Організація контролю за виконанням електронних документів

1. Безпосередній контроль за виконанням електронних документів покладається на службу контролю, яка створюється відповідно до інструкції з діловодства установи.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням електронних документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

2. Індивідуальні строки виконання певних видів електронних документів можуть визначатися у розпорядчому документі керівника установи, резолюції керівництва установи, а також інструкцією з діловодства установи. Установа повинна дотримуватися типових строків виконання документів, установлених законодавством.

Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дати реєстрації документів в установі.

3. Контроль за виконанням електронних документів включає: взяття електронних документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку своєчасного доведення електронних документів до виконавців, контроль стану виконання, зняття електронних документів з контролю, направлення виконаного електронного документа до справи, облік, узагальнення й аналіз результатів виконання електронних документів, інформування керівництва про хід та підсумки виконання електронних документів.

Визначення форм і методів контролю в умовах автоматизації роботи здійснюється відповідно до схеми проходження електронного документа.

4. Для здійснення ефективного контролю за виконанням електронних документів виконавець повідомляє службу контролю про всі етапи виконання документів. Для цього в ІАС установи впроваджується підсистема відповідних повідомлень, вимоги до якої визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

Служба контролю вносить всі відповідні відмітки до РКК електронного документа.

5. Служба інформаційного забезпечення відповідає за організацію пошуку відомостей про поточний стан електронних документів і відтворення форм звітності про це на екрані комп’ютера для служби контролю та керівництва установи, наприклад, за формою РКК. Для цього в інтерфейсі ІАС для служби контролю та керівництва установи мають бути передбачені відповідні елементи.

Для здійснення ефективного аналізу результатів виконання електронних документів ІАС установи повинна забезпечувати групування електронних документів за строками їх виконання, виконавцями, кореспондентами або групами електронних документів (розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, доручення вищих державних органів або органу вищого рівня, запити на інформацію тощо).

Якщо встановлено різні строки виконання окремим завданням, зазначеним в електронному документі, ІАС установи дає змогу отримати за запитом служби діловодства, служби контролю, керівника установи або іншої посадової особи, які надали доручення на виконання електронного документа, окрему екранну форму за кожним з цих завдань.

ІАС установи забезпечує виведення окремих екранних форм для кожного з виконавців, якщо вони спільно відповідають за виконання електронного документа.

6. В ІАС установи передбачається автоматичне додавання до РКК електронних документів відомостей про час прочитання повідомлень виконавця, про виконання електронного документа, про надходження пропозицій (зауважень), про зміни в проекті електронного документа, про час ознайомлення виконавця з електронним документом, з пропозиціями (зауваженнями), проектом електронного документа.

Склад подібних відомостей, що автоматично фіксуються в РКК електронного документа, у разі потреби може бути доповнений іншими відмітками.

7. Служба контролю забезпечує внесення в РКК електронного документа відміток про нові строки виконання електронного документа та підставу їх продовження за електронним цифровим підписом керівника установи або іншої посадової особи, які надали доручення щодо виконання, якщо їх строки виконання було продовжено за обґрунтованим проханням виконавця. Створення нового реквізиту здійснюється подібно до того, як це визначено при скасуванні засвідчення електронного документа, визначеному в пункті 13 глави 10 цього розділу.

8. Електронний документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти електронний документ з контролю може тільки посадова особа, яка встановила цей контрольний строк у резолюції, або за її дорученням відповідальна особа служби контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання електронного документа і зняття його з контролю фіксуються в РКК електронного документа. Після цього електронний документ знімається з контролю.

9. ІАС установи повинна забезпечувати формування переліків виконаних та невиконаних документів в автоматизованому режимі і створювати екранні форми звітів про це. Доступ до цієї інформації надається керівництву установи, службі діловодства та службі контролю.

Порядок надсилання вихідних електронних документів

1. Вихідні електронні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано службою діловодства в день їх одержання від структурних підрозділів-виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

2. Реєстрація вихідних електронних документів, їх конвертування (за необхідності) у формат, що визначається Переліком форматів, та підписання здійснюються відповідно допункту 3 глави 4 розділу ІІ цього Порядку, пунктів 1-4 глави 9 та пункту 13 глави 10 цього розділу.

3. Після засвідчення вихідного документа служба діловодства створює XML-документ для обміну електронними документами між установами за його еталонною XML-схемою, що відповідає вимогам Формату електронного повідомлення.

Якщо електронний документ надсилається до кількох установ, то створення XML-документа для кожної установи ведеться з урахуванням відомостей про адресата.

Якщо підписаний електронний документ є розпорядчим і вводить в дію інший електронний документ, створення XML-документа здійснюється відповідно до вимог, визначених у пункті 4 глави 2 розділу ІІ цього Порядку.

Імена файлів вихідних XML-документів створюються відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

Служба діловодства додає до РКК електронного документа відомості про посилання на всі вихідні XML-документи в ІАС установи.

4. Вихідний електронний документ вважається надісланим адресату, якщо від адресата надійшло електронне повідомлення з підтвердженням отримання вхідного електронного документа.

5. Вхідне електронне повідомлення реєструється в установі за вимогами до реєстрації вхідних електронних документів.