ПРОБЛЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ

Управление закупками оказывает возрастающее влияние на конечные результаты хозяйственной деятельности предприятий. Четкость функционирования данной подсистемы играет все более важную роль в повышении сбалансированности производства. Исходя из такого понимания значимости закупок, необходимо выявить проблемы, с которыми сталкиваются предприятия в этой области управления.

В настоящее время хозяйственная деятельность предприятия рассматривается в двух сферах: производства и обращения. Причем сфера производства долгое время занимала доминирующую позицию. Такой подход игнорировал проблемы, связанные с управлением закупками и сбытом. На самом же деле все участники хозяйственной деятельности предприятия должны оцениваться по степени их влияния на длительность цикла производства и реализации продукции, а также по величине затрат на его осуществление.

Первая проблема управления закупками состоит в том, что сегодня трудно выявить и оценить затраты, связанные с закупочным процессом на предприятии, и сопоставить их с результатами деятельности.

В практике отечественного учета затраты, связанные со снабженческой деятельностью, производством и сбытом, не выступают в обособленном виде. Это объясняется тем, что традиционная группировка затрат на предприятии по экономическим элементам и калькуляционным статьям не отражает тот и иной тип технологии, регламент движения материального потока по мере прохождения последнего - от закупки исходных ресурсов до продажи готовой продукции. Под типом технологии движения материального потока понимается способ изменения пространственного и временного положения, а также количественного и качественного состояния его элементов (материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции). Под регламентом - определенный набор типов технологии, их последовательность выполнения в процессе движения материального потока. В результате существующая система учета на предприятиях не позволяет выявить величину затрат в каждой отдельно взятой подсистеме и их динамику при изменении объема выпуска продукции.

Затраты в подсистеме “закупки” являются составной частью общих издержек, которые разбросаны по различным калькуляционным статьям. Так, в статьях “сырье и материалы” и “покупные изделия, полуфабрикаты” отображены расходы, включающие оплату транспорта по внешнему перемещению закупаемой продукции, погрузке, разгрузке. В статье “общехозяйственные расходы” - транспортные расходы по внутризаводскому перемещению, расходы по управлению снабжением, по содержанию лабораторий и служб, определяющих качество поступающих товарно-материальных ценностей, расходы по хранению запасов на общезаводских складах снабжения. В статье “общепроизводственные расходы” - расходы по хранению запасов, находящихся в цеховых складах.

Обособление затрат в подсистеме “закупки” позволит обеспечить контроль над их уровнем, создать условия для проведения эффективного анализа по выявлению резервов от упорядочения движения и использования материального потока, в конечном итоге - повысить эффективность этой части единого хозяйственного цикла и предприятия в целом. Но для этой цели недостаточно выявить места возникновения затрат, необходимо также установить, на какие экономические элементы они распадаются.

По нашему мнению, целесообразно, чтобы классификация затрат в подсистеме “закупки” учитывала функциональную роль расходов в снабженческой деятельности промышленных предприятий. Придерживаясь этого принципа, можно выделить следующие места образования затрат:

- управление закупками;

- завоз сырья, материалов, топлива, комплектующих и других материальных ресурсов;

- образование и содержание запасов;

- подготовка материальных ресурсов к производственному потреблению и снабжение рабочих мест (производственных цехов, участков).

Приведенная выше классификация позволяет решить триединую задачу: во-первых, сформулировать функции, которые составляют содержание закупочной деятельности; во-вторых, определить круг затрат, связанных с осуществлением этих функций; в-третьих, установить места возникновения затрат.

Центрами формирования первой группы расходов являются управление материально-технического снабжения (УМТС), отделы внешней кооперации (ОВК) и производственного оборудования (ОПО), а также юридический, финансовый, конструкторский и ряд других подразделений предприятия. По второй группе расходы формируются в УМТС, ОВК, ОПО, финансовом отделе, бухгалтерии, складском хозяйстве, транспортной службе, отделе технического контроля (ОТК). Центры формирования третьей группы расходов - УМТС, ОВК, ОПО, цеховые и общезаводские склады, бухгалтерия, ОТК и другие службы. По четвертой группе расходы формируются в УМТС, ОВК, ОПО, общезаводских и цеховых складах, транспортной службе, ОТК, бухгалтерии. Вычленение этих затрат, их анализ в привязке к центрам формирования и выполняемым функциям имеют большое значение для оценки достигнутого уровня организации закупок, ее влияния на устойчивое и высокоэффективное функционирование предприятия.

Выдвинутая идея требует и пересмотра методов оценки эффективности управления закупками, так как ни один из существующих показателей не позволяет оценить, с какими затратами связан процесс закупок.

Вторая проблема заключается в том, что в основе функционирования предприятия (системы) и его отдельных подсистем, в том числе закупок, заложен принцип четкого разделения управленческого труда. В итоге, обособленное рассмотрение управления закупок отражается не только на конечных результатах деятельности предприятия, но и на надежности его функционирования. Частные цели превалируют над общей целью предприятия. Под надежностью системы понимается способность обеспечивать своевременность поставок материальных ресурсов в заданном объеме и номенклатуре. Иногда такой подход может оказывать негативное влияние, так как не учитываются экономические интересы других подразделений, не используется в большем объеме системный подход. Поясним данное высказывание: максимальная надежность и максимальная эффективность управления закупками, как правило, не совпадают. Мероприятия по повышению надежности требуют дополнительных затрат. Противоречия внутри подсистемы закупок между затратами на повышение уровня надежности и потерями в связи со снижением его можно разрешить путем нахождения такого уровня надежности, который соответствует оптимуму суммарных затрат на управление закупками и потерь от дефицита материальных ресурсов. Именно такой подход позволит учесть противоречивые экономические интересы, возникающие внутри подсистемы закупок, а также на стыке с подсистемой производства.

Проблема номер два сводится к определению необходимого и достаточного уровня производственных запасов, который бы обеспечил не только непрерывность производственного процесса, но и оптимальный уровень затрат при осуществлении хозяйственной деятельности предприятия. Следует отметить: надежность поставок зависит не только от уровня запасов, но и от обоснованного расчета потребности в ресурсах, правильного выбора поставщика и формы поставок.

Однако для решения второй проблемы необходимо провести раздельный учет затрат в подсистемах «закупки» и «производство» для определения оптимальных затрат. Следовательно, данная проблема является следствием первой и упирается в пересмотр существующей системы учета затрат на производство и обращение материальных благ.

В свете вышесказанного констатируем, что перед управлением закупками стоят две основные проблемы, разрешение которых позволит повысить эффективность функционирования не только данной подсистемы, но и предприятия в целом. Первая заключается в выявлении и оценке затрат на управления закупками. Длительное игнорирование и недооценка роли сферы обращения послужили основной причиной невнимания к вопросам определения и оценки затрат предприятий на выполнение функций управления снабжением. В нескольких публикациях эта проблема была освещена чрезвычайно конспективно [1,20,67]. Однако даже в этих рамках авторы обратили внимание на важность разрешения этой проблемы.

Проблема номер два заключается в повышении уровня надежности системы. Уровень надежности функционирования предприятия традиционно связывают с запасами материальных ресурсов. Запасы действительно являются буфером, предотвращающим снижение уровня надежности поставок. Однако повышение надежности системы путем создания запасов рационально и возможно лишь в определенных пределах. Незнание этих границ приводит к необоснованному преувеличению роли запасов в повышении уровня надежности и вследствие этого к образованию сверхнормативных запасов, к снижению эффективности функционирования предприятия. На уровень надежности системы влияют не только уровень запасов, научно обоснованная потребность в материальных ресурсах, целесообразная форма поставки, а также в полной мере учет требований производства, но не только с позиции качества и цены ресурсов, но и с точки зрения затрат при последующей их обработке.

Недоучет интересов самого производства может привести к возникновению дополнительных затрат и снизить эффективность управления. Главная задача состоит в том, чтобы найти компромисс между эффективностью и надежностью.