Зберігання та склад реквізитів електронних документів

1. Служба діловодства установи забезпечує зберігання в ІАС установи разом з електронними документами реквізитів, що виникають у процесі їх створення, проходження та зберігання, та метаданих електронних документів від часу створення електронних документів до їх знищення або передавання на зберігання до архіву установи. До таких реквізитів належать реквізити РКК електронного документа, що застосовується в ІАС, та всі елементи, що потрібні для формування спеціальної структури, яка забезпечує об’єднання електронних документів, що разом складають один документ, з їх додатковими реквізитами та метаданими в одному XML-документі, призначеному для обміну, порядок створення якого визначено пунктом 3 глави 12 розділу ІІІ цього Порядку, та зберігання електронного документа, визначеного у пунктах 9-14 глави 2 розділу ІІІ цього Порядку.

2. Структура XML-документа, призначеного для обміну електронними документами між установами, тотожна структурі формату електронного повідомлення, визначеному наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року № 1207 «Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044 (далі - Формат електронного повідомлення).

3. Структура XML-документа, призначеного для архівного зберігання електронних документів, формується відповідно до Вимог до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200 (далі - Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів).

Крім того, в РКК електронного документа повинні зберігатися відомості:

про імена файлів електронних документів, з яких складається електронний документ, ім’я файла XML-документа, що об’єднує електронний документ з його додатковими реквізитами та метаданими, та посилання на ці файли в ІАС установи;

про ім’я та посилання на файл проекту електронного документа;

про строк зберігання електронного документа;

про збільшення тимчасового строку зберігання електронних документів та рішення щодо продовження цього строку: дата і номер протоколу засідання експертної комісії (далі - ЕК) установи, що утворюється відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, для організації роботи з експертизи цінності документів, що створюються в діловодстві установи.

Склад обов’язкових реквізитів РКК електронного документа у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.

Створення електронного документа

1. Підготовка проекту електронного документа здійснюється з використанням будь-яких технологій, що визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації. В органах виконавчої влади підготовка проекту електронного документа здійснюється з використанням технологій відповідно до Порядку використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року № 1433.

Організацію підготовки проектів електронних документів, у тому числі їх візування, та контроль за їх підготовкою з використанням електронного цифрового підпису-візи визначає керівник установи, враховуючи структуру установи, обсяг документообігу та наявні технічні можливості.

Вирішальними при обранні технологій створення текстових файлів є поширеність програмного засобу, що не потребує організації додаткового навчання працівників установи та додаткових фінансових витрат, у тому числі з державного бюджету.

2. Найменування файла електронного документа визначається відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201 (далі - Вимоги щодо найменування файлів електронних документів). Файл проекту електронного документа і файл оригіналу електронного документа повинні мати одне ім’я. Ці файли відрізняються лише своїми розширеннями, що вказують на формат даних цих файлів, якщо проект електронного документа створюється у форматі, відмінному від того, у якому створюється оригінал електронного документа.

Якщо проект електронного документа створюється у форматі, визначеному Переліком форматів, то для збереження цього проекту після створення електронного документа в ІАС установи передбачаються різні місця для їх зберігання, що визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

3. Перед підписанням або затвердженням електронного документа його проект, що містить усі обов’язкові реквізити електронного документа, у тому числі дату та реєстраційний індекс, крім електронного цифрового підпису, та інші наявні на той момент реквізити, конвертується відповідно до пункту 1 глави 5 цього розділу у формат, що визначається Переліком форматів, якщо формат проекту електронного документа відмінний від зазначеного формату.

Усі складові електронного документа незалежно від його структури розміщуються в одному файлі відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу.

4. Створення електронного документа завершується накладанням на нього електронного цифрового підпису.