Вставка данных из другого источника в таблицу Microsoft Access

Если данные хранятся в другой программе, например, в Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Этот способ работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как это сделано в таблице Excel. Если данные введены в текстовом редакторе, необходимо сначала разделить их на столбцы с помощью знаков табуляции либо преобразовать в таблицу в текстовом редакторе, а затем скопировать их. Если необходимо изменить данные или выполнить другие операции с ними (например, разделить полные имена на имена и фамилии), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно при отсутствии опыта работы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные находятся в этом поле. Например, если в поле содержатся только значения дат, полю назначается тип данных "Дата/время". Если поле содержит только слова "Да" и "Нет", ему назначается тип данных "Логический".

В приложении Access имена назначаются полям в зависимости от содержимого первой строки вставленных данных. Если первая строка вставляемых данных похожа по типу на последующие строки, она определяется в приложении Microsoft Access как строка данных, а полям присваиваются стандартные имена ("Поле1", "Поле2" и т. д.). Если первая строка вставляемых данных отличается от последующих, ее содержимое используется только для выбора имен полей и не включается в сами данные.

Если приложение Access назначает полям стандартные имена, во избежание путаницы их следует переименовать как можно быстрее. Для этого выполните указанные ниже действия.

1. Чтобы сохранить таблицу, на вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить.

2. В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите имена столбцов.

3. Еще раз сохраните таблицу.

Импорт данных или связывание с данными из другого источника

Иногда данные, хранящиеся в другой программе, требуется использовать в Access. Например, вы можете работать с людьми, которые хранят данные в других программах, а вам необходимо работать с этими данными в Access. Или если данные поступают из множества различных источников, может потребоваться общая "площадка" для их объединения и более глубокого анализа.

Приложение Access позволяет легко импортировать данные из других программ и создавать связь с такими данными. Данные можно получать из листов Excel, таблиц других баз данных Access и множества других источников. Процесс импорта немного различается в зависимости от источника, однако всегда начинается с описанной ниже процедуры.

1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание выберите команду, соответствующую типу файла, из которого импортируются данные.

Например, для импорта данных из таблицы Excel щелкните элемент Excel. Если нужный тип программы отсутствует, нажмите кнопку Дополнительно. Если не удается найти нужный тип формата в группе Импорт и связывание, запустите программу, в которой первоначально были созданы данные, сохраните их в формате, поддерживаемом приложением Access (например, как текстовый файл с разделителями), и импортируйте данные или создайте связь с ними.

2. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл данных источника, или введите в поле Имя файла полный путь к этому файлу.

3. Выберите необходимый параметр в разделе Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных. На основе импортированных данных можно создать обычную таблицу или связанную таблицу со ссылкой на источник данных.

4. Нажмите кнопку ОК.

В зависимости от выбранного параметра откроется диалоговое окно Связь объектов или Импорт объектов.

5. Завершите процесс с помощью диалогового окна. Конкретные действия зависят от выбранного параметра импорта или связывания.

6. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

Если был выбран импорт данных, приложение Access предложит сохранить сведения о выполненной операции импорта.

7. Если предполагается повторно выполнять такую же операцию импорта, выберите параметрСохранение шагов импорта и введите подробные сведения.

После этого можно легко воспроизвести операцию импорта, щелкнув элемент Сохраненные операции импорта на вкладке Внешние данныев группе Импорт, выбрав спецификацию импорта и щелкнув команду Выполнить.

8. Если сохранять детали этой операции не нужно, нажмите кнопку Закрыть.

Данные будут импортированы в новую таблицу Access, которая затем появится в области навигации в разделе Таблицы.

Импорт данных из листа или другой программы