Актуальные проблемы правового регулирования различных видов информационных ресурсов 1 страница

1. Правовой режим документированной информации.

2. Правовой режим электронного документа.

3. Правовой режим массовой информации. Правовой режим рекламы.

4. Правовой режим информации о государственных секретах. Правовой режим коммерческой тайны.

5. Правовой режим информационных технологий, сетей, систем и средств их обеспечения. Интернет и его правовое регулирование.

1. Правовой режим документированной информации

Документированная информация выступает одной из форм представления свободной информации.

Под документированной информацией понимается информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

На основании определения документированной информации можно назвать следующие ее признаки:

1) наличие материального носителя информации. Законодатель не конкретизирует эти материальные носители. В качестве таковых могут рассматриваться любые объекты материального мира, в которых фиксируются определенные сведения;

2)идентифицируемость сведений на материальном носителе. Это достигается с помощью реквизитов, т.е. данных, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того или иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Также в качестве признака документированной информации можно указать на возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов.

Созданная документированная информация подразделяется на следующие виды:

1) информация как результат творчества. В процессе творчества может создаваться следующая документированная информация: литературные и научные произведения; патенты на изобретения и промышленные образцы, свидетельства на полезные модели; документы, содержащие секреты производства (ноу-хау) и т.п.;

2) обязательно представляемая информация, т.е. документированная информация, которая готовится юридическими и физическими лицами в порядке отчетности о собственной деятельности и представляется ими уполномоченным органам и организациям, а также обязательные экземпляры документов. Документированной информацией такого рода являются различные отчетные формы;

3) документированная информация о гражданах (персональные данные), которая создается самими гражданами в их повседневной деятельности, в том числе связанной с реализацией прав и свобод и выполнением обязанностей, и представляется как сведения о себе (персональные данные) разным субъектам;

4) официальная документированная информация, подготавливаемая и распространяемая органами государственной власти, местного управления и самоуправления, судебными органами, общественными объединениями в соответствии с их компетенцией в порядке реализации возложенных на них функций. Это законы, судебные решения, иные тексты законодательного, исполнительного и судебного характера. В соответствии с Законом Республики Беларусь от 17 мая 2011 года «Об авторском праве и смежных правах» официальные документы (законы, судебные решения, иные тексты законодательного, административного и судебного характера), а также их официальные переводы не являются объектом авторского права. Поэтому документированная информация в виде официальных документов в большинстве случаев открыта и может распространяться свободно. Исключение составляет информация, касающаяся граждан (например, судебные решения), которая распространяется только в соответствии с действующим законодательством;

5) массовая информация, содержащая сообщения информационного характера, подготавливаемая и распространяемая средствами массовой информации с целью информирования населения, в том числе реклама деятельности физических и юридических лиц, производимых продуктов и предоставляемых услуг, предлагаемых потребителям;

6) иная создаваемая исходная и производная информация.

Информация обретает режим документированной информации в результате прохождения процедуры документирования, которая является обязательным условием включения информации в систему информационных ресурсов.

Документирование информации осуществляется ее обладателем в соответствии с требованиями делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь. 19.01.2009 постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция по делопроизводству), которая устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Также законодательством устанавливается порядок документирования информации, обработки, хранения, распространения и (или) предоставления документированной информации, пользования ею.

Термин «документ» происходит от латинского термина «documentum» (свидетельство) и представляет собой материальный носитель записи (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, лазерный диск и т.п.) с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т.д.

Согласно ст.1 Закона Республики Беларусь от 22.03.1995 «О библиотечном деле» документ – это носитель информации, в том числе электронный, на котором информация содержится в виде текста, звукозаписи или изображения и который предназначен для передачи во времени и пространстве в целях сохранности и общественного использования.

Документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на:

1. Оригиналы – это документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.

2. Подлинники – это документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. В качестве подлинника допускается использовать оригинал, микрофильм-подлинник или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

3. Дубликаты – это копии подлинников, обеспечивающие идентичность их воспроизведения, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий. К ним относятся: фотодубликаты; микрофильмы, изготовленные на фотопленке; электронные документы и т.п.

4. Копии – это документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся электрографические копии, светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии.

5. Эскизы – это документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.

По способу воспроизведения информации документы делятся на:

1) текстовые;

2) графические;

3) аудиовизуальные;

4) электронные.

В зависимости от субъекта, создавшего документ, документы делятся на официальные и неофициальные. Правовому регулированию подвержены прежде всего отношения, связанные с официальными документами. Официальные документы можно разделить на правовые акты и неправовые акты.

Правовые акты, в свою очередь, делятся на нормативные правовые акты и правовые акты ненормативного характера.

По своему характеру документы в организации делятся на две группы:

1) организационно-распорядительные документы

2) информационно-справочные документы.

В соответствии с п. 92 Инструкции по делопроизводству к организационно-распорядительным относятся следующие виды документов:

1. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Они издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

2. Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида:

· по основной деятельности;

· по личному составу;

· по административно-хозяйственным вопросам.

3. Указание – это правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

4. Постановление – это правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

5. Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

Постановления и решения подразделяются на два вида:

· по основной деятельности;

· по личному составу.

К информационно-справочным документам относятся:

1. Протокол – это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. По полноте освещения хода заседания они делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.

2. Акт – это документ, составленный комиссией или специально выделенными должностными лицами и подтверждающий установленные факты, события, действия. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, акты приема объектов в эксплуатацию, проверок, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и другие.

3. Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на:

· инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);

· отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

 В зависимости от адресата докладные записки делятся на:

· внутренние (адресуются руководителю организации);

· внешние (адресуются руководителю вышестоящей организации).

4. Справка – это информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

 В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка представляет официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.). Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.).

Личная справка – это официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки, как и докладные записки, делятся на внутренние и внешние.

5. Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

6. Телеграммы – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи. Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: «Внеочередные», «Правительственные», «Срочные», «Обыкновенные».

7. Телефонограммы – это обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения требуют документального оформления.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

· наименование организации и (или) структурного подразделения автора;

· дата;

· регистрационный индекс;

· подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п.18 Инструкции по делопроизводству).

В частности, для нормативных правовых актов в соответствии со ст.26 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» обязательными реквизитами являются:

· вид акта (закон Республики Беларусь, декрет Президента Республики Беларусь, указ Президента Республики Беларусь, постановление Совета Министров Республики Беларусь и др.);

· название;

· дата, место принятия (издания) акта и его регистрационный номер;

· подписи лиц, уполномоченных подписывать соответствующие нормативные правовые акты.

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов. Эти формы представляют собой совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

1) оперативность прохождения документов;

2) исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

3) соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4.

Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства.

Типовая инструкция по делопроизводству устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях. Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения.

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.)). При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

В организациях, как правило, создаются традиционные (ручные) и автоматизированные информационно-поисковые системы.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь и вышестоящими организациями.

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:

· акты законодательства Республики Беларусь;

· решения судов;

· предписания государственных органов и должностных лиц;

· поручения вышестоящих организаций;

· осуществление исполнительной и организационно-распоряди-тельной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

Организации наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы, которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями о них.

Подготовка документа включает:

1) составление и оформление проекта документа,

2) его подписание,

3) при необходимости – согласование (визирование), утверждение.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.

В тексте официального документа не допускается употребление:

1) просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

2) иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

3) нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

4) аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

5) ненормативной лексики (п.72 Инструкции по делопроизводству).

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается (п.100 Инструкции по делопроизводству).

Входящие, исходящие и внутренние документы организации, требующие учета и исполнения, подлежат регистрации. Регистрация документов предполагает запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправки.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных Инструкцией по делопроизводству, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, в организации организуется контроль за исполнением. Его осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.

Система контроля исполнения включает:

1) учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

2) контроль за сроками исполнения;

3) проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

4) учет и отчетность о результатах исполнения;

5) оценку состояния исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи, приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. Электронный документооборот осуществляется по общим правилам, предусмотренным Инструкцией по делопроизводству.

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией. Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов.

2. Правовой режим электронного документа

В последнее время все большую актуальность приобретает использование электронных документов в различных сферах деятельности. В Республике Беларусь правовые основы применения электронных документов, основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов, закреплены в Законе Республики Беларусь от 28.12.2009 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Электронный документ – это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность (ст.1 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Целостность электронного документа – это такое его свойство, которое определяет, что в документ не были внесены изменения и (или) дополнения. Свойство же электронного документа, определяющее, что документ подписан действительной электронной цифровой подписью, характеризует подлинность этого документа.

К электронным документам законодатель предъявляет следующие требования:

1) они должны создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств;

2) они должны иметь структуру, установленную законом;

3) быть представленным в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст.16 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей: общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части.

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.

Содержанием электронных документов может быть информация, являющаяся государственной, служебной или коммерческой тайной, а также иная информация, распространение которой запрещено или ограничено. Правила использования и меры защиты такой информации устанавливаются законодательством Республики Беларусь.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.

Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации.

Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человека.

Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами, имеющими одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа (ст.19 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться:

1) нотариусом или иным должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

2) индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющими в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности (в том числе на основании специального разрешения (лицензии)).

Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, материальном носителе либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.

Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанном собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст.22 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ и его копия считаются соответствующими этим требованиям.