Організування раціонального документообігу

Документообіг, як складова діловодства — це рух документів у документаційній системі установи з моменту долучення до неї створених або надісланих службових документів до завершення ви­конання і відправлення одержувачеві чи передачі в архів установи.

Організація документообігу — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних із долученням, обробкою і рухом документів, включаючи отримання доку­ментів, що надійшли ззовні документаційної системи, їх розпо­діл, реєстрацію, доставку виконавцям, переміщення всередині установи, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи пе­редачу в архів.

Організування роботи з документами включає побудову систе­ми документообігу, зберігання, пошук і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення їх раціонального руху в документаційній системі. В процесі роботи з документами мусить бути забезпечений обов'язковий контроль за їх виконан­ням і захист від несанкціонованого доступу.

Завданням раціональної побудови документообігу в установі є:

♦ встановлення оптимальної послідовності руху і обробки до­кументованої інформації;

♦ досягнення оперативності проходження документа від мо­менту складання чи одержання до його виконання найбільш коротким шляхом із мінімальним витратами часу і зусиль;

♦ розробка раціональних схем проходження і обробки основ­них видів документів, отримання і опрацювання вхідних до­кументів, а також проходження внутрішніх документів у про­цесі їх підготовки виконавцями;

♦ впровадження в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ) новітніх інформаційних технологій.

Раціональна побудова документообігу в установі мусить пе­редбачати:

♦ дотримання в установі основних принципів роботи з доку­ментами ;

♦ прямоточний рух документів (документи мають проходити найкорот-шим шляхом, без повторних переміщень);

♦ чітку регламентацію шляхів проходження документів, ско­рочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);

♦ одноразовість операцій з оброблення документів, уникнен­ня зайвого дублювання в роботі з ними;

♦ раціональне розташування в установі структурних підрозді­лів і робочих місць виконавців;

♦ побудову цілісної документаційної системи, обмеження і прискорення операцій щодо оброблення документів;

♦ скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв'язків (телефон, факс, електронна пош­та);

♦ чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування, пере­хід до оперативного управління;

♦ обмеження доступу до окремих службових документів, що значно впливає на проходження документів в установі і тех­нологію роботи з ними.

♦ поступову автоматизацію документообігу й перехід на елек-троний документообіг, створення електронної канцелярії та архіву.

Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтен­сивність потоків документної інформації, її мобільність, надли­шок і водночас недостатність.

Автоматизація документообігу дає змогу на 25-50% підвищити продуктивність праці службовців й на 75% зменшити час на оброблення одного документа

Вдосконаленню документообігу в установі сприяє розроблен­ня раціональних схем проходження і обробки основних видів до­кументів, маршрутів їх пересування.

Складання маршрутних схем з поділом на окремі потоки (гру­пи документів,) допомагає з'ясувати такі питання:

♦ через які структурні підрозділи (яких виконавців) будуть проходити певні групи документів;

♦ у якій послідовності буде рухатися конкретний службовий документ;

♦ скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ чи до виконавця;

♦ які операції повинні здійснюватися виконавцями в підрозділах. Комплекс операцій, що виконуються з документами, можна подати також у вигляді оперограм.

Оперограма — організаційний документ, що регламентує про­цес оброблення вхідних або вихідних документів. Складається оперограма за допомогою таблиці, рядки якої відведено для поз­начення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колон­ки (графи) — для зазначення відповідальних виконавців.

Графічний спосіб складання оперограми дає можливість вста­новити логічний зв'язок між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї робо­ти та її зміст.