Організаційна побудова служб діловодства

Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління реалізується за умови повної або часткової невизначеності, активної, інколи досить агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але голов­ним чином питання ефективної інформаційної підтримки вико­нання всіх управлінських рішень на підставі досконалої побудо­ви системи їх документаційного забезпечення.

Уся робота з побудови ефективної системи документаційного забезпечення функціонування установи покладається на службу, діловодства, яка є самостійним структурним підрозділом і підпо­рядковується першому керівнику, котрий і здійснює загальне ке­рівництво всією документацією.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби ді­ловодства, є:

♦ основні функції та обсяг робіт по кожній із них;

♦ розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів;

♦ територіальне розміщення та загальна кількість працівників;

♦ кількість рівнів прийняття рішень та норми управління;

♦ система документування й організації роботи з документами;

♦ рівень механізації і автоматизації документаційних процесів тощо.

Для розрахунку чисельності працівників підрозділів установ та організацій України Центром продуктивності Міністерства праці та соціальної політики України розроблені:

❖ «Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (пере­підготовкою) та обліком кадрів», затверджені наказом Мі­ністерства праці та соціальної політики України [53];

❖ «Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтер­ського обліку», затверджені наказом Міністерства праці та со­ціальної політики України [54].

Проте міжгалузеві норми праці на роботи з діловодного обслу­говування в країні ще не розроблені.

Пронормувати роботи з ведення документообігу можна, вико­ристовуючи:

❖ «Укрупненные нормативы времени на работы по делопро­изводственному обслуживанию», затверджені постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань та Секре­таріату ВЦРПС [57]; або

❖ «Межотраслевые укрупненные нормативы времени по документационному обеспечению управления» (затверджені Мінпраці РФ [55].

Останній нормативний документ не тільки охоплює більшу кіль­кість видів робіт, зазначених у першому, а й містить норми.на робо­ти з автоматизованого обліку документів, роботу з факсом тощо.

Розрахунки кількості працівників служби діловодства можна зробити на підставі запропонованих Центром продуктивності Міністерства праці та соціальної політики України норм опера­тивного часу на основні види діловодних робіт (складання та ве­дення номенклатури справ, оброблення, реєстрацію та облік до­кументів, роботи із контролю виконання документів, створення та ведення реєстраційних картотек, формування й оформлення справ, оцінку наукової та практичної цінності документів, скла­дання річних розділів описів, передавання справ до архіву органі­зації справ) та відповідної методики їх проведення [119].

Водночас, відповідно до п.3 ст. 64 Господарського кодексу Ук­раїни установа має право самостійно визначати свою організа­ційну структуру, встановлювати чисельність працівників та штат­ний розпис [2].

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

♦ управління справами — в міністерствах, відомствах, корпора­ціях;

♦ департамент документальних комунікацій — в концернах, корпораціях;

♦ загальний відділ — у держадміністраціях, виконкомах місце­вих рад та органах управління громадськими організаціями;

♦ канцелярія — в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на під­приємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, від­повідальність за стан діловодства покладається на секретаря ре­ферента або на спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації й діяльності уп­равлінського апарату, актами органів державної виконавчої вла­ди, місцевого та регіонального самоврядування з питань здій­снення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організа­ційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інс­трукції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нор­мативами щодо роботи з документами, про що вже зазначалось у попередньому розділі.

До складу служби діловодства можуть входити: експедиція; група реєстрації документів; секретаріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та контролю, відділ автоматизації роботи з доку­ментами, група розгляду листів (скарг); протокольна група; ар­хівний підрозділ. Організаційно і методично їй можуть бути під­порядковані секретарі структурних підрозділів.

Залежно від зовнішніх чинників підрозділи служби діловодс­тва можуть об'єднуватися, але при врахуванні всіх аспектів діяль­ності установи (див. додаток 1.1).

Побудова служби діловодства повинна грунтуватися на сис­темному підході, оптимальному поєднанні централізації і самос­тійної діяльності первинних підрозділів, визначенні функцій, обов'язків, прав і відповідальності керівника служби та його під­леглих, а також можливостях адаптації діяльності служби до ро­боти інших підрозділів установи.