IX. Технічні вимоги до автоматизованого робочого місця працівника архіву установи

1. Автоматизоване робоче місце працівника архіву призначено для автоматизації процесів приймання на зберігання електронних документів від структурних підрозділів установи та передавання на постійне зберігання архівних електронних документів до державних архівних установ або архівних відділів міських рад.

2. Питання вибору технологій та реалізації процесів на автоматизованому робочому місці працівника архіву вирішуються під час розроблення технічного завдання на створення конкретного автоматизованого робочого місця архівіста або його модернізації.

3. Захист інформації, яка обробляється на автоматизованому робочому місці працівника архіву, повинен забезпечуватися шляхом створення в її складі комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю у встановленому законодавством України порядку.

4. Основними складовими частинами автоматизованого робочого місця працівника архіву, що визначають його структуру, є:

персональна електронна обчислювальна машина (допускається стаціонарне або портативне виконання);

системне програмне забезпечення та прикладне програмне забезпечення загального призначення;

спеціалізоване прикладне програмне забезпечення, що створене на основі технічного завдання, яке розробляється з урахуванням технічних вимог, зазначених у цьому розділі;

джерело безперебійного електричного живлення.

5. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має бути максимально безпечним і простим в освоєнні й застосуванні та мати інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.

6. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має забезпечувати виконання таких функцій:

взаємодію з ІАС установи - для отримання доступу до електронних справ та метаданих електронних документів, що централізовано зберігаються в ІАС установи, та для виконання дій з електронними документами, що передбачені правами працівника архіву установи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-6 глави 4 розділу ІV цього Порядку;

приймання справ до архіву установи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 глави 3 розділу V цього Порядку;

уведення даних за електронними формами облікових документів архіву установи з можливістю автоматичного заповнення елементів форм - для прискорення процесу введення інформації та отримання оперативної довідкової інформації про вимоги до виконання поточної операції;

захист від помилкового видалення даних, можливість скасування помилково виконаної операції;

складання та оформлення річних розділів описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) відповідно до вимог, визначених упунктах 1-4 глави 1 розділу VII цього Порядку;

створення архівних електронних документів відповідно до вимог, визначених пунктами 1-7 глави 2 розділу VII цього Порядку;

створення та оформлення архівних електронних справ відповідно до вимог, визначених упунктах 1-3 глави 3 розділу VII цього Порядку;

створення і оформлення обкладинки архівної електронної справи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-5 глави 4 розділу VII цього Порядку;

створення та оформлення внутрішніх описів документів справ з паперовими примірниками електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-5 глави 5 розділу VIIцього Порядку;

створення та оформлення акта приймання-передавання архівних електронних справ на постійне зберігання відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 розділу VIII цього Порядку;

формування переліку працівників архіву установи із зазначенням їхніх облікових записів, рівня їхніх прав доступу, а також відомостей про їхні електронні цифрові підписи та надсилання такого переліку до державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

пошук та отримання відомостей про державну архівну установу або архівний відділ міської ради, акредитований центр сертифікації ключів з довідникової бази даних автоматизованого робочого місця архівіста, а також оновлення цієї бази даних;

конвертування електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-11 глави 5 розділу ІІ цього Порядку;

передавання архівних електронних справ на постійне зберігання до відповідних державних архівних установ або архівних відділів міських рад відповідно до вимог, визначених у пунктах 5, 6 розділу VIII цього Порядку;

виконання перевірок обкладинки електронних/архівних електронних справ та електронних документів/архівних електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-6 глави 5 розділу ІІІ та пункті 3 глави 1 розділу V цього Порядку.

При негативних результатах перевірки будь-якого із зазначених документів працівник архіву установи, що відповідає за перевірку цих документів, у робочому порядку повідомляє про встановлені помилки службу діловодства, яка у робочому порядку організовує усунення виявлених помилок.

Порядок дій для усунення помилок в електронних документах у діловодстві, виявлених під час перевірки цих документів в архіві установи, визначається установою при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

7. Базове системне та прикладне програмне забезпечення повинно відповідати вимогам ліцензування, встановленим чинним законодавством.

8. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має забезпечувати міжсистемний обмін електронними документами з автоматизованими інформаційними системами у форматах, що визначені у пунктах 1-10 глави 6 розділу ІІ, пункті 4 глави 1, пунктах 4, 5 глави 2, пункті 3 глави 3, пунктах 2-4 глави 4 розділу VII, пункті 6 розділу VIII цього Порядку.

9. У спеціалізованому прикладному програмному забезпеченні автоматизованого робочого місця працівника архіву має бути передбачено можливість розширення переліку форматів (або заміни одних форматів іншими) обміну електронними документами з автоматизованими інформаційними системами шляхом підключення додаткових програмних модулів. Прикладний програмний інтерфейс та правила розробки таких модулів мають бути відкритими і входити в комплект документації автоматизованого робочого місця архівіста.

10. На автоматизованому робочому місці працівника архіву повинно вестись автоматичне протоколювання роботи системи та користувачів.

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки електронного документа