VI. Знищення електронних документів

1. За актом про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, працівником служби інформаційного забезпечення установи, який відповідає за технічну перевірку та знищення електронних документів, складається електронний акт про вилучення для знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 14).

2. Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів відповідно до Переліку форматів.

3. Найменування файла електронного акта про знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду, має відповідати Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів.

4. На підставі електронного акта про знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду, проводиться знищення електронних документів методом, який не дозволяє відновлення інформації.

VII. Особливості організації роботи з електронними документами в архіві установи

Складання і оформлення річних розділів описів справ постійного зберігання

1. Річні розділи зведених описів справ установи складаються згідно з вимогами, встановленими законодавством, для документів з паперовими носіями інформації.

2. Для організації обліку архівних електронних справ та архівних електронних документів у підсумковому записі річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 15) зазначаються загальна кількість таких справ, що містяться в описі, і загальна кількість архівних електронних документів, які містяться в цих справах.

3. Відомості про архівні електронні справи та відповідні їм справи з паперовими примірниками архівних електронних документів зазначаються в описах відповідно до пункту 5 глави 2 розділу V цього Порядку.

4. Для забезпечення передавання архівних електронних справ на постійне зберігання створюється додатковий електронний примірник річного розділу описів справ постійного зберігання.

Для надсилання та зберігання електронного примірника описів справ постійного зберігання використовується еталонна XML-схема електронного примірника описів справ постійного зберігання, що створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства за Вимогами до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1427/26204.

Структура цієї еталонної XML-схеми повинна дозволяти долучати до одного XML-документа електронний примірник описів справ постійного зберігання, його метадані, а також усі реквізити цього електронного документа, що створюються в процесі його подальшого опрацювання, у тому числі конвертовані копії електронного примірника описів справ постійного зберігання у формат для текстових електронних документів, що визначається Переліком форматів.

Найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання, їх версій, до яких долучені нові реквізити, версій конвертованих електронних примірників описів та XML-документів для передавання та зберігання цих файлів визначаються Вимогами щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1428/26205.

Створення архівних електронних документів

1. Створення архівних електронних документів здійснює архів установи.

2. Створення архівних електронних документів розпочинається з додавання до РКК електронних документів таких даних: номер фонду; номер опису справ установи; дата створення річного розділу зведених описів справ установи; номер електронної справи (тому справи) установи (за порядком в описі справ установи); код державної архівної установи або архівного відділу міської ради; найменування державної архівної установи або архівного відділу міської ради.

3. Перед створенням архівного електронного документа проводиться перевірка всіх даних, які будуть додані до архівного електронного документа, відповідно до пунктів 1-5 глави 4 розділу ІІІ та пункту 3 глави 1 розділу V цього Порядку.

4. Порядок створення архівного електронного XML-документа визначається пунктами 1-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку.

5. Ім’я файла архівного електронного XML-документа створюється відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів.

6. Створення архівного електронного документа завершується накладанням електронного цифрового підпису особи, відповідальної за створення архівного електронного документа.

7. Після створення архівного електронного документа ім’я файла, в якому він міститься, та посилання на цей файл в ІАС установи додаються до РКК електронного документа.

Створення та оформлення архівних електронних справ

1. Архівні електронні документи групуються у справи (томи) за відповідними електронними справами (томами справ).

2. Порядковий номер архівної електронної справи повинен збігатися з порядковим номером відповідної електронної справи за описом справ установи.

3. Електронна архівна справа - це сукупність архівних електронних документів, кожен з яких має унікальне ім’я файла, створеного відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів, та додатковий XML-документ - обкладинка архівної електронної справи, в якому зазначаються всі відомості про справу, архівні електронні документи справи, уміщені до неї, та відповідні їм електронні документи.