Робота над документами в підрозділах

Діловодство в структурних підрозділах покладається керівни­ком на одного з працівників. Його завданням є приймання, реєс­трація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та кон­троль за виконанням документів у підрозділі.

В установах, де опрацьовуються документи з паперовими носія­ми, відповідальний за роботу з документацією в підрозділі (діло­вод) щодня у встановлений час одержує документацію від секретаря-референта чи в канцелярії. На кожному зареєстрованому документі у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс свого підрозділу, порядковий номер та дату одержання документа.

Подання документів на розгляд заступників керівника під­приємства за напрямами здійснюється відповідно до розподілу обов'язків. Термінова кореспонденція і документи з доручення­ми керівництва розглядаються негайно.

Керівник підрозділу, розглянувши отриманий документ з ре­золюцією вищого керівника, визначає безпосередньо виконавця і за потреби дає йому додаткові вказівки. Після розгляду доку­ментів керівництвом підрозділу діловод передає їх виконавцям згідно з резолюцією.

Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради Укра­їни, укази та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази міністерств чи інших вищих органів діловод підрозділу без зат­римки передає на розгляд керівництву, а після повернення — ви­конавцям. При цьому він постійно контролює проходження до­кументів і забезпечує їх повернення секретареві-референтові.

Під час приймання від виконавців вихідних документів з папе­ровими носіями перевіряються:

♦ правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

♦ правильність зазначення адреси кореспондента;

♦ наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

♦ наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

♦ наявність на документі позначки про додатки;

♦ відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному й тому самомуадресатові, вкладаються в один конверт, на якому проставляють­ся реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.

Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на вер­хньому березі першого аркуша проставляється штамп ПІДЛЯГАЄ ПОВЕРНЕННЮ

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно зали­шати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надси­лаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, реко­мендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та від­правника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті, крім найменування установи, посади та прізвища адре­сата, слід зазначати поштову адресу.

Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі ре­єстрації вихідних документів

Кожному вихідному документу присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу струк­турного підрозділу та порядкового номера документа з початку року.

Позначку про вихідні документи-відповіді робить секре­тар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де прос­тавляються номер і дата вихідного документа, вказується прізви­ще керівника, шо підписав документ.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркірується і доставляється у поштове відділення.

Виконання вимог щодо раціональної організації як традицій­ного, так і електронного документообігу можливе лише за умови ретельно продуманої технології оброблення документів, дотри­мання послідовності операцій, що виконуються. Для цього слід розробити схеми документообігу маршрутні й технологічні карти на службову документацію.

Строки виконання документів

Обов'язковими засобами ефективної організації роботи в уп­равлінському апараті є досконале налагодження контролю за ви­конанням розпорядчих документів та використанням у роботі наявної інформації.

Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних ус­тановою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові строки виконання встановлюються для окремих, най­більш масових, категорій документів відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках строки виконання документів не повинні пе­ревищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюють­ся для документів, більш складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найваж­ливіших документів керівником установи. Кінцева дата виконан­ня документа фіксується в резолюції керівником.

Якщо документ надійшов до установи із затримкою і терміни виконання доручень минули або явно недостатні для виконання, то керівник служби, на яку покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість з контрольними підрозділа­ми вищої організації, яка його надіслала, про зміну терміну вико­нання документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого перед­бачається одержати відповідь, його потрібно дотримуватися. Змі­на строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки — прийняттям нового акта, інди­відуальні — керівником, який призначив строк.

Якщо в резолюції на документі є слово «терміново», термін ви­конання встановлюється не більше трьох діб.

За відсутності в резолюції керівника дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому. В ін­ших випадках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за два-три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з'ясу­валося, що вкластися у встановлений термін неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк.

Припинити виконання документів, що надійшли від держав­ної установи, або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація — автор документа.

Термін виконання відраховується з часу надходження доку­мента до установи. У випадках, коли термін виконання докумен­та закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконан­ня вважається наступний робочий день.

Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і ти­пові строки виконання документів закріплюються інструкцією з ді­ловодства.

Здійснення контролю за виконанням документів