Внесення відомостей про нагородження й заохочення

■ У трудові книжки працівників у розділ «Відомості про наго­родження» вносять відомості про нагородження державними на­городами України та відзнаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» — відомості про заохочення за успіхи в праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, що перед­бачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

■ Порядок унесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишуть у вигляді заголовка назву підприємства; нижче в графі 1 зазначають порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього пе­ріоду діяльності працівника); в графі 2 ставлять дату нагородження або заохочення; в графі 3 записують, ким нагороджений або заохо­чений працівник, за які досягнення й якою нагородою або за­охоченням; у графі 4 зазначають, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Внесення відомостей у разі звільнення

■ Записи про причини звільнення в трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на статтю та пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вносять із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв'язку із зачисленням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

■ Запис про звільнення працівника роблять за такими прави­лами: в графі 1 ставлять порядковий номер запису; в графі 2 — дату звільнення; в графі 3 зазначають причину звільнення, наприклад: «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 сіп . 40КЗпП України»; в графі 4 — підставу — наказ (розпорядження), його дату й номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

■ У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записують посилання на погодження: «Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 сіп. 36 КЗпП України».

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 роблять запис: «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва орга­нізації), п. 5 аіі. 36 КЗпП України».

■ У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів задля вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями економіки, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, роблять посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записують: «Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» й далі в дужках зазначають відповідну постанову Кабінету Міністрів Ук­раїни.

■ У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі «Відомості про призначення пенсії» трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа «Пенсію призначено». В трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставлять на першій сторінці.

Вкладка до трудової книжки

■ Якщо в трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Остання вшивається в трудову книжку, заповнюється й ведеться власником або вповно­важеним ним органом за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка. Вкладка без трудової книжки недійсна.

■ Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штам­па розміром 10 х 25 мм із надписом «Видано вкладку» й зазначають її серію та номер. Видається вкладка нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановлених — 1938 і 1974 рр.).

Видача трудової книжки в разі звільнення

■ У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерсь­кому) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних за­писів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фер­мерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарстві під­тверджується підписом керівника, заступника, іншої вповноваженої на це особи та засвідчується печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудову книжку заповнюють водночас українською та росій­ською мовами, й окремо завіряють обидва тексти.

Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення з унесеним у неї записом про звільнення.

У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або вповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис у трудову книжку працівника. Раніше зроблений запис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.

■ Якщо працівник був відсутній на роботі в день звільнення, то власник або вповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку.

Пересилання трудової книжки поштою з доставлянням на за­значену адресу допускається тільки з письмової згоди працівника.

■ У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. В трудовій книжці померлого працівника в розділі «Відомості про роботу» зазначають дату запису й у графі 3 пишуть: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю». Далі заповнюють графу 4, де зазначають дату й номер наказу (розпорядження). Цей запис за­свідчується в установленому порядку.

Дублікат трудової книжки

■ Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зо­бов'язана негайно заявити про це власникові або вповноваженому ним органові за місцем останньої роботи. Не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в інший термін, власник або вповноважений ним орган видає працівникові нову трудову книжку чи вкладку до неї (нових зразків) із написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки.

■ Дублікат трудової книжки або вкладки до неї заповнюють за загальними правилами. В розділах «Відомості про роботу», «Відо­мості про нагородження» й «Відомості про заохочення» дубліката вносять записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

■ Якщо працівник до влаштування на дане підприємство вже працював, то, заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділ «Відомості про роботу» в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записують сумарно, тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформле­ними документами, записують за окремими періодами роботи в такому порядку: в графі 2 зазначають дату прийняття на роботу; в графі 3 пишуть назву підприємства, де працювала особа, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято пра­цівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікат трудової книжки вносять на бажання пра­цівника.

Якщо в поданих працівником документах є відомості про пе­реведення його на іншу постійну роботу на тому самому під­приємстві, то про це роблять запис.

Після цього в графі 2 записують дату звільнення, а в графі 3 — причину звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять лише ті дані, які є в документах.

У графі 4 зазначають назву, дату й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або впов­новажені ними органи попередніх місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які під­тверджують стаж його роботи до влаштування на останнє під­приємство.

■ Якщо трудова книжка (вкладка до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає пра­цівникові дублікат трудової книжки (вкладки до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, роблять надпис: «Видано дублікат», а книжку повертають працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.