Створення та оформлення обкладинки архівної електронної справи

1. Обкладинка архівної електронної справи складається архівом установи.

2. За формою обкладинка архівної електронної справи - це окремий електронний XML-документ, який складається за відповідною йому еталонною XML-схемою, що містить відомості про:

код державної архівної установи або архівного відділу міської ради;

код установи;

найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

найменування установи і структурного підрозділу;

номер архівного фонду;

номер опису;

номер електронної справи за описом;

номер тому;

строк зберігання справи;

заголовок справи;

крайні дати електронних документів;

порядкові номери архівних електронних документів у справі;

індекси електронних документів;

дати електронних документів;

заголовки електронних документів;

імена файлів архівних електронних документів.

3. Еталонна XML-схема обкладинки архівної електронної справи (додаток 16) створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства згідно зВимогами до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1429/26206.

4. Ім’я файла обкладинки архівної електронної справи створюється відповідно до Вимог щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1430/26207.

5. Створення обкладинки архівної електронної справи завершується накладанням на цю обкладинку документа електронного цифрового підпису керівника архіву або особи, яка відповідає за організацію роботи з архівними документами в установі.

Створення та оформлення внутрішніх описів документів справ з паперовими примірниками електронних документів

1. Для кожної справи, що містить примірники електронних документів з паперовим носієм інформації, в обов’язковому порядку складаються внутрішні описи документів цих справ (додаток 17).

2. Внутрішні описи документів справ з примірниками електронних документів з паперовим носієм інформації складаються автоматизовано в архіві установи. Для виконання цієї функції в ІАС установи передбачаються відповідні функціональні можливості, вимоги до яких визначаються під час розроблення технічного завдання на створення ІАС або її модернізацію.

3. Автоматизація створення внутрішнього опису документів справ, що містять примірники електронних документів з паперовим носієм інформації, забезпечується наявністю в РКК електронних документів відомостей про кількість аркушів кожного примірника електронного документа з паперовим носієм інформації. Перед початком створення внутрішнього опису перевіряється наявність таких відомостей.

4. Якщо під час перевірки буде встановлено, що відомості про кількість аркушів примірників електронних документів з паперовим носієм інформації відсутні в РКК електронних документів, особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі, де було створено ці примірники електронних документів, зобов’язана усунути виявлені недоліки.

5. Бланк внутрішнього опису документів до справи з примірниками електронних документів з паперовим носієм інформації підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

VIII. Підготовка електронних документів Національного архівного фонду до передавання на постійне зберігання

1. Для передавання архівних електронних справ архівом установи створюються електронні примірники описів справ.

2. Передавання архівних електронних справ на постійне зберігання оформлюється електронним актом про приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, що складається установою-фондоутворювачем (додаток 18).

3. Найменування файлів електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання до державної архівної установи або архівного відділу міської ради повинні відповідати Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів.

4. Для зберігання та надсилання електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради архівом установи створюється XML-документ за еталонною XML-схемою для архівного електронного документа, вимоги до якої визначені у пункті 9 глави 2 розділу ІІІцього Порядку, а для зберігання та надсилання електронних примірників описів справ постійного зберігання створюється XML-документ, вимоги до якого визначаються у пунктах 1-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку.

5. Порядок приймання-передавання архівних електронних справ до державної архівної установи або архівного відділу міської ради визначається відповідно до чинного законодавства.

6. Архівні електронні справи та справи з паперовими примірниками архівних електронних документів передаються до державних архівних установ або архівного відділу міської ради по завершенні визначених для них законодавством граничних строків зберігання в установах відповідно до вимог законодавства.