Технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі

1. Технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі, здійснюється в такій самій послідовності, що й перевірка самого XML-документа, яка визначена у пунктах 1-4 глави 5 цього розділу. Далі проводиться перевірка форматів файлів електронних документів на відповідність форматам, визначеним Переліком форматів. Завершується технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі, послідовністю дій, визначених у пункті 6 глави 5 цього розділу.

2. При негативних результатах будь-якої із зазначених перевірок перевірка електронного документа припиняється. Подальша послідовність дій визначена у пункті 5 цієї глави.

3. За результатами технічної перевірки електронного документа складається звіт про технічну перевірку електронних документів (додаток 6), який створюється у форматі для текстових електронних документів.

Вимоги до найменування файла звіту про технічну перевірку електронних документів визначаються відповідно до вимог до ідентифікаторів облікових електронних документів, наведених у додатку 5 до цього Порядку, та Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів.

4. У РКК електронного документа фіксуються відомості про ім’я файла XML-документа та про підставу для прийняття вхідного електронного документа: дата, індекс звіту про технічну перевірку електронних документів, ім’я файла з цим документом та посилання на цей файл в ІАС установи.

5. Інформаційні об’єкти, що вважалися електронними документами до початку технічної перевірки, але не є електронними документами за результатами технічної перевірки, як такі, що не відповідають вимогам законодавства України до електронних документів, знищуються на підставі електронного акта про знищення відхиленого вхідного електронного документа (додаток 7) методом, який не дозволяє відновлення інформації.

Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів, визначеному Переліком форматів.

Вимоги до найменування файла електронного акта про знищення відхилених вхідних електронних документів наведено в ідентифікаторах облікових електронних документів (додаток 5) та у Вимогах щодо найменування файлів електронних облікових документів.

Метод знищення електронних документів визначається при розробленні технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

6. Відомості про відхилені вхідні електронні документи реєструються в електронному журналі реєстрації відхилених вхідних електронних документів (додаток 8), у якому зазначаються дата знищення електронного документа та електронний цифровий підпис особи, яка здійснила його знищення.

Електронне повідомлення про отримання/відхилення вхідного електронного документа

1. Після технічної перевірки вхідного електронного документа працівником служби діловодства, відповідальним за опрацювання вхідних електронних документів, створюється електронне повідомлення про отримання/відхилення цього електронного документа, яке надсилається його відправнику (автору).

2. Вихідне (вхідне) електронне повідомлення про отримання/відхилення вхідних електронних документів реєструється в окремій реєстраційній формі в установі за правилами реєстрації вихідних (вхідних) електронних документів відповідно до вимог, визначених упунктах 1-4, 6 глави 9 цього розділу.

3. Електронне повідомлення про отримання вхідних електронних документів (додаток 9) та електронне повідомлення про відхилення вхідних електронних документів (додаток 10) із зазначенням причин відхилення електронних документів створюються на підставі звіту про технічну перевірку електронних документів і підписуються посадовою особою, яка створила електронне повідомлення, або іншою посадовою особою, визначеною інструкцією з діловодства установи.

4. Електронні повідомлення про отримання/відхилення електронних документів формуються в окремі електронні справи, передбачені номенклатурою справ установи на відповідний рік.

Попередній розгляд електронних документів

1. Надіслані не за адресою електронні документи опрацьовуються з урахуванням вимог, визначених у пункті 5 глави 6 цього розділу. Виявлення електронних документів, надісланих не за адресою, встановлюється під час перевірок, зазначених у пунктах 1, 2 глави 6 цього розділу: найменування установи у метаданих XML-документа та у реквізиті «Адресат» не відповідають найменуванню установи, до якої документ надійшов.

2. Подальші дії при виявленні відсутності додатків, зазначених в електронному документі, або їх окремих аркушів, а також помилок в оформленні електронного документа, встановлених за перевірками, визначеними у пункті 2 глави 5, пунктах 1, 2 глави 6 цього розділу, що унеможливлює його виконання (відсутність електронного цифрового підпису, електронної печатки, грифа затвердження), визначаються відповідно до вимог, зазначених у пункті 5 глави 6цього розділу.

3. Попередній розгляд електронних документів проводиться за допомогою технічних засобів відтворення змісту цих документів у вигляді, що сприймається людиною.

4. Попередній розгляд електронних документів здійснюється одразу після проведення їх технічної перевірки, порядок якої визначений у пункті 5 глави 4 цього розділу, або не пізніше наступного дня, якщо перевірка електронних документів завершилась наприкінці робочого дня і робочого часу осіб, що проводять попередній розгляд документів, не вистачає для здійснення її впродовж поточного робочого дня. Робочий час, після закінчення якого дозволяється переносити попередній розгляд електронних документів на наступний робочий день, визначається розпорядчим документом керівника установи з урахуванням норм перенесення технічної перевірки електронних документів, визначених у пункті 4 глави 4 цього розділу.