Типова та приблизна номенклатура справ

Номенклатура справ — це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у ді­ловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону Ук­раїни «Про національний архівний фонд та архівні установи» [7].

У державному стандарті «Діловодство та архівна справа. Тер­міни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004» зазначено, що но­менклатура справ — це систематизований! проіндексований спи­сок назв справ, до якого входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням строку їх зберігання [76].

Номенклатура справ необхідна кожній установі як проіндексо­ваний перелік заголовків справ чи систематизований у відповід­ному порядку класифікаційний довідник, що використовується під час вибудовування інформаційно-пошукової роботи: створен­ні єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до архіву конкретної установи, відомчого архіву чи до складу Національного архівного фонду.

Розроблення номенклатури справ покладається на службу ді­ловодства (управління справами, загальний відділ, відділ документаційного забезпечення управління і контролю, канцелярію тощо) установи. На невеликому підприємстві функції такої служ­би може виконувати один працівник (найчастіше — секретар), відповідальний за організацію діловодства.

Зауважимо, що номенклатура справ є обов'язковим докумен­том для кожної організації. Якщо в новоутвореній установі вчас­но не розроблено номенклатуру, то ускладнюється групування документів справи, забезпечення їх обліку і розшуку, неможли­вим стає відбір документів для подальшого зберігання.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Класифікування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенкла­туру справ складено правильно, то документи в міру їх виконан­ня вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передба­чені, тоді знайти потрібний документ буде нескладно. Таким чином, номенклатура справ:

♦ є покажчиком індексів документів, що присвоюються під час реєс­трації, оскільки індекс документа, зазвичай, містить індекс струк­турного підрозділу структури та номер справи за номенклатурою;

♦ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи;

♦ встановлює терміни зберігання документів;

♦ використовується як схема побудови довідкової картотеки віпрацьованих документів;

♦ слугує звітним документом структурного архіву.

Номенклатура справ — це документ, який створюють на спе­ціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4. Реквізитами номенклатури справ є:

♦ назва структурного підрозділу;

♦ найменуваання документа;

♦ дата;

♦ індекс;

♦ місце складання;

♦ гриф затвердження;

♦ гриф погодження;

♦ заголовок до тексту;

♦ текст (заповнюється в табличній формі);

♦ підпис;

♦ візи;

♦ виконавець.

За сферою використання розрізняють три види номенклатур справ: типова, примірна (взірцева) й індивідуальна.

Типова номенклатура справ має нормативний, тобто обов'язко­вий, характер для впровадження без жодних винятків. Складається номенклатура справ для однорідних за характером діяльності й структурою установ. Вона встановлює типовий склад справ з єди­ною системою індексації і є нормативним документом.

Примірна номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різ­них за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються устано­вами вищого рівня (міністерства, державні комітети, інші органи державної влади, центральні установи країни, великі корпорації, концерни, асоціації, товариства та компанії) для мережі підві­домчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за харак­тером діяльності, з метою створення методичної основи раціо­нальної організації діловодства, уніфікації заголовків однотипних

справ та встановлення для них єдиних строків зберігання й вико­ристовуються як методичні посібники під час складання індиві­дуальних номенклатур.