Організація проходження електронних документів та їх виконання

1. Для забезпечення роботи з електронними документами та своєчасного їх виконання в установі визначаються (розробляються) та затверджуються схеми проходження електронних документів між підрозділами установи для всіх видів документів. Відповідно до цих схем працівникам надається доступ до електронних документів відповідно до пунктів 1-3 глави 4 розділу IV цього Порядку.

Розробка схем проходження електронних документів здійснюється з урахуванням положення про установу та її структурні підрозділи, згідно з розпорядчими документами про розподіл обов’язків між керівником установи та його заступниками, посадовими інструкціями, класифікаторами питань діяльності установи, номенклатурою справ.

2. Відповідно до схем проходження електронних документів, затверджених керівником установи, визначається та затверджується список посадових осіб, які мають отримати необхідні засоби електронного цифрового підпису для підписання документів та проставлення електронної печатки установи відповідно до вимог, визначених у пункті 6 глави 2 розділу ІІцього Порядку.

3. Після попереднього розгляду електронного документа та реєстрації електронного документа залежно від схем проходження електронних документів служба діловодства повідомляє керівництво або працівників установи про надходження електронних документів та посилання на їх файли в ІАС установи.

4. Технологія повідомлення працівників установи визначається при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

За організацію системи повідомлення працівників установи відповідає служба інформаційного забезпечення установи.

5. За результатами розгляду електронного документа керівництвом установи створюється електронна резолюція, що автоматично додається до РКК електронного документа.

Для автоматичного додавання резолюції до РКК електронного документа в ІАС установи має бути передбачено відповідний інтерфейс, що забезпечує керівництво установи можливістю вводу тексту резолюції, вибору переліку виконавців та накладання на резолюцію електронного цифрового підпису.

6. За створеною резолюцією ІАС установи повинна забезпечувати автоматичне формування та надсилання повідомлень виконавцям, зазначеним у резолюції, а також службі діловодства. Таке повідомлення повинно містити зміст резолюції, ім’я файла електронного документа, до якого була створена резолюція, та посилання на цей файл в ІАС установи. Повідомлення виконавцю є підставою для автоматичного надання йому доступу до електронного документа, якщо це не суперечить політиці безпеки в установі та вимогам законодавства з питань технічного захисту інформації. Якщо доступ надається автоматично, відомості про це автоматично надсилаються до служби інформаційного забезпечення установи.

За надання своєчасного доступу виконавцю до електронного документа відповідає служба інформаційного забезпечення установи.

7. Надання доступу до електронного документа виконавцю з іншого структурного підрозділу в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства.

8. Доступ до електронних документів, що підлягають контролю, надається іншим структурним підрозділам або іншим виконавцям тільки за узгодженням зі службою діловодства, підрозділом або посадовою особою, відповідальним(ою) за контроль (далі - служба контролю). Для цього виконавець, який ініціює передавання електронного документа, повідомляє про це службу діловодства або службу контролю у спосіб, визначений у пункті 4цієї глави.

Надання доступу до електронних документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря). Ця особа зобов’язана внести відповідні зміни в РКК електронного документа.

Облік електронних документів, доступ до яких передається з одного структурного підрозділу установи до іншого (в одному підрозділі скасовується, а в іншому надається), забезпечується відповідними відмітками в РКК електронних документів. За своєчасне додавання цих відомостей до РКК електронних документів відповідає служба діловодства установи.

Надання/скасування доступу до електронних документів, що не передбачено затвердженою в установі схемою проходження електронного документа, здійснює служба інформаційного забезпечення за відповідним повідомленням служби діловодства.

9. Головний виконавець, відповідальний за виконання електронного документа, організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту електронного документа, керуючись відповідними затвердженими установою схемами проходження електронних документів. Якщо проходження електронного документа потребує корегування, головний виконавець узгоджує це із службою діловодства установи.

Разом з проектом електронного документа в ІАС установи створюється нова РКК до нового електронного документа, файлу проекту електронного документа надається ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів залежно від призначення документа (внутрішній, вихідний), і в новій РКК фіксується посилання на файл проекту електронного документа в ІАС установи.

Співвиконавцям надається доступ до проекту електронного документа, що зберігається в ІАС установи, централізовано. ІАС установи повинна забезпечити виконавців можливістю спільного редагування одного і того ж проекту електронного документа, передавання між собою пропозицій в електронній формі та повідомлень про зміну проекту електронного документа.

10. Перед поданням проекту електронного документа на підпис керівникові виконавець зобов’язаний перевірити правильність його складання та оформлення, уточнити вказані дані, посилання на нормативно-правові акти, наявність необхідних віз і додатків. Якщо додатки пояснюють або доповнюють зміст основного документа, виконавець об’єднує їх з основним документом в одному файлі проекту електронного документа відповідно до пункту 4 глави 2 розділу ІІ цього Порядку.

11. Працівник, відповідальний за виконання електронного документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі відомості про невиконані документи та поінформувати службу контролю про передавання доступу до електронних документів, що контролюються, іншому виконавцеві.

При цьому передавання особистих ключів електронного цифрового підпису працівником на час його відпустки не допускається.

До РКК електронного документа вноситься відповідна відмітка в порядку, визначеномупунктом 8 цієї глави.

12. Після створення остаточної редакції проекту електронного документа головний виконавець повідомляє про це службу діловодства та надсилає його на підпис за схемою проходження, визначеною в установі для відповідного виду електронного документа. За встановленою послідовністю керівникам установи або структурних підрозділів надається доступ до проекту електронного документа (електронний документ). Для цього їм надсилається повідомлення, що містить посилання на файл проекту електронного документа та файли всіх документів, на підставі яких цей проект було складено.

13. Накладання на документ першого електронного цифрового підпису відбувається згідно з вимогами, визначеними у пунктах 5-7 глави 2 та пунктах 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку. Інші підписи накладаються на ті самі дані, на які було накладено перший підпис.

Якщо електронний документ повинен підписуватися двома або більше посадовими особами і наступний підписувач, починаючи з другого, ініціює скасування оформлення поданого йому на підпис документа через поважні причини (виявлено серйозні недоліки або помилки, документ необхідно суттєво доповнити або змінити, створення документа необхідно скасувати тощо), ця посадова особа (керівник) надсилає до служби діловодства та головного виконавця повідомлення, в якому дає розпорядження про доопрацювання електронного документа із зазначенням нового строку виконання.

Служба діловодства відповідно до отриманого розпорядження керівника установи або іншої посадової особи здійснює контроль за внесенням змін до проекту електронного документа головним виконавцем електронного документа, його повторним проходженням, підписанням та засвідченням.

Головний виконавець відповідно до отриманого розпорядження посадової особи (керівника) вносить зміни до проекту електронного документа та повторює процес проходження, підписання та засвідчення електронного документа відповідно до пунктів 1-13цієї глави.

Службою діловодства вносяться відповідні відмітки до РКК електронного документа: новий строк виконання електронного документа та відомості про зміни строку (дата, зміст, ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка видала розпорядження).

Службою діловодства до служби інформаційного забезпечення надсилається копія повідомлення з розпорядженням керівника, яка на підставі цього повідомлення здійснює видалення із ІАС установи електронного документа, підписаного попередніми підписувачами.