вико­навчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найваж­ливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають до структурних підрозділів і виконавцям.

На великих підприємствах для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних підрозділів розробляє графік доставляння кореспон­денції керівництву й до структурних підрозділів.

Реєстрація документів - це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732—94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, кон­тролю за його виконанням та оперативного використання інформа­ції, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступ­ного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні — в день підписання чи затвердження. Якщо зареєстрова­ний документ передається з одного структурного підрозділу до іншо­го, то його повторно не реєструють.

Обов'язково реєструють документи, які надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до них, важливі внут­рішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні за­писки й т. п.), а також пропозиції, заяви, скарги громадян.

Місце реєстрації документів, як правило, визначається «Інструк­цією з діловодства», до якої має додаватися затверджений керів­ником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документування. До цього переліку можуть входити :

1) листи, що надійшли, й копії до відома;

2) телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

3) графіки, наряди, заявки, рознарядки;

4) зведення та інформація до відома;

5) навчальні плани, програми (копії);

6) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конферен­цій;

* Документи, зазначені в пп. 3, 5, 10—13, підлягають спеціальному облікові у відповідних структурних підрозділах підприємств (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліоте­ці, відділі науково-технічної інформації).

7) прейскуранти (копії);

8) норми витрат матеріалів;

9) поздоровні листи й запрошення;

10) друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

11) наукові звіти;

12) щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;

13) форми статистичної звітності тощо.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента Укра­їни та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази підприємства по особовому складу; рішення коле­гіальних органів підприємства; заявки на матеріально-технічне по­стачання тощо.

Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення. Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спе­ціальні журнали .

Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинопис­ним способом (переважно) або від руки. Сучасна форма РКК при­датна й для оброблення за допомогою ПК.

Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомо­гою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6 (105 х 148 мм).

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використо­вують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначати скорочену назву), або, якщо документ вихідний, — куди його наді­слано (до якого підприємства). Реєструючи заяви, пропозиції, скар­ги, в цій графі зазначають також прізвище, ім'я й по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

У графі «Назва виду документа» зазначають реквізит 10 відпо­відно до назви документа, що реєструється (реєструючи службові листи, цю графу не заповнюють).

У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ треба виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправ­ляється, проставляють очікувану дату відповіді.

У графі «Дата й індекс документа» зазначають реквізити 11 і 12, надані документу підприємством-автором.

Графу «Дата й індекс надходження» заповнюють лише на вхідні документи (індекс присвоюється підприємством-одержувачем).

У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять заголовок до тексту документа. Якщо заголовок не сповна висвітлює зміст тексту документа, то в цю графу вносять докладніші відомості. Якщо в реєстрованому документі немає заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа й записує стисле фор­мулювання її в цій графі. Від того, наскільки кваліфіковано зроблено записи в графах реєстраційно-контрольної картки, великою мірою залежить оперативність подальшого пошуку документа й можливість відповіді на запит про нього як у поточній роботі, так і тоді, коли документ зберігатиметься в архіві.

У графі «Резолюція або кому направлено, відповідальний вико­навець» зазначають повний зміст резолюції, її автора й дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій графі пріз­вище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ, і дату направлення (можливе зазначення номера телефону).

В графі «Розписка в одержанні документа» підписується й за­значає дату одержання та особа, якій даний документ передано для виконання.

Запис у графі «Позначка про виконання» має відображати суть вирішення питання, містити дату й індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні позначки» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки. До­пускається використання цієї графи для записів, що відображують рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі.

Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють в архіві, куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Слід пам'ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це доку­мент великої інформаційної ємкості, тому до її заповнення треба ставитися відповідально.

Допускається виготовлення кольорових бланків карток, що по­легшує роботу з ними. Кількість примірників РКК визначається

Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів числом картотек, які ведуться на даному підприємстві. На під­приємствах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підроз­ділах, РКК складають у двох примірниках (для канцелярії та струк­турного підрозділу, до якого картку передають разом із документом). Якщо документ ставиться на контроль, то оформляють три примір­ники РКК.

Реєстраційно-контрольні картки групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і вико­наних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, корес­пондентами або термінами виконання, а другу — для пошуку вико­наних документів.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізо­вано за допомогою ПК. Запис на магнітний носій виконується з реєстраційно-контрольних карток, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, прямим уведенням з документа таких обов'язкових реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата й індекс надходження — для тих, що надійшли); заголовок до тексту або короткий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст дору­чення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання й індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути допов­нений такими відомостями: виконавці; хід виконання документа; додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися самим підприємством.

У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.

Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних праців­ники служби документування мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання. Ця інформація виводиться на дисплей або виготовляються машинограми. За часткової автома­тизації пошукових операцій має забезпечуватися сумісність тра­диційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Ко­ристувач має змогу одержати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами реєстрації й про місце знаходження документа на даний час.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєст­рації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних доку­ментів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко за­стосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.