Реєстрація електронних документів

1. Для електронних документів в установах застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація разом з документами з іншими носіями інформації.

2. Під час реєстрації електронних документів використовується форма РКК для відтворення реквізитів та метаданих електронного документа з паперовим носієм інформації або іншими засобами, наприклад на екрані комп’ютера.

3. Під час реєстрації електронного документа йому присвоюється реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера електронного документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі.

4. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів є технологічно та (або) організаційно суміщена з накладанням на них електронного цифрового підпису. Спочатку забезпечується проставляння у створюваному електронному документі дати і його реєстраційного індексу, за необхідності здійснюється конвертування проекту електронного документа, якщо формат його проекту не збігається з форматом, визначеним Переліком форматів, що повинен відповідати типу створюваного документа, а потім виконується накладання електронного цифрового підпису відповідно до пунктів 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку.

На час накладання на створюваний (внутрішній, вихідний) електронний документ електронного цифрового підпису служба інформаційного забезпечення повинна унеможливити реєстрацію в установі інших створюваних (внутрішніх, вихідних) документів.

Якщо електронний документ не був підписаний, його реєстрація скасовується, відомості про це фіксуються службою діловодства в РКК електронного документа, а скасований реєстраційний індекс електронного документа використовується для реєстрації наступного документа.

5. Реєстрація вхідного електронного документа здійснюється одразу після його технічної перевірки відповідно до пункту 4 глави 4 цього розділу та попереднього розгляду службою діловодства установи відповідно до пунктів 1-4 глави 8 цього розділу.

6. Реєстрація та підписання електронних документів, які є спільними документами двох і більше установ, здійснюються за таким порядком:

установа-ініціатор електронного документа надсилає до установ, що повинні підписати цей документ, остаточну узгоджену версію проекту цього документа;

якщо всі установи згодні підписати цей електронний документ, вони у робочому порядку повідомляють установу-ініціатора про власний реєстраційний номер спільного електронного документа на день його підписання;

служба діловодства установи-ініціатора створює загальний реєстраційний індекс спільного електронного документа, аналогічний для спільних документів з паперовими носіями інформації. Для цього в ІАС установи передбачається інтерфейс для введення цього реєстраційного індексу, який додається до проекту спільного електронного документа в одному технологічному процесі, разом з конвертацією проекту та накладанням електронного цифрового підпису;

накладання першого електронного цифрового підпису на спільний електронний документ в установі-ініціаторі здійснюється відповідно до пунктів 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку;

створений електронний документ надсилається до установи, яка повинна наступною накласти свій електронний цифровий підпис на нього;

електронний документ надсилається від установи до установи разом з накладеними на нього електронними цифровими підписами в аналогічному порядку підписання таких документів з паперовим носієм інформації;

установа, що остання накладає на спільний електронний документ електронний цифровий підпис, створює XML-документ відповідно до положень пунктів 3-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку та надсилає цей документ до всіх установ, що підписали спільний електронний документ;

служби діловодства установ, що затверджують спільний електронний документ, організовують процес його створення від накладання першого електронного цифрового підпису до останнього таким чином, щоб він відбувся протягом одного робочого дня.