Создание базы данных с нуля

Лабораторная работа № 9

Тема: «Возможности программы Microsoft Access для организации процесса обучения»

Цели занятия:познакомиться с возможностями использования Microsoft Access для создания дидактических материалов различного назначения; научиться использовать возможности электронных публикаций при выполнении профессионально ориентированных заданий.

План занятия:

1. Возможности Microsoft Access.

2. Самостоятельная работа в программе Microsoft Access.

С целью подготовки к занятию необходимо:

Повторить соответствующий материал лекционного курса. Подготовить материал для выполнения самостоятельного задания.

Внимательно ознакомьтесь с особенностями работы в программе Microsoft Access, выполняя параллельно предложенные задания. По результатам выполненной работы у Вас будет создана пробная база данных.

Задание

Создайте средствами программы Microsoft Access базу данных о своей подгруппе (ФИО, дата рождения, адрес, телефон, e-mail и пр.).

Создайте средствами программы Microsoft Access школьный электронный журнал на три 9-х класса, включающий сведения об учениках (ФИО, дата рождения, оценки в течение четверти по пяти предметам, посещаемые кружки и секции), учителях (классный руководитель, учителя-предметники, преподаватели кружков и секций, директор, два заместителя – ФИО, должность и др.).

Содержание занятия:

В приложении Access предусмотрены разнообразные шаблоны, с помощью которых можно быстро создать базу данных. Шаблон - это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, которые необходимы для выполнения определенной задачи. Например, имеются шаблоны, которые можно использовать для отслеживания проблем, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат несколько примеров записей, поясняющих их использование. Шаблоны баз данных можно использовать без изменений или настраивать в соответствии со своими потребностями.

Чтобы найти и применить шаблон к базе данных, выполните указанные ниже действия.

1. На вкладкеФайл нажмите кнопку Создать.

2. В разделе Доступные шаблоны выполните одно из указанных ниже действий.

o Чтобы заново применить недавно использовавшийся шаблон, щелкните элемент Последние шаблоны и выберите нужный шаблон.

o Чтобы применить уже установленный шаблон, щелкните элемент Мои шаблоны и выберите нужный шаблон.

o Чтобы найти шаблон на сайте Office.com, выберите в разделе Шаблоны Office.com категорию шаблона и нужный шаблон, после чего нажмите кнопку Загрузить, чтобы загрузить шаблон с сайта Office.com на компьютер.Также можно выполнить поиск шаблонов на сайте Office.com в самом приложении Access. Чтобы начать поиск, введите запрос в поле Поиск шаблонов на сайте Office.com и нажмите кнопку со стрелкой.

3. Кроме того, можно щелкнуть значок папки рядом с полем Имя файла и выбрать расположение, в котором необходимо создать базу данных. Если не выбрать расположение, приложение Access создаст базу данных в расположении по умолчанию, которое отображается под полем Имя файла.

4. Нажмите кнопку Создать.

Приложение Access создаст базу данных и откроет ее для работы.

Создание базы данных с нуля

Если ни один из шаблонов не подходит или данные, которые необходимо использовать в приложении Access, хранятся в другой программе, эффективнее будет создать базу данных с нуля. В Access можно создать стандартную базу данных для настольных компьютеров или веб-базу данных.

Чтобы создать базу данных, выполните указанные ниже действия.

1. Запустите Microsoft Access.

2. На вкладке Создать в представлении Backstage нажмите кнопку Новая база данных или Пустая веб-база данных.От выбранного варианта будет зависеть функциональность базы данных. Базы данных для настольных компьютеров нельзя опубликовать в Интернете, а веб-базы данных не поддерживают некоторые возможности баз данных для настольных компьютеров.

3. Введите имя базы данных в расположенное справа поле Имя файла.

Чтобы изменить расположение создаваемого файла, нажмите кнопку Обзор рядом с полем Имя файла, укажите новое расположение и нажмите кнопку ОК.

1. Нажмите кнопку Создать.

Приложение Access создаст базу данных и откроет в режим таблицы пустую таблицу (с именем "Таблица1").

2. Приложение Access поместит курсор в первую пустую ячейку столбца Щелкните, чтобы добавитьновой таблицы.

Чтобы добавить данные, введите их с клавиатуры или вставьте из другого источника, как описано ниже в разделе Вставка данных из другого источника в таблицу Access.

Ввод данных в режиме таблицы похож на ввод данных в электронную таблицу Microsoft Excel. Основное ограничение заключается в том, что данные следует вводить в смежные строки и столбцы, начиная с левого верхнего угла таблицы. Не следует пытаться форматировать данные, добавляя пустые строки и столбцы, как в электронной таблице Microsoft Excel, поскольку это приведет к потере места в таблице. Таблица просто содержит введенные данные. Наглядное представление данных обеспечивается с помощью форм и отчетов, которые создаются позже.

o Структура таблицы создается при вводе данных. При добавлении каждого нового столбца в таблицу задается новое поле. Приложение Access задает тип данных поля в зависимости от типа вводимых данных. Например, если в столбец введены только даты, приложение Access задаст для этого поля тип "Дата и время". Если впоследствии попытаться ввести в это поле значение, не являющееся датой (например, имя или номер телефона), будет выведено сообщение о том, что значение не соответствует типу данных столбца. По возможности следует спланировать таблицу таким образом, чтобы каждый столбец содержал данные одного типа (текст, даты, номера или другой тип). Это позволит упростить построение запросов, форм и отчетов, включающих только необходимые данные.

Если данные пока вводить не нужно, нажмите кнопку Закрыть .

Если закрыть таблицу "Таблица1" без сохранения, приложение Access удалит ее.