Конвертування електронних документів

1. Конвертуванню підлягають проекти електронних документів, електронні документи та конвертовані електронні документи, що зберігаються в установі, формати яких не збігаються з форматами за їх призначенням, визначеними Переліком форматів.

2. Контроль за організацією роботи з конвертування проектів електронних документів, електронних документів та конвертованих електронних документів здійснює служба діловодства установи.

3. Служба діловодства установи організовує, а служба інформаційного забезпечення установи забезпечує зберігання конвертованих електронних документів разом з їх оригіналами.

Строки зберігання оригіналів електронних документів відповідають строкам, що встановлені типовими або галузевими переліками документів зі строками зберігання для аналогічних видів документів з паперовим носієм інформації.

Разом з оригіналом електронного документа зберігаються дві його конвертовані версії: остання і передостання.

Починаючи з другого конвертування, здійснюється конвертування не оригіналу електронного документа, а його останньої конвертованої версії.

Починаючи з третього конвертування, здійснюється видалення конвертованих документів, що передували передостанній конвертованій версії.

4. Обов’язковому конвертуванню підлягають електронні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

5. Необхідність конвертування документів тимчасового зберігання визначається розпорядчим документом керівника установи.

6. Конвертуванню підлягають усі дані, що містяться у файлі електронного документа відповідного формату, крім даних електронного цифрового підпису. На конвертування передається лише файл електронного документа відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати) без ЕЦП. Якщо дані такого файла зберігаються у кодованій формі разом з накладеними на них електронними цифровими підписами, попередньо ці дані перетворюються (декодуються) у формат, що підлягає конвертуванню.

Визначення технологій конвертування (програмних засобів) для кожного з форматів виявлених електронних документів, що підлягають конвертуванню, у формат відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати), що зазначений у Переліку форматів, та організація конвертування документів покладаються на службу інформаційного забезпечення установи.

7. Виявлення проектів електронних документів, що підлягають конвертуванню відповідно до пункту 3 глави 4 цього розділу, покладається на службу діловодства установи.

8. Виявлення електронних документів та конвертованих електронних документів при зміні форматів, що визначені Переліком форматів, покладається на службу інформаційного забезпечення установи.

Результати виявлення електронних документів та конвертованих електронних документів, що підлягають конвертуванню, оформлюються електронним актом про конвертування електронних документів (додаток 2), електронним актом про знищення конвертованих електронних документів (додаток 3), якщо разом з оригіналом електронного документа зберігаються дві його версії конвертування, та електронним актом про внесення змін до XML-документів (додаток 4).

Ці акти створюються у форматі для текстових електронних документів, визначеному у Переліку форматів. Найменування файлів цих облікових електронних документів визначається відповідно до вимог до ідентифікаторів облікових електронних документів (додаток 5) таВимог щодо найменування файлів електронних облікових документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1425/26202 (далі - Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів).

Зазначені акти подаються на розгляд ЕК установи та після схвалення нею затверджуються керівником установи.

9. На підставі електронного акта про конвертування електронних документів служба інформаційного забезпечення здійснює конвертування відібраних документів.

Перед конвертуванням попередньому опрацюванню підлягає оригінальний розпорядчий електронний документ разом з додатком у формі електронного документа, що вводиться в дію цим розпорядчим документом, відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу. Ці електронні документи поєднуються в XML-документі, що підписаний електронним цифровим підписом особи, яка засвідчила розпорядчий електронний документ. У такій формі цей документ зберігається в інших XML-документах відповідно до пункту 7 глави 6 цього розділу.

Під час першого конвертування такого документа здійснюється конвертування кожного з електронних документів, що містяться в оригінальному XML-документі, а потім поєднуються всі конвертовані файли в одному файлі формату, що визначається Переліком форматів, як у випадку створення електронного документа з додатками, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, за правилами, встановленими пунктом 4 глави 2 цього розділу.

Конвертування здійснюється у присутності особи служби діловодства, на яку покладено контроль за організацією конвертування.

Найменування файлів конвертованих електронних документів відрізняються від найменування файла оригінального електронного документа тільки ідентифікатором номера версії конвертування.

Завершується конвертування електронного документа накладанням на конвертовані дані електронних цифрових підписів особи, яка здійснювала конвертування, та особи, яка контролювала процес конвертування електронних документів та конвертованих електронних документів.

10. На підставі електронного акта про знищення конвертованих електронних документів служба інформаційного забезпечення здійснює видалення з ІАС установи конвертованих електронних документів, імена файлів яких зазначені в цьому акті.

Видалення конвертованих електронних документів з XML-документів здійснює служба діловодства установи відповідно до пункту 11 цієї глави.

Служба діловодства установи забезпечує зберігання в РКК електронного документа відомостей про конвертацію електронного документа: ім’я та посилання на файл конвертованого електронного документа, дата його конвертування; дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів; ім’я файла з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на цей файл в ІАС установи; ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка здійснила конвертування, та ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка здійснювала контроль за конвертуванням; формат файла до конвертування; формат файла після конвертування; дата знищення файла конвертованого електронного документа; дата та індекс акта про знищення конвертованого електронного документа; ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, що здійснила знищення.

11. На підставі електронного акта про внесення змін до XML-документів, які містять електронні документи, що перебувають на оперативному або архівному зберіганні, служба діловодства або архів установи здійснює додавання до відповідного XML-документа конвертованих електронних документів та метаданих, що описують процес конвертування.

Якщо в XML-документі вже зберігаються дві попередні версії конвертованих електронних документів, то перед додаванням до нього нової версії конвертованого електронного документа з XML-документа видаляється менша за номером версія конвертованого електронного документа.

Редагування XML-документа завершується накладанням електронного цифрового підпису осіб, на яких покладено функції зі створення XML-документа у діловодстві установи та архівного електронного документа в архіві установи.

Створення XML-документа

1. Склад XML-документів, що створюються в установі, визначається службою діловодства установи та затверджується розпорядчим документом керівника установи.

2. За організацію створення XML-документів в установі відповідає служба інформаційного забезпечення.

3. За створення XML-документів у діловодстві установи відповідає служба діловодства, а для архівного зберігання електронних документів - архів установи.

XML-документи створюються за відповідними еталонними XML-схемами в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються відповідно до законодавства.

4. Для створення XML-документів в автоматичному режимі служба діловодства повинна забезпечити зберігання в РКК реквізитів електронних документів та їх метаданих, що визначеніпунктом 1 глави 3 цього розділу. Структура РКК електронних документів узгоджується із структурою еталонної XML-схеми та роботою спеціального програмного забезпечення, що використовується для створення XML-документів. Вимоги до цього програмного забезпечення визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

5. Спеціальні програмні засоби, що використовуються для створення XML-документів, забезпечують можливість перевірити відповідальним за створення XML-документа всі необхідні відомості для створення XML-документа, що зберігаються в ІАС установи (РКК електронних документів), шляхом їх відтворення за допомогою технічних засобів.

6. Файли, з яких складається електронний документ і які належать до електронного документа (файл основного електронного документа, електронні документи з додатками, конвертовані електронні документи та файли електронних цифрових підписів, якими підписані електронні документи та реквізити, що були створені після створення електронних документів), перед додаванням до відповідного компонента XML-документа кодуються у символьний формат відповідно до специфікації Base64 в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються іншими нормативно-правовими актами.

7. Кодування електронних документів у символьний формат не здійснюється у таких випадках:

якщо вхідний XML-документ засвідчено електронним цифровим підписом особи, яка підписала розпорядчий документ, що міститься в цьому XML-документі відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу. Такий вхідний електронний документ додається до іншого XML-документа, створюваного в установі, в первинному символьному вигляді разом з накладеним на них електронним цифровим підписом;

якщо створюється архівний електронний XML-документ з XML-документа для оперативного зберігання електронного документа. Елементи XML-документа для оперативного зберігання електронного документа, відповідні аналогічним елементам із структури архівного електронного XML-документа, додаються до останнього у незмінному вигляді;

якщо створюється обліковий електронний XML-документ, структура якого не передбачає попереднього створення електронних документів у форматі, що визначається Переліком форматів.

8. Склад файлів XML-документа визначається у пункті 4 глави 2, пунктах 1-3 глави 3 тапункті 1 глави 5 цього розділу.

9. Створення XML-документа завершується накладанням електронного цифрового підпису особи, яка створила цей документ у структурному підрозділі установи або архіві установи залежно від призначення документа.

10. XML-документ, що містить розпорядчий електронний документ (постанова, рішення, наказ, розпорядження), разом з додатком (положення, правила, інструкція тощо) у формі електронного документа, що вводиться в дію цим розпорядчим документом, відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу підписує особа, яка засвідчила цей розпорядчий електронний документ.