Управление недвижимостью на оперативном уровне

. Управление на оперативном уровне заключается в исполнении задания (программы), полученной от управляющего тактического уровня. Основная задача оперативного управляющего - качественное содержание доверенного имущественного комплекса в процессе оперативного управления.Как правило, оперативный управляющий действует в рамках определенного для него бюджета (сметы) доходов и расходов. Он также заинтересован в улучшении экономических показателей.Оперативный управляющий выполняет три основные функции:- административное управление (расчеты с клиентами, контроль за повышением показателей использования имущества - снижение простоев, контроль за расходами на обслуживание имущества, отчетность);- техническое управление (текущие и плановые ремонты);- коммерческое управление (заключение договоров с клиентами, изучение спроса и предложения, подготовка предложений по инвестиционной политике, покупка и продажа имущества и др.).

Административное управление

1. Административное управление

В задачи администрации входят: регистрация, систематизация и обработка информации о всех приходящих и выходящих денежных потоках в процессе эксплуатации недвижимости, включая составление отчетов, согласно действующему законодательству. Этот перечень дополняется инструкциями управляющего на тактическом уровне. Помимо этого для нужд информационного обеспечения управления на оперативном и/или тактическом уровне производится сбор, систематизация и обработка информации, имеющей отношение к недвижимости и пользователям.

1. ИнкассоСогласно договору аренды пользователи обязаны ежемесячно или ежеквартально вносить оплату за предоставленное помещение. Арендная плата может облагаться или не облагаться НДС в зависимости от законодательства страны. Плата должна переводиться съемщиком на счет инвестора или управляющей организации в определенный момент времени (чаще всего, в начале месяца или квартала). Перевод суммы может проводиться путем автоматического инкассо (автоматического списывания со счета пользователя) или путем оплаты посланной фактуры. Арендная плата, как правило повышается на сумму аванса на обслуживание и, в некоторых случаях, на рекламу, который потом учитывается при окончательном произведении расчетов с пользователем. Администрация следит за рассылкой фактур и контролирует получение оплаты или задержки по оплате. В случае неуплаты пользователю направляется предупреждение, и, если необходимо, к должнику могут быть применены дальнейшие санкции.

2 Контроль за сменой жильцовОкончание или заключение нового договора аренды происходит согласно установленной процедуре. С этими операциями сопряжен обмен информацией между пользователем, управляющим фондами на тактическом уровне и некоторыми отделами управления на оперативном уровне (администрацией, техническим и коммерческим отделами). Полученные данные обрабатываются и в дальнейшем используются для проведения анализов и консультаций по вопросам политики управления.

3. Контроль за расходами на обслуживание

В договоре аренды указываются те услуги, выполнение которых управляющим на тактическом уровне приходится на пользователя. На основе сметы расходов определяется ежемесячный или ежеквартальный аванс, который учитывается в регулярно проводимых расчетах с пользователем. Объем пакета оплачиваемых пользователем услуг варьируется в зависимости от сектора рынка и типа договора.

Ежегодно проводятся расчеты всех расходов и внесенных авансов4. Составление отчетности

Техническое управление

Техническая эксплуатация — это комплекс взаимоувязанных мероприятий по обес-печению безотказной работы всех элементов, систем и оборудования объекта недвижимости в соответствии с его функциональным назначением втечение всего нормативного срока его службы. Она включает следующиебизнес-процессы:•           техническое обслуживание — соблюдение нормативных режимов и параметров, наладка инженерного оборудования и систем, технические осмотры зданий и конструкций;•       санитарное содержание — уборка помещений и здания, прилегающей территории;•    коммунальное обслуживание объекта — водо-, электро-, теплоснабжение и т.д.;•         планово-предупредительный ремонт — аварийный, текущий и капитальный.Генеральная цель управления этими направлениями технической эксплуатации недвижимости — поддержание эксплуатационных, инженерных итехнических характеристик управляемого объекта в состоянии, максимально удовлетворяющем потребности и ожидания клиентов (жильцов, покупателей и арендаторов) с минимальными временными, финансовыми и трудовыми затратами. Основными средствами ее достижения являются целевые программы и планы технической эксплуатации, на основе которых осуществляются планирование и контроль сроков исполнения мероприятий, объемов расходования ресурсов, прогнозирование и упреждение аварийных ситуаций. Разработка и реализация комплекса технической эксплуатации во свою очередь должна производиться посредством:• внедрения внутренних и нормативных стандартов (критериев) качества — параметров эксплуатационных качеств объекта недвижимости,которые должны соблюдаться в процессе технического обслуживания, санитарного содержания, коммунального обслуживания, проведения ремонтных работ:•           требований к функционированию объекта, его инженерных систем и норм сроков проведения и качества регламентных работ — осмотра, тестирования, подготовки к сезонной эксплуатации, уборки, ремонта и т.д.;•      норм расходования ресурсов — материальных, кадровых, финансовых и т.д.;•         проведения технического мониторинга и диагностики состояния здания и помещений, инженерных систем и оборудования.

Технический мониторинг объекта недвижимости — комплекс мер по диагностике, установлению и оценке признаков, характеризующих состояние зданий и сооружений. Основой комплекса является система технических осмотров (плановых и внеплановых), производимых управляющей (эксплуатирующей) организацией в процессе технического обслуживания здания, инженерных систем и оборудования, а также подготовки объекта недвижимости к сезонной эксплуатации. Вследствие этого особое внимание в реализации технического мониторинга должно быть уделено вопросам структуризации порядка и сроков проведения плановых осмотров и, кроме того, основаниям для осуществления внеплановых.

Коммерческое упрвление

Один из видов управления недвижимости является – коммерческое управление, целью которого может быть перепродажа объекта недвижимости или получение постоянного дохода. В большинстве случаев в качестве цели ставится рост доходов, уменьшение расходов и повышение ликвидности объекта недвижимости. Для этого управляющий определяют центры доходов и расходов, выявляет и исключает неэффективные информационные и денежные потоки и т. д. в процессе развития проекта управления объектом недвижимости, по мере возникновения внешних и внутренних факторов (продажа долей собственности, долги собственника и т. п.) стратегия развития проекта управления объектом недвижимости будет меняться.

Коммерческое управление зданием включает все работы (услуги) из технического управления и управления инфраструктурой с точки зрения экономики недвижимости. Коммерческое управление включает: 1.Управление проектами ремонта и реконструкции; 2.Управление договорами по эксплуатации (совокупность работ по оформлению, сопровождению, изменению и контролю всех договорных обязательств, которые необходимы для хозяйственной эксплуатации здания); 3.  Управление арендой; 4.Управление закупками и использования инвентаря; 5Сметы расчёты, контроль финансов. На сегодняшний день по коммерческому управлению зданием можно выделить следующую проблему: Управление площадями и аренда - это комплекс работ по рациональному использованию и управлению имеющимися площадями и объемами здания: 1.Учет всех имеющихся площадей и объемов; 2.Разделение площадей по затратам а их использование; 3.Документирование сведений об использовании площадей; 4.Расчет арендной платы; 5.Поиск арендаторов; 6.Организация переездов. Методы коммерческого управления недвижимостью

.Определение потребности в помещениях. Определение потребности в помещениях связано с основной деятельностью и зависит от тактических и стратегических задач. Решающими факторами при этом являются: расположение объекта, его размер, уровень качества, набор и планировка помещений.В качестве стратегии деятельности предприятия рассматривается его выход на внешний рынок либо расширение доли вутреннего рынка. На выбор экономического варианта размещения предприятия влияют: возможность получения местного сырья, работа субподрядчиков, наличие дешевой рабочей силы, удобство доступа клиентов и другие факторы. Часто говорят, что самыми важными являются три фактора недвижимости - это ее месторасположение, месторасположение и месторасположение. Требуемые размеры помещений определяются габаритами используемого оборудования. Иногда бывает удобно разработать пространственные стандарты (нормали) для разных видов деятельности: работы в офисе, помещения для переговоров, устройства общего офисного пространства; либо стандарты пространства, требуемого для организации поддерживающих услуг. Должны быть заранее определены и показатели качества помещения. На этапе проектирования строительства или реконструкции объекта управляющий, зная особенности рынка аренды и требований, предъявляемых к офисным помещениям, обеспечивает грамотную планировку помещений и оптимальное соотношение общих и арендуемых площадей, дает консультации по инженерным системам, обеспечивающим жизнедеятельность объекта. На этапе или реконструкции строительства специалист следит за качеством работ и их соответствием проекту, что позволяет сдать объект в эксплуатацию с наименьшими потерями и в срок, тем самым минимизируя дальнейшие затраты, связанные с доработкой объекта. Параллельно управляющий готовит программу развития и позиционирования объекта на рынке, Приобретение помещений выполняется в соответствии с заранее разработанным планом. Оборудование помещений должно размещаться по плану и соответствовать составу оборудования и каналам управления информацией с учетом профилактики и технического обслуживания как оборудования, так и помещений.

Управление рациональным использованием помещений по своему характеру является постоянной оперативной работой. Грамотное управление персоналом предполагает, что руководителю известно, где и кем выполняется работа. Правильно организованная информационная система на предприятии помогает управлять движением клиентов, посетителей, почты и т. д.

Управление фондом помещений. Владелец недвижимости постоянно участвует в формировании фонда помещений, который можно увеличить (новое строительство или приобретение) или уменьшить (продажа шга снос). Программа капитального ремонта помещений должна обеспечивать непрерывное повышение их качества в соответствии с рыночным спросом. Управление использованием помещений. Владелец должен иметь надежных и платежеспособных арендаторов.. Арендные ставки должны соответствовать рыночному уровню, с механизмом контроля за своевременной оплатой аренды, а в случае опоздания - принятием мер по ее принудительному взиманию

Сдача коммерческой недвижимости в аренду