Повторне надсилання відхиленого вхідного електронного документа

1. Отримання установою (автором) електронного повідомлення про відхилення вхідних електронних документів є підставою для усунення вказаних у повідомленні причин відхилення вхідного електронного документа та повторного надсилання електронного документа.

2. Відомості про вхідне електронне повідомлення про відхилення вхідних електронних документів зазначаються у РКК відповідного вихідного документа як підстава для відмови в реєстрації адресатом (установою-одержувачем) отриманого електронного документа.

3. Вихідні електронні документи, щодо яких є підстава для відмови в їх реєстрації адресатом (установою-одержувачем), знищуються за електронним актом про знищення відхилених вихідних електронних документів (додаток 11) методом, визначеним у пункті 5 глави 6 цього розділу.

Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів відповідно до Переліку форматів.

Найменування файла електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів визначається відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів.

Про знищення відхилених вихідних електронних документів робиться запис у журналі реєстрації знищення відхилених вихідних електронних документів (додаток 12): дата знищення електронного документа; особа, яка здійснила його знищення (ініціали (ініціал), прізвище); дата та номер електронного акта, на підставі якого було здійснено знищення електронного документа; ім’я файла з цим документом та посилання на цей файл в ІАС установи.

Електронний акт про знищення відхилених вихідних електронних документів створюється за результатами перевірки помилок, зазначених у вхідних електронних повідомленнях про відхилення електронних документів.

Відповідно до вимог статті 9 Закону України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» установа, що є власником системи, де було виявлено шкідливий програмний код, повідомляє про це спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади з питань організації спеціального зв’язку та захисту інформації або його територіальний орган. Порядок надсилання зазначених повідомлень та їх форму визначає центральний орган виконавчої влади з питань організації спеціального зв’язку та захисту інформації.

Заходи, що проводяться в установі при виявленні в електронному документі шкідливого програмного коду, регламентуються окремими нормативно-правовими актами та нормативними документами системи технічного захисту інформації.

4. Для повторного надсилання електронний документ створюється повторно за вимогами опрацювання та надсилання вихідних електронних документів.

Інформаційно-довідкова робота з електронними документами

1. Інформаційно-довідкова робота з електронними документами полягає в пошуку необхідних електронних документів і будується на основі автоматизованих банків реєстраційних даних.

2. Пошук конкретного електронного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

3. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи використовуються класифікаційні довідники, розроблені службою діловодства, що впроваджуються в роботу ІАС установи службою інформаційного забезпечення.

4. ІАС установи надає можливість групувати електронні документи за певними критеріями (вхідні, вихідні, виконані, невиконані, ті, що перебувають на контролі, на оперативному зберіганні, на архівному зберіганні, тощо) або за комбінаціями таких критеріїв (на архівному зберіганні тривалого (понад 10 років) зберігання, вхідні за певний період, документи з тимчасовими строками зберігання, з продовженими строками зберігання тощо) та вести пошук за параметрами, визначеними у пунктах 5, 9 глави 11 цього розділу.

ІАС установи повинна забезпечувати роботу з переліком визначених комбінацій критеріїв та надавати можливість визначати власні комбінації.

Склад визначених комбінацій критеріїв групування електронних документів та впровадження переліку такого групування в ІАС установи визначаються службою діловодства установи.

5. Розроблення класифікаційних довідників, визначених комбінацій критеріїв групування електронних документів та їх впровадження ведуться з урахуванням специфіки роботи кожного із структурних підрозділів установи.

IV. Систематизація та зберігання електронних документів у діловодстві

Зберігання електронних документів в установі

1. В установі здійснюється централізоване зберігання файлів електронних документів.

2. Структура сховища та порядок зберігання даних, зазначених у пунктах 1-3 глави 3 розділу ІІ цього Порядку, визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

Організацію даних в ІАС установи визначає служба діловодства.

Усі відомості про електронні документи зберігаються централізовано у базі даних (банку даних) установи.

Одному документу в базі даних установи повинен відповідати один запис. Новий запис у базі даних створюється з часу надходження документа до установи або початку створення проекту документа за планом роботи структурного підрозділу установи або спеціальним наказом на його створення.

Для здійснення ефективного керування документаційними процесами в установі в базі даних установи необхідно зберігати відомості про всі документи установи з будь-яким носієм інформації.

3. Вимоги до інформаційно-довідкового апарату електронних документів в ІАС установи визначаються у пунктах 1-5 глави 14 розділу ІІІ цього Порядку.

4. Порядок доступу до електронних документів в установі визначається в пунктах 1-6 глави 4 цього розділу.

Зберігання вхідних електронних документів

1. Вхідний електронний документ надходить до установи у формі XML-документа, у якому знаходяться файли електронних документів, з яких складається вхідний електронний документ, реквізити електронного документа та його метадані. Структура та зміст XML-документа визначені у Форматі електронного повідомлення.

2. Служба діловодства забезпечує зберігання в ІАС установи файлів оригінальних вхідних електронних документів, що успішно пройшли перевірку, та посилання на ці файли в ІАС установи.

3. Служба діловодства здійснює витягування з вхідного XML-документа файлів, з яких складається вхідний електронний документ, його реквізитів відповідно до вимог, визначених упункті 6 глави 5 розділу ІІІ цього Порядку, метаданих та додавання цих даних в РКК електронного документа з метою подальшого їх відтворення, опрацювання та керування наступними документаційними процесами.

4. Служба інформаційного забезпечення організовує зберігання електронних документів у режимі доступу «тільки для читання» для забезпечення їх незмінності у часі.