Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції

Після отримання вхідної кореспонденції перед працівником служби діловодства постає питання про подальший рух документу. Для правильного вирішення даного питання необхідно запам’ятати низку правил.

На розгляд першого керівника установи чи її власника переда­ються:

♦ закони України;

♦ постанови Верховної Ради України;

♦ укази та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України;

♦ постанови, розпорядження, рішення, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України,

♦ накази, розпорядження, рішення колегій міністерств та ві­домств;

♦ запити та звернення депутатів України;

♦ листи, що надходять від структурних підрозділів за підписом їх перших керівників;

♦ кореспонденція міністерств і відомств України, а також ор­ганів місцевої влади за підписом перших керівників;

♦ звернення громадян відповідно до ст. 14, 15 Закону України «Про звернення громадян».

На розгляд заступників керівника за напрямами подаються:

♦ доручення органів державного управління вищого рівня, до­повіді, інформація, листи, телеграми та інші документи;

♦ документація діяльності міністерств і відомств, а також ор­ганів місцевої влади (за підписом заступників, керівників, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб).

Якщо в документах порушуються питання, що мають вирішу­ватися керівником, заступник доповідає йому про це, подає не­обхідні матеріали і вносить свої пропозиції.

Під час перебування керівника у відрядженні або відпустці всі документи розглядає перший його заступник.

Кореспонденція, що передається керівникові, попередньо розглядається канцелярією чи секретарем-референтом, які виз­начають, кого треба ознайомити з документом.

У резолюціях повинні даватися ясні та вичерпні вказівки про порядок та характер виконання документа. Обов'язкові елементи резолюцій розглянуті в модулі 2.

Після розгляду отриманої документації керівником установи секретар-референт ще раз переглядає документи, за потреби уточнює виконавців, зміст доручення та строк виконання, що вказано в резолюції.

Діловоди підрозділів, одержавши кореспонденцію від секретаря-референта, повинні перевірити правильність її надходження і зразу ж передати її на розгляд своєму керівникові. Вони ж мусять забезпечувати збереження, облік, оперативне проходження та опрацювання документації виконавцями.

Опрацьовані керівництвом підрозділів документи діловоди повертають секретареві-референтові, про що робиться відповід­на відмітка в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

При одержанні від керівника підрозділу незареєстрованих до­кументів їх також заносять до журналу реєстрації вхідної корес­понденції. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.

Приймаючи документи для підпису в керівника, секретар-референт перевіряє правильність їх оформлення: адресу, короткий зміст, прізвище виконавця, номер його службового телефону, на­явність необхідних віз. Неправильно оформлені документи по­вертаються виконавцеві.

Підписані керівництвом документи реєструються у журналі реєстрації вихідної кореспонденції безпосередньо в підрозділі.

Доповідні записки керівників структурних підрозділів секретар-референт реєструє у журналі реєстрації вхідної кореспонден­ції і після розгляду керівником передає безпосередньо виконав­цеві під розписку в цьому самому журналі.