Документ, його функціональні особливості. Діловодство як галузь людської діяльності.

Соціальне значення мови. Функції мови.

Через мову ми пізнаємо світ. Мова - найважливіший засіб спілкування людей, засіб вираження і пе­редавання думок, почуттів, волевиявлень. Звичайно, крім мови, вживають­ся й інші засоби: міміка;жести; азбука Морзе, азбука Брайля для сліпих.

Людська мова у ролі спілкування має універсальний характер: нею мож­на передавати все те, що виражається іншими сигналами, системами знаків, наприклад, мімікою, жестами, морськими чи дорожніми знаками; разом з тим, жоден із цих засобів спілкування не може конкурувати з мовою щодо повноти, чіткості й обсягу передаваємої інформації.

Номінативна функція. Це функція називання. Мовні одиниці, передусім слова, служать назвами предметів, процесів, якостей, кількостей, ознак тощо.

Комунікативна функція. Суть її полягає в тому, що мова використо­вується для комунікації - інформаційного зв'язку між членами суспільства.

Ідентифікаційна функція. Ідентифікація - уподібнення, установлення тотожності об'єктів на підставі тих чи інших ознак. 

Експресивна функція. Вона полягає в тому, що мова є універсальним засобом вираження внутрішнього світу людини.

Гносеологічна функція. За допомогою мови людина пізнає світ.

Мислетворча функція. Вона полягає в тому, що мова є засобом формування думки, оскільки людина мислить за допомогою мовних форм.

Естетична функція виявляється в тому, що за допомогою мови людина може сприймати красу і передавати їі іншим людям, бути творцем культурних цінностей.

Культуроносна функція. Мова - основа культури кожної нації, найбільший її скарб. Культура народу може розвиватися тільки мовою цього народу.

Фатична функція - це функція встановлення контактів, звертання уваги на себе. 

Волюнтативна функція - вираження волі щодо співрозмовника: прохання, запрошення,

порада, спонукання тощо.

Магічно-містична функція мови полягає у вірі людей у можливість за допомогою слова викликати богоявлення, оживити мертвих, подіяти на певний предмет чи особу, підкоряючи їх своїй волі.

Демонстративна функція - підкреслення вираження за допомогою мови своєї етнічної, національної приналежності.

Мова — явище системне, її функції виступають не ізольовано, вони виявляються у взаємодії. Відсутність чи неповнота використання якоїсь із них згубно впливає на мову в цілому.

9. Українська мова серед інших мов світу. Її територіальні діалекти.

Українська мова є національною мовою українців і однією з робочих мов 00Н.Поза межами України українська мова побутує серед українців західної та східної діаспори. Де тільки немає сьогодні наших земляків та їхніх численних нащадків, які є громадянами кількох десятків країн на різних континентах! У Південній та Північній Америці, у Австралії. Європі, Азії, Африці... В умовах багатоетнічного оточення вони зберігають у своєму середовищі українську мову, народні звичаї, культурні, мистецькі, побутові традиції, зрештою свою національну самобутність. Українські громади США і Канади організували мережу осередків української культури - бібліотеки, архіви, музеї, театри, хорові, музичні, танцювальні ансамблі, наукові товариства.Східна українська діаспора чисельніша, але унаслідок асиміляційних процесів кількість етнічних українців у східній діаспорі різко скоротилася, а українська мова продовжувала тут функціонувати лише в усній формі. Нині наша держава докладає чимало зусиль для зміцнення зв'язків з нашими краянами за кордоном, що сприятиме відродженню й духовному збагаченню українського народу, зростанню мовної культури, взаєморозумінню між народами.

Офіційно-діловий стиль. Та його характеристики.

Мовний стиль — це сукупність мовних засобів вираження, зумовлених змістом і метою висловлювання. Офіційно-діловий стиль — це мова ділових паперів, розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок тощо. Це один з найдавніших стилів. Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному й політичному житті, тексти офіційно-дідового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Однак для всіх текстів офіційно-ділового стилю характерні й спільні мовні риси:

1. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах дідових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення та способу оброблення.

2. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

3. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів.

4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.

5. Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.

6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості, постійності дії: рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає.

7. Найхарактерніші речення прості поширені Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв'язком.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту.

Документ, його функціональні особливості. Діловодство як галузь людської діяльності.

У сучасному офіційно-діловому спілкуванні неможливо обійтися без документів. Як основний вид ділового мовлення документи фіксують та передають інформацію, підтверджують достовірність, об'єктивність. За допомогою документів (ділові паперів) здійснюється регулювання ділових стосунків у різні сферах суспільного життя. Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Документи - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. До загальних функцій документа належать:

- інформаційна — будь-який документ створюється для збереження й передачі інформації; соціальна — документ є соціальне значущим об'єктом, оскільки його складання .зумовлене тією чи іншою соціальною потребою; комунікативна — документ є засобом зв'язку між фізичні ми особами, підприємствами, установами, організаціями, державними органами, їх підрозділами, філіями, представництвами; культурна — документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій.

До специфічних функцій документа належать:

• управлінська — документ є інструментом управління; правова — документ є засобом установлення, зміни та припинення правових норм і правовідносин у суспільстві; історична — документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства.

Кожен документ складається згідно з відповідними нормами та правилами. Діловодство (документаційне забезпечення управління) - Галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Спочатку термін з'явився в усному мовленні і означав процес вирішення справи: «справу робити» - вирішувати питання. У ході рішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього з давніх-давен і створювали документи, тому що усне слово, швидко, може бути забуто, спотворене при передачі або не так зрозуміло. Вже в XVI ст. вживаєтьсяслово справа як сукупність документів, що відносяться до якого-небудь питання. Вперше в цьому понятті

Сучасне діловодство включає:

• забезпечення своєчасного і правильного створення документів

(документування);

• організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка,облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовкадокументів для здачі в архів, знищення).

Робота по документаційному обслуговуванню в установах та організаціях здійснюється спеціальною службою – канцелярією.

Основні функції канцелярії установи:

прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;

оформлення і відправка вихідних документів;

стенографування і друкування документів;

контроль за виконанням документів;

формування справ і здача їх в архів;

зберігання і забезпечення використання документів;

методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;

підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

контроль за веденням операцій з документами.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Ділове листування

Складання листів – справжнє мистецтво, володіти яким необхідно.

Ділові листи не повинні бути надто довгими, якщо цього не вимагає ситуація. Намагайтесь уникати багатозначності та надміру іншомовних слів. Багатозначні слова звичайно актуалізуються у контексті і завда­ють менше клопоту. Ввічливість повинна бути духовною потребою кожної людини. Слід стежити за стилем вашої кореспонденції. Навіть якщо ви дуже сердиті, не можна давати цілковиту волю емоціям і перу. Прощальні фрази у діловій кореспонденції також можуть бути різ­ними. Якщо ви добре знайомі з адресатом, успішно співпрацюєте з ним уже не перший рік, можете закінчити листа дружніми фразами. Офіційне листування охоплює листи чи іншу форму кореспонденції, що надсилаються будь-яким офіційним особам від імені інших офіційних осіб.

Є два основні види офіційної кореспонденції:

а) офіційне листування між державними установами різних кра­їн, іноземними представництвами та їхніми посадовими особами (ноти, меморандуми, пам'ятні записки). Цей вид кореспонденції використовується в основному в дипломатичній практиці.

б) ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються при організації ділових контактів між фір­мами, організаціями тощо. Обов'язкові реквізити листів: Звертання, комплімент, підпис, дата, адреса.

Лист– це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді і що не потребують.1. До листів, що потребують відповіді належать листи – прохання, звернення, пропозиції, запити, вимоги. 2. До листів що не потребують відповіді належать листи попередження , нагадування, підтвердження,відмови,повідомлення,розпорядження, гарантійні і супровідні листи. За кількістю адресатів розрізняють: звичайні (надсилаються на адресу однієї інстанції), циркуляційні (надсилаються на низці установ), колективні (на одну адресу, але пишуться від керівників кількох установ).