Підготовка та оформлення електронних документів до оперативного зберігання

1. Після виконання електронних документів (зняття з контролю) служба діловодства забезпечує створення XML-документа.

2. Файлу XML-документа для оперативного зберігання електронного документа надається ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

3. Служба діловодства додає до РКК електронного документа відомості про посилання на файл XML-документа в ІАС установи, призначеного для оперативного зберігання електронного документа.

Організація доступу до електронних документів в установі

1. Електронні документи з часу створення (надходження) і до передавання на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради або знищення зберігаються в ІАС установи.

З метою забезпечення збереженості електронних документів служба діловодства установи визначає права доступу працівників установи до проектів електронних документів (електронних документів) відповідно до пункту 6 глави 10 розділу ІІІ цього Порядку, права на створення реквізитів електронних документів, що виникають під час проходження та зберігання електронних документів, та відомостей про електронні документи під час цих процесів.

2. Право на створення нових реквізитів та відомостей про електронні документи з часу створення (надходження) цих електронних документів в структурних підрозділах і до їх передавання до архіву установи надається лише керівникам цих структурних підрозділів та особам, відповідальним за організацію діловодства в цих підрозділах.

3. Право на створення нових реквізитів та відомостей про електронні документи після їх передавання до архіву установи надається лише працівникам архіву установи.

4. Надання тимчасових прав доступу до електронних документів працівникам інших структурних підрозділів установи або передавання доступу цим працівникам до електронних документів здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, який відповідає за оперативне зберігання цих електронних документів в структурному підрозділі установи, або архіву установи відповідно до пунктів 7, 8 глави 10 розділу ІІІ цього Порядку.

5. Надання тимчасових прав доступу до електронних документів стороннім установам (особам) здійснюється з дозволу керівника установи.

6. Права доступу до електронних документів працівникам інших структурних підрозділів установи та стороннім установам обмежуються лише можливістю ознайомлення із змістом документів.

Складання номенклатури справ

1. Для систематизації документів з паперовими та електронними носіями інформації у діловодстві використовується єдина номенклатура справ, вимоги до складення якої визначаються інструкцією з діловодства установи.

2. До зведеної номенклатури справ установи включаються справи, що формуються лише з оригіналів електронних документів. Для цього в графі «Примітка» номенклатури справ установи проставляється відмітка «ЕД».

3. Не дозволяється створювати лише оригінали документів з паперовим носієм інформації, якщо у номенклатурі справ установи для цих видів документів зазначено, що вони створюються у формі електронних документів.

4. Електронні документи з відміткою «ЕД», що зазначена у примітці номенклатури справ установи, можуть створюватись у паперовій формі лише у випадках загальної тривалої неможливості використання комп’ютерної техніки (у випадку настання форс-мажорних обставин), коли доводиться переходити до механічних або власноручних способів документування інформації на інших носіях інформації.

5. Впровадження в ІАС установи електронної форми зведеної номенклатури справ покладається на службу інформаційного забезпечення установи.

Щороку (не пізніше грудня місяця) на підставі затвердженої керівником установи зведеної номенклатури справ служба інформаційного забезпечення проводить відповідні зміни в ІАС установи щодо впровадження зведеної номенклатури справ в електронній формі.

6. За зведеною номенклатурою справ, що впроваджена в ІАС установи в електронній формі, відбувається автоматичне створення облікових даних, що додаються до нової РКК вхідного, створюваного в установі електронного документа: назва виду документа, строк зберігання електронного документа. Для архівних електронних документів додаються інші відомості, визначені у пункті 2 глави 2 розділу VII цього Порядку.

Технічне забезпечення процесу автоматичного додавання відомостей із зведеної номенклатури справ до РКК електронного документа покладається на службу інформаційного забезпечення установи.

Контроль за додаванням відомостей до РКК електронного документа за зведеною номенклатурою справ установи та уточненням цих відомостей за експертизою цінності електронного документа покладається на службу діловодства.

Створення паперового примірника електронного документа

1. Для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання одразу після завершення їх виконання створюються паперові примірники таких електронних документів.

2. Створення паперового примірника електронного документа відбувається шляхом його виготовлення на папері разом з усіма обов’язковими для даного виду документа реквізитами з дотриманням встановленого законодавством порядку їх розміщення, а також з іншими наявними необов’язковими реквізитами.

Для електронних документів, створених в установі (внутрішні, вихідні), всі реквізити друкуються за формою, визначеною ДСТУ 4163-2003 і інструкцією з діловодства установи, та завершуються підписанням документа з обов’язковим датуванням і особистим підписанням усіх службових відміток на документі, пов’язаних з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи), працівниками установи, які особисто відповідають за їх створення.

Для вхідних електронних документів реквізити, що були створені в установі після їх надходження до установи (дата реєстрації, реєстраційний індекс, резолюції, відмітки про виконання документа тощо), оформлюються (друкуються) на окремому аркуші паперу, який містить зміст реквізитів, дату їх створення, ініціали (ініціал), прізвище. Дата окремого електронного реквізиту та ініціали (ініціал), прізвище підписувача відтворюються з електронного цифрового підпису цього реквізиту відповідно до пункту 3 глави 2 розділу ІІцього Порядку.

У центрі нижнього поля лицьового боку бланка з реквізитами та на першому аркуші кожного роздрукованого електронного документа, що складають вхідний електронний документ, проставляють відмітку «Згідно з оригіналом». Засвідчується цей реквізит особистим підписом працівника служби діловодства, який підготував цей документ з паперовим носієм інформації.

3. Особа, відповідальна за створення паперового примірника електронного документа, зобов’язана додати до РКК електронного документа відомості про кількість аркушів у створеному документі.