Організація контролю за ходом виконання документів

Контроль виконання документів забезпечує своєчасне та якіс­не їх виконання. Контроль не є функцією, що виконується са­мостійно. Це одна зі складових управлінської діяльності, а його реалізація — невід'ємний елемент менеджменту. Контролю під­лягає виконання всіх зареєстрованих в установі документів.

Чим вищий рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.

Для підвищення рівня виконавської дисципліни керівники зобов'язані:

♦ поліпшувати якість підготовки управлінських рішень;

♦ відмовитися від практики повторного видання наказів, пос­танов чи інших актів;

♦ підвищити вимоги до якості підготовки та оформлення службових документів незалежно від форм носія;

♦ аналізувати практику направлення на місця розпорядчих до­кументів, завдань, доручень та їх ефективність з обговорен­ням результатів на оперативних нарадах;

- впроваджувати автоматизовані форми контролю.

Відповідальність за виконання того чи іншого документа по­винні нести особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рі­шенні, вказівці тощо) чи резолюції керівника на вхідному доку­менті та безпосередні виконавці.

У тих випадках, коли виконання документа покладене на кіль­ка осіб, відповідальною за організацію його виконання є особа, яка у резолюції вказана першою.

Усі інші виконавці також відповідальні за своєчасність і якість виконання документа. Вони зобов'язані на вимогу особи, відпо­відальної за організацію виконання доручення керівника, брати участь в опрацюванні поставлених ним питань, надавати в зазна­чений термін необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, закладів, здійснюється безпосередніми ви­конавцями, відповідальними за підготовку відповідей на ці за­пити.

Обов'язково контролюється виконання законів України, пос­танов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України і його Адміністрації, постанов та розпоряд­жень Кабінету Міністрів України, прокуратури, судових органів, запитів та звернень народних депутатів України, наказів мініс­терств і відомств, наказів керівників.

Безпосередній контроль за виконанням документів поклада­ється, насамперед, на службу діловодства (управління справами, загальний відділ, секретаріат, канцелярію) або спеціально ство­рену в установі контрольну службу. У структурних підрозділах ор­ганізація контролю покладається на секретаря-референта або особу, відповідальну за ведення діловодства.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:

♦ встановити контакт із керівниками секретаріату і конкрет­ним виконавцем;

♦ мати оперативну інформацію про хід виконання доручень, вживати, в разі необхідності, відповідних заходів щодо забез­печення своєчасного подання підрозділами та відповідаль­ними особами матеріалів для доповіді керівництву;

♦ за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати подання від підрозділу-виконавця мо­тивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну його виконання.

Контроль за виконанням документів включає:

♦ постановку документа (доручення) на контроль, формуван­ня картотеки контрольованих документів;

♦ перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

♦ попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

♦ облік і узагальнення результатів контролю виконання доку­ментів (доручень);

♦ інформування керівника про хід і підсумки виконання доку­ментів (доручень);

♦ повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

♦ зняття документів з контролю;

♦ формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може ві­дображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються на ПК при взятті документів на контроль.

Одночасно на лівому березі першого аркуша документа, що підлягає контролю, проставляється літера «К» або штамп

КОНТРОЛЬ

після чого документ передається виконавцеві; додатковий примір­ник реєстраційної картки зберігається в контрольній картотеці.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової кар­тотеки за строками виконання документів, виконавцями, група­ми документів (накази, рішення тощо).

Підготовлений проект відповіді на контрольний документ або доповідна записка про наслідки виконання контрольного доку­мента доповідаються керівництву органу разом з контрольним документом і контрольною карткою.

Проекти відповідей на документи, які є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву установи не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання.

Документ вважається виконаним тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові (автору) дана від­повідь.

З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання, або особа, що виконує його обов'язки. Це засвід­чується його підписом на контрольній картці.

Перевірка ходу виконання документа здійснюється, зазвичай, за пять днів до закінчення терміну виконання.

Якщо про виконання документа доповідалося керівнику уста­нови чи його заступникові в усній формі, то в контрольній картці робиться відповідний запис у графі «контрольні відмітки» за під­писом особи, яка доповідала про наслідки виконання.

Контрольні картки на виконані документи повертаються до служби діловодства (секретаріатів) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причини порушення терміну (як­що це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання документа.

Контрольні картки на виконані документи розміщаються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.