Документні потоки в установі

У документообігу будь-якої установи можуть бути видокремле­ні такі документні потоки:

♦ вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);

♦ документи, створені в установі (не виходять за її межі).

Вхідні документи класифікують за кореспондентами — авто­рами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.

За кореспондентською ознакою документи поділяються на:

♦ документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішен­ня, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказів­ки, роз'яснення і зведення;

документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;

♦ документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);

♦ звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

Поділ вхідних документів за кореспондентами-авторами слу­гує для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими налагоджені ділові контакти із зазначенням їхніх адрес, телефо­нів, прізвищ, імен та по батькові, а також найменування посад керівного складу).

За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціативні (які теж поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

За видами вхідні документи можна поділити також на:

♦ організаційно-розпорядчі (накази, рішення, розпорядження);

♦ інформаційно-аналітичні(листи, довідки, доповідні записки тощо);

♦ обліково-звітні.

Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи нап­равляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю.

Отже, весь потік вхідних документів буде розподілено на кіль­ка груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху і пот­ребувати певної послідовності їх опрацювання.

Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає керівник служби діловодства або секретар-референт установи на стадії попереднього розгляду вхідної документації.

Документи, створені в установі, поділяються на дві групи:

♦ внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в межах цієї організації;

♦ вихідні, які після створення надсилають в інші організації чи установи.

Внутрішні документи установи, як правило, не розсилаються. Однак якщо структурні підрозділи територіально роз'єднані або установа має філії, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, то для внутрішніх документів також має бути обов'язково передбачений етап їх відправлення.

Усі документи, що створюються в установі, поділяються на ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроб­лені «на виконання» завдань вищих органів) або складені у відпо­відь на отримані запити.

Вихідні документи, як і вхідні, можна класифікувати за вида­ми і за ко-респондентами-адресатами. Поділяються вихідні доку­менти також на такі, що потребують відповіді, і надіслані для ін­формування.

Обліковуються вхідні і вихідні документи на етапі приймання і відправлення кореспонденції. До основних параметрів потоків, що беругься до уваги в процесі документообігу, відносять:

♦ напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та призначення;

♦ обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;

♦ структуру потоку, що визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;

♦ режим потоку, який визначається періодичністю руху доку­ментів через пункти обробки.

Таким чином, документи установ можна вивчати з різних пог­лядів. І кожен документний потік матиме свої особливості щодо проходження й оброблення в документній системі.