Технологічні особливості оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів

1. Реквізити «Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим», «Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування)» додаються до форм електронних документів у форматі, визначеному для фотоелектронних документів Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1422/26199 (далі - Перелік форматів).

2. Реквізит електронного документа «Дата» фіксується в РКК електронного документа, у метаданих та в імені файла електронного документа за основною формою повного представлення, визначеною вимогами ISO 8601:2004 Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Елементи даних та формати обміну. Обмін інформацією. Представлення дат і часу), наприклад: 20120229.

У змісті електронного документа або при відтворенні дати реквізиту, що був створений після підписання електронного документа, елементи дати наводять відповідно до вимог, встановлених до реквізитів документів з паперовим носієм інформації, наприклад: 29.02.2014 або 29 лютого 2014 року.

3. Реквізити «Резолюція», «Позначка про виконання документа, направлення його до справи» створюються окремо від електронного документа та оформлюються з використанням електронного цифрового підпису. Ці реквізити зберігаються в РКК електронного документа, яка логічно з ним поєднується. При їх оформленні зазначення дати автором резолюції чи виконавцем документа, ініціалів (ініціала), прізвища особи, яка склала ці реквізити, не є обов’язковим.

У разі необхідності відтворення таких реквізитів на папері або іншими засобами проставлення дати та ініціалів (ініціала), прізвища здійснюється в автоматичному режимі з позначки часу та даних про підписувача, що містяться в електронному цифровому підписі відповідного реквізиту, за допомогою надійних засобів електронного цифрового підпису.

4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, об’єднуються з основним документом в одному файлі. Перед підписанням електронного документа додатки додаються до файла проекту електронного документа у тій послідовності, що зазначена у тексті основного документа. Електронний цифровий підпис накладається на проект основного документа, що містить посилання на додатки, які доповнюють його зміст.

Додатки, що є самостійними електронними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, об’єднуються з електронним документом, що містить супровідний лист, в одному XML-документі. XML-документ засвідчується електронним цифровим підписом особи, на яку у службі діловодства покладена функція щодо створення XML-документів.

Додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (інструкції, положення, правила тощо), об’єднуються з електронним розпорядчим документом в єдиному XML-документі, який формується працівником служби діловодства.

XML-документ засвідчується електронним цифровим підписом особи, яка підписала розпорядчий документ.

Якщо додатки оформлено у формі окремих електронних документів, у тексті супровідного листа або розпорядчого документа вказують імена файлів цих електронних документів у круглих дужках наприкінці відповідних посилань на додатки, наприклад:

Додаток: на 7 арк. в 1 прим. (804-0000065672-20120229-00000000000034-00.pdf)

або

1. Затвердити план роботи на ІІ півріччя 2012 року, що додається (804-0000065672-20130522-00000000000124-00.pdf).

5. Якщо електронний документ повинен підписуватися двома або більше посадовими особами установи, на нього накладаються необхідні електронні цифрові підписи в послідовності, визначеній для підписання конкретного виду документа з паперовим носієм інформації.

6. У разі якщо згідно із законодавством необхідне засвідчення печаткою підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам, установа застосовує спеціально призначений для таких цілей електронний цифровий підпис (далі - електронна печатка).

Установа застосовує електронну печатку лише за наявності у неї відповідної печатки, що застосовується для документів з паперовим носієм інформації.

У посиленому сертифікаті відкритого ключа, що використовується установою для електронної печатки, додатково зазначаються спеціальне призначення електронного цифрового підпису та сфера його застосування, а також відтворюється текстова інформація печатки.

Право проставлення електронної печатки на електронних документах надається працівнику установи, який має повноваження проставляти відповідну печатку на документах з паперовим носієм інформації.

Отримання в акредитованому центрі сертифікації ключів посиленого сертифіката відкритого ключа для забезпечення застосування електронної печатки, а також генерація відповідних ключів здійснюються в тому самому порядку, що й для електронного цифрового підпису.

7. У разі якщо формат електронного документа відповідає формату, встановленому Переліком форматів, створюється копія файла електронного документа (додатковий примірник).

Якщо формат електронного документа не відповідає формату, визначеному Переліком форматів, і цей документ було перетворено (конвертовано) у новий формат, до конвертованого електронного документа додаються відмітка про засвідчення копії та інші елементи, оформлення яких здійснюється аналогічно документам з паперовим носієм інформації. Оформлення копії електронного документа завершується накладанням електронного цифрового підпису особи, яка її засвідчила. На вимогу отримувача копії електронного документа установа повинна видавати разом з копією примірник оригіналу електронного документа (копію файла оригіналу електронного документа).

8. Для оформлення електронної копії документа з паперовим носієм інформації він сканується та зберігається у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів. До отриманого зображення додаються відмітка про засвідчення копії та інші елементи, що застосовуються під час оформлення копій з паперовим носієм інформації. Завершується оформлення копії електронного документа накладанням електронного цифрового підпису особи, яка засвідчує копію.

9. Реквізити «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження документа», «Запис про державну реєстрацію» у разі їх наявності є невід’ємною складовою електронного документа, що оформлюється аналогічно цим реквізитам документа з паперовим носієм інформації. Електронний цифровий підпис під час складання цих реквізитів накладається на всі дані, що містяться в електронному документі, які засвідчувалися раніше накладанням електронного цифрового підпису його автора під час створення електронного документа.

10. Відмітка про наявність примірника електронного документа з паперовим носієм інформації містить відомості про кількість примірників таких документів, наприклад: Примірників електронного документа з паперовим носієм інформації 2.

Якщо примірник електронного документа з паперовим носієм інформації створюється одночасно з електронним документом, то відмітка про його наявність проставляється у центрі нижнього поля першого аркуша тексту електронного документа.

На примірниках електронного документа з паперовим носієм інформації в тому самому місці проставляється відмітка про наявність примірника у формі електронного документа.