Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання

■ Виписуючи трудову книжку (вкладку до неї або дублікат), власник або вповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.

У разі неправильного первісного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків їх через недбале зберігання вартість зіпсованих бланків сплачує підприємство.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством унаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягування суми її вартості.

■ Трудові книжки й дублікати їх, що не були одержані пра­цівниками під час звільнення, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок. Після цього терміну не затребувані трудові книжки (дублікати їх) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

■ Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.

Облік трудових книжок

■ На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок:

□ книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них;

□ книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них.

У книзі обліку бланків трудових книжок і вкладок до них фік­сують усі операції, що пов'язані з одержанням та витрачанням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії й номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття й звільнення працівників. У цій книзі реєструють усі трудові книжки, одержані від працівників під час улаштування їх на роботу, а також трудові книжки й укладки до них, виписані праців­никам, які раніше не мали їх.

Про одержання трудової книжки у зв'язку зі звільненням праців­ник розписується в особовій картці й у книзі обліку.

Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані, прошну­ровані та стверджені підписом керівника підприємства й відбитком гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки.

■ Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються на заявку під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.

Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них та про суми, одержані за заповнені трудові книжки й укладки до них, разом із прибутковим ордером каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складають акт за типовою формою № П-11 (дод. 94)*.

Витяг із трудової книжки

Якщо, наприклад, працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за су­місництвом, то йому видають (у разі потреби) завірений витяг із його трудової книжки, який оформляють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом або від руки.

У витягу з трудової книжки обов'язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); слово «Копія» в правому верхньому куті аркуша не зазначають.

Питання для самоконтролю:

· Що таке характеристика, автобіографія, резюме та анкета?

· Які вимоги до оформлення характеристики, автобіографії, резюме та анкети?

· Який порядок введення особливих карток?

· Як оформляються заяви, накази, доручення?

· Що таке трудова книжка і як вона оформлюється?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделияизбумаги. Потребительскиеформаты.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н.  Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

Змістовий модуль (тема) №7Функції служби діловодства. Документообіг.

1. Організація, завдання, функції служби діловодства. Права та обов’язки керівника служби діловодства.

2. Загальні засади побудови документообігу

3. Впровадження систем електронного документообігу

Організація, завдання, функції служби діловодства. Права та обов’язки керівника служби діловодства.