Применение фильтра по выделению

1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы, отчета или макета.

2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В области маркировки проверьте наличие значка Без фильтра или затененного значка Нет фильтра.

3. Перейдите к записи, в которой содержится значение, используемое в качестве компонента фильтра, и щелкните внутри столбца (в режиме конструктора) или элемента управления (в режиме формы, отчета или макета).

Чтобы применить фильтр по частично выделенному значению, выделите нужные символы, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выберите команду Выделение и укажите фильтр, который требуется применить.

Фильтр по форме.

Этот фильтр используется, если требуется отфильтровать несколько полей в форме или таблице либо найти конкретную запись. В Access создается пустая форма или таблица, аналогичная исходной, после чего можно заполнить в ней любые поля. Будут найдены записи, в которых содержатся указанные значения.Используя фильтр по форме, нельзя задать значения полей для полей, одновременно допускающих несколько значений, а также для полей с типом данных «Поле MEMO», «Гиперссылка», «Логический» или «Поле объекта OLE», но можно задать значения для других полей в наборе записей.

Например, чтобы найти все записи клиентов с должностью Владелец, проживающих в городах Мурманскили Ярославль, откройте таблицу или форму "Клиенты" и на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем выберите команду Фильтр по форме.

Введите первый набор значений, затем перейдите на вкладку Или внизу таблицы или формы и введите следующий набор значений. Обратите внимание на то, что если значение поля нужно использовать в качестве фильтра независимо от других значений полей, необходимо ввести это значение на вкладке Найти и на каждой вкладке Или. Каждая вкладка Или задает отдельный набор значений, отбираемых фильтром.

Чтобы просмотреть только записи, соответствующие введенным данным, на вкладке Главная в группеСортировка и фильтр нажмите кнопку Переключить фильтр.

Применение фильтра с помощью заполнения формы

1. Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или форму в представлении формы.

2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В области маркировки проверьте наличие значкаБез фильтра или затененного значка Нет фильтра.

3. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите в контекстном меню команду Фильтр по форме.

4. Выполните действия, соответствующие выбранному режиму.

В режиме таблицы щелкните первую строку в столбце, к которому нужно применить фильтр. Щелкните появившуюся стрелку и выберите значение. Чтобы добавить дополнительные значения, откройте вкладку Или в нижней части таблицы и выберите другое значение.

В режиме формы щелкните стрелку в элементе управления и выберите значение для фильтра. Чтобы добавить дополнительные значения, откройте вкладку Или в нижней части формы и выберите другое значение.

Используя фильтр по форме, невозможно задать значения для многозначных полей, но можно задать значения для других полей в наборе записей.

o Чтобы определить для поля список возможных значений, воспользуйтесь оператором or. Например, можно указать "Мурманск" or "Волгоград" в поле "Город" для отбора записей, в которых содержится любое из этих значений.

o Для фильтрации по состоянию элемента управления, например, флажка или кнопки, щелкните этот элемент управления так, чтобы он находился в нужном состоянии. Для возвращения элемента управления в нейтральное положение, чтобы он больше не использовался в качестве условия для отбора записей, необходимо, чтобы он был недоступен (отображался затененным).

o Чтобы отфильтровать записи со значениями Null или значениями, отличными от Null, пустыми (пусто или "") или непустыми значениями, введите в поле значение Is Null, Is Not Null, "" или Not "".

5. Иногда может возникнуть необходимость в определении двух различных наборов условий, например, составить список с именами контактов, проживающих в Казахстане, и контактов, имеющих дни рождения в апреле. Для этого можно выполнить одно из указанных ниже действий.

o Чтобы получить все записи, соответствующие любому из нескольких наборов условий, введите первый набор условий. Затем откройте вкладку Или и введите следующий набор условий. Обратите внимание на то, что если значение поля нужно использовать в качестве фильтра независимо от других значений полей, необходимо ввести это значение на вкладке Найти и на каждой вкладке Или. Иначе говоря, вкладка Найти и каждая вкладка Или задают отдельный набор значений для фильтра.

o Обратите внимание, что каждый раз, когда на вкладку Или добавляется условие, создается другая вкладка Или, что позволяет указать несколько альтернативных условий отбора. Фильтр возвращает любую запись, в которой содержатся все значения, указанные на вкладке Найти, или все значения, заданные на первой вкладке Или, или все значения, определенные на второй вкладке Или, и т.д.

Чтобы удалить фильтр и отобразить все записи, нажмите кнопку Переключить фильтр еще раз.

Чтобы изменить фильтр по форме, нажмите кнопку Дополнительно и еще раз выберите команду Фильтр по форме. Будет отображен текущий набор условий фильтра.

Расширенный фильтр

Иногда может потребоваться применить расширенный фильтр и самостоятельно задать для него условия. Например, такой фильтр необходим, чтобы найти записи, содержащие даты, которые приходятся на последнюю неделю или последние полгода.Для применения расширенных фильтров необходимо создавать выражения. Выражения аналогичны формулам в Excel и условиям, которые задаются при создании запроса.Например, с помощью расширенного фильтра можно найти имена контактов, у которых был день рождения в последние семь дней. После применения расширенного фильтра можно сузить результаты и показать только имена людей, проживающих в Казахстане.