III. Організація електронного документообігу та виконання документів

Вимоги до електронного документообігу

1. Порядок організації електронного документообігу визначається інструкцією з діловодства установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

2. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

3. Організація документообігу в умовах застосування засобів автоматизації діловодства забезпечує сумісність традиційного та автоматизованого опрацювання документів із можливостями цих засобів.

4. База даних або інша організація зберігання даних в ІАС установи створюється виключно для підвищення ефективності роботи з документами в установі і не може підміняти ті реквізити документа, які повинні створюватися відповідно до чинних правил опрацювання оригіналу документа з відповідним носієм інформації.

Вимоги до уніфікації інформаційних об’єктів електронного документообігу

1. Для спрощення обміну електронними документами між установами, де впроваджені різні ІАС, та забезпечення тривалого збереження електронних документів усі електронні документи створюються у форматах, що визначаються Переліком форматів.

2. Для однозначної ідентифікації електронного документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта йому присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

3. Усі реквізити електронного документа, що створені після його підписання, оформлюються окремими інформаційними об’єктами та зберігаються в РКК документа.

4 Одному електронному документу в ІАС установи відповідає одна РКК (один запис у відповідній базі даних установи).

5. Для управління документаційними процесами, пов’язаними з електронними документами, в РКК електронних документів додають метадані, визначені у Форматі електронного повідомлення.

6. Для надсилання вихідних електронних документів створюється XML-документ. Цей документ створюється за еталонною XML-схемою, що відповідає Формату електронного повідомлення.

Відмітки про внутрішнє погодження проекту електронного документа разом з їх електронними цифровими підписами-візами не включаються до вихідного XML-документа.

7. Для однозначної ідентифікації в електронному документообігу XML-документа, що відповідає Формату електронного повідомлення, як самостійного інформаційного об’єкта йому присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

8. Еталонна XML-схема Формату електронного повідомлення реалізується в ІАС установи для надсилання вихідних електронних документів і витягування вхідних електронних документів із XML-документа, що надходить до установи.

9. Для оперативного зберігання електронного документа використовується еталонна XML-схема архівного електронного документа, що створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства з урахуванням Вимог до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.

10. XML-документ, призначений для оперативного зберігання електронного документа, створюється з відповідних елементів XML-схеми архівного електронного документа, що визначені Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.

11. XML-документ для оперативного зберігання електронного документа призначений для об’єднання в одному файлі усіх файлів, з яких складається електронний документ (він може складатися з різних електронних документів), файлів конвертованих копій електронного документа, реквізитів, що були створені після підписання, затвердження (отримання) електронного документа, та метаданих.

12. Для однозначної ідентифікації XML-документа для оперативного зберігання електронного документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта його файлу присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

Якщо такий XML-документ створений в установі, то ім’я його файла збігається з ім’ям файла того електронного документа, що міститься в XML-документі.

Якщо такий XML-документ створений з вхідного електронного документа, то ім’я його файла створюється заново з використанням дати та реєстраційного індексу, що були надані цьому електронному документу в установі.

13. Для підготовки електронного документа до архівного зберігання створюється архівний електронний XML-документ за відповідною йому еталонною XML-схемою, що визначається Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів. Елементи цього XML-документа, що були створені в XML-документі для оперативного зберігання електронного документа, не створюються, а додаються до архівного електронного XML-документа із XML-документа для оперативного зберігання електронного документа.

14. Для забезпечення можливості однозначної ідентифікації архівного електронного XML-документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта його файлу присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203 (далі - Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів).

15. Для забезпечення відтворення електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у часі їх конвертують у новий формат при зміні Переліку форматів.