Основні вимоги до керівника служби діловодства, його права та обов'язки

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керів­ник мусить мати базову вищу (без вимог до стажу роботи) або се­редню спеціальну (зі стажем роботи не менше трьох років) освіту.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється на­казом керівника установи. За характером діяльності керівник служби діловодства тісно взаємодіє:

♦ з керівниками структурних підрозділів організації і підві­домчої мережі з питань роботи із документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву доку­ментів, використання інформації в службових цілях;

♦ з юридичною службою із правових питань, пов'язаних з під­готовкою документів;

♦ зі службами матеріально-технічного постачання і господар­ського обслуговування із питань забезпечення засобами орг­техніки, бланками документів, канцелярським приладдям та побутового обслуговування працівників служби;

♦ з центром упроваджень інформаційних технологій з питань застосування систем електронного діловодства та докумен­тообігу

У межах своєї компетенції він також може вступати у взаємо­відносини з іншими організаціями з питань роботи з докумен­тами.

Для виконання обов'язків керівникові служби діловодства на­дається право:

♦ контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, роз­робляти заходи щодо автоматизації управління документаці­єю установи;

♦ доповідати керівнику організації про стан роботи з докумен­тами, подавати документи для розгляду та підпису;

♦ вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, їх заохочення і накладання на них стягнень;

♦ залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та підвідомчої мережі до підготовки проектів документів за до­рученням керівництва;

♦ запитувати від структурних підрозділів і підвідомчої мережі відомості, які необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

♦ вживати заходів щодо налагодження документаційної системи, скорочення зайвої документації, контролювати ці процеси;

♦ підписувати і візувати документи у межах своєї компетенції;

♦ застосовувати санкції в усіх випадках порушення підрозділа­ми і службовими особами встановлених правил роботи з до­кументами.

Загальні засади побудови документообігу

Організація документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в установі системи управління і відображає технологію прийняття та виконання управлінських рішень.

Невпорядкованість управлінських процесів і залежних від них систем документообігу залишається, як зазначає український на­уковець проф. Л. В. Корж [108], основною причиною неефектив­ного впровадження сучасних технологій.

Особливо це очевидно при передачі документів від одного вико­навця до іншого, при погодженні документа, накладанні резолюцій, контролю за виконанням доручень, автоматизації руху документів і т. і., що й визначає рівень побудови документообігу в установі.

Ефективне виконання діловодних процесів вимагає від фахів­ця досконалих знань теорії і практики менеджменту та основних засад його документаційного забезпечення, оскільки чітко органі­зовану технологію господарювання можна подати у вигляді набо­ру відповідних управлінських процедур й методів їх вирішення. Так, підготовка управлінського рішення складається з процедур:

♦ визначення того чи іншого підходу до розробки рішення (збирання інформації, підготовка можливих варіантів вико­нання, оцінка альтернатив, вибір варіанту рішення, його по­годження);

♦ визначення способу доведення управлінського завдання (підготовка наказу, розпорядження чи прийняття колегіаль­ного рішення);

♦ визначення варіантів доставки розпорядження до виконавців (посильним, поштою, факсограмою чи електронною поштою).

Процес організації виконання управлінського рішення складаєть­ся з таких ділових процедур:

♦ розподіл завдань між працівниками з урахуванням їхніх функціональних обов'язків, реальних можливостей, рівня кваліфікації, ^компетентності, ступеня завантаженості;

♦ визначення методу доведення завдання до підлеглих (за­гальна постановка завдання, орієнтовна схема його вико­нання чи жорстка регламентація дій);

♦ вибору способу доведення рішення (переконання, прохан­ня, розширення кола інформації);

♦ делегування повноважень (визначення обов'язків, які необ­хідно делегувати, та вимог до їх виконання, вибору того чи іншого виконавця).

Більшість зазначених ділових процедур вимагають виконання певних діловодних операцій (документаційного забезпечення менеджменту), тобто, супроводження вищезазначених операцій певними видами документів та організації їх руху. В ряді випадків ( це особливо характерно для державних та муніципальних уста­нов) ділові процедури складаються винятково з операцій діло­водства [80].

Недостатньо продуманий рух документів в установі спричи­няє зволікання у виконанні управлінських рішень; на передання документів з однієї інстанції до іншої витрачається в кілька разів більше часу, ніж на роботу з ними. Невпорядкованість докумен­тообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділяти особливу увагу.

Існуюча в установі система управління також зумовлює орга­нізаційну побудову документообігу. Наприклад, якщо керівник установи буде вимагати, щоб усі отримані документи спочатку доповідалися йому і тільки він призначатиме виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим.

Якщо в установі чітко розподілено функціональні обов'язки між керівником та його заступниками, структурними підрозділа­ми і співробітниками, то значна частина документів надходить відразу до заступників керівника або до структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, тобто шлях документів буде значно коротший. Так само від узвичаєного в установі розподілу обов'яз­ків і делегування повноважень співробітникам буде залежати швидкість руху документів під час їх опрацювання, погодження і засвідчення.

Стан документообігу в установі залежить від організування управлінського процесу і, водночас, відображаючи систему управління, дає можливість

наочно побачити, наскільки вона ефективна

Отже, раціоналізація документообігу в установі сприяє ефек­тивності роботи управлінського апарату, і, навпаки, форми і ме­тоди організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість та оперативність документообігу.