Характеристики функций управления

     Функции, процедуры и операции характеризуются показателями: трудоемкость, сложность, стоимость, совместимость.

Трудоемкость функции (процедуры, операции) характеризуется затратами труда на ее выполнение.

Сложность функции (процедуры, операции) измеряется тремя уровнями (низкий, средний, высокий) в зависимости от характера выполняемых операций. Низкий уровень сложности характеризуется преобладанием технических операций; средний — преобладанием логических операций; высокий — преобладанием творческой деятельности, связанной с принятием нестандартных решений. При отсутствии правил, инструкций и документационного сопровождения выполнения функций устанавливается нулевой уровень сложности. Таким образом, можно установить численные эквиваленты уровня сложности функции: высокий – 3, средний – 2, низкий – 1 и нулевой – 0.

Стоимость функций управления определяется на основании калькуляции всех видов операций, составляющих конкретную функцию управления.

По совместимости функции бывают: одинаковые, однотипные и разнотипные (соответственно коэффициенты совместимости – 1; 2; 3) в зависимости от однородности соответствующих им процедур и операций. К одинаковым относятся функции, выполняемые различными людьми по одинаковым правилам (например, бригадиры производственных бригад одного участка). К однотипным относятся функции, выполняемые по разным правилам (технологиям), но относящиеся к одной сфере деятельности (например, управление финансами и бухгалтерским учетом). К разнотипным относятся функции, выполняемые по разным правилам и относящиеся к разным сферам деятельности (например, управление сбытом, управление персоналом, управление финансами).

Однородность функций дает возможность усилить процесс кооперации управленческого труда, в результате чего уменьшить численность работников аппарата управления. Кроме того, выделение однородных процедур и операций и их объединение позволяет упростить функциональную структуру управления. С учетом коэффициентов сложности и совместимости разработаны рекомендации по количеству функций, выполняемых одним человеком (таблица 2).

Таблица 2

Ограничения на количество выполняемых функций

Данные, приведенные в таблице 2, можно рассматривать как нормы управляемости – это количество людей, которыми профессионально управляет руководитель, при этом необходимо учитывать, что за каждой функцией стоит один человек.

Контрольные вопросы

1. Что понимать под термином «функция»?

2.  Какова классификация функций, выполняемых в организации?

3.  Дайте характеристику производственным функциям, функциям управления производственными функциями и функциям управления управленческой деятельностью.

4.  Каково содержание параметров функции: трудоемкость, сложность и стоимость?

5. Какие функции относятся к базовому набору конкретных функций управления?

6.  Какие функции относятся к отраслевому набору конкретных функций управления?

7.  Какие функции относятся к групповому набору конкретных функций управления?

8. Перечислите общие функции управления, составляющие любую КФУ.

9.  Перечислите набор процедур, составляющих общую функцию управления.

10. Как оценить совместимость функций управления?

ТЕМА 6. Организационная структура управления

1.Понятие и принципы построения организационных структур управления.

2. Ключевые понятия ОСУ.

3.Типы организационных структур управления.

4.Виды организационных структур управления.

Понятие  и принципы  построения  организационных  структур управления.

Организационная структура управления - одно из ключевых понятий, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий.

Организационная структура управления (ОСУ) – это упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

К структуре управления предъявляется множество требований. Главные требования к организационной структуре могут быть сформулированы нижеследующим образом.

1. Оптимальность: структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе уровней управления.

2. Оперативность: суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

3. Надежность: структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

4. Экономичность: задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат; критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.

5. Гибкость: способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

6. Устойчивость структуры управления: неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов

Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее построении соблюдались принципы построения:

- организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели   и задачи организации;
    - следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию;

-формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними;
    - между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью, с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом;
   - организационная структура управления призвана быть адекватной социально- культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации.

Ключевые понятия ОСУ

Ключевыми понятиями структуры управления являются: элементы, связи (отношения), уровни и полномочия.

Два направления специализации элементов ОСУ:

а) в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;

 б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.
      Вертикальные связи - это связи руководства и подчинения, например связь между директором предприятия и начальником цеха. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

     Горизонтальные связи - это связи кооперации равноправных элементов, например связи между начальниками цехов. Носят характер согласования и являются одноуровневыми.

В структуре управления организацией также различают линейные и функциональные связи.

Линейные связи - представляют собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

Функциональные связи - представляют собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т.п. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако при таких связях иногда возникают проблемы несогласованности действия отдельных функциональных подразделений.

Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.

В организационной структуре управления применяется такое понятие, как полномочия линейного персонала, штабного персонала и функциональные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения. Если тому или иному работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.

Между всеми названными выше составляющими ОСУ существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (скажем, числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Увеличение количества элементов и уровней в ОСУ неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.