Правовое обеспечение качества поставок

Под правовым обеспечением качества понимается использование средств и форм юридического воздействия на поставщика с целью обеспечения поставки продукции надлежащего качества и возмещения всех имущественных потерь, имевших место при поставке продукции ненадлежащего качества.

Основой в этой деятельности является Гражданский кодекс Российской Федерации, договор поставки и стандарт предприятия по закупкам. Поскольку Гражданский кодекс не детализирует целый ряд моментов, то широко практикуется ссылка в договорах на следующие, десятилетиями применявшиеся в отечественной практике, нормативные акты:

- «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления» (утверждена постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966 года № П 7);

- «Положение о поставках продукции производственно-технического назначения» (утверждено постановлением Совета Министров СССР в 1988 году).

Эти два нормативных акта советского периода утратили обязательный характер. Но если договаривающиеся стороны сочли возможным применить в своем договоре содержащиеся в них нормы или сослаться на них, то это вполне допустимо и даже рекомендовано Высшим Арбитражным судом, потому что в этих документах содержатся как раз те детали, которых нет в Гражданском кодексе, но которые необходимы для правильного разрешения вопросов имущественной ответственности при поставке некачественных материалов. Итак, стороны сами решают, применять ли эти нормы. В практике большинство субъектов их использует, и поэтому в дальнейшем мы будем излагать материал, условно предполагая, что предприятие, о стандарте которого мы пишем, в договоре применило нормы «Инструкции» и «Положения».

В первую очередь в стандарте должно быть указано, кто, как и в какие сроки должен установить факт поставки продукции ненадлежащего качества.

Начнем с того, кто должен участвовать в установлении факта поставки продукции ненадлежащего качества. После того как служба входного контроля обнаружила несоответствие качества продукции требованиям нормативно-технической документации, вызывают представителя поставщика для составления двустороннего акта. Вызов должен быть осуществлен в течение 24 часов с момента установления факта несоответствия. Поставщик обязан в течение суток сообщить о дате приезда своего представителя. Если он не отреагировал в установленный срок, то покупатель имеет право составить акт в одностороннем порядке или с приглашением нейтрального представителя. Если поставщик направляет своего представителя, то он должен прибыть в 3-суточный срок, не считая времени на дорогу. В случае его неявки в установленный срок покупатель имеет право на оформление акта в одностороннем порядке. Все вышесказанное обязательно, если договором предусмотрена двусторонняя приемка. Но может быть иная ситуация, если в договоре предусмотрена односторонняя приемка силами покупателя. Такое практикуется, когда поставщик доверяет покупателю. Может быть и иное решение, если договором предусмотрена приемка по поручению поставщика от его имени силами какого-то постороннего предприятия или организации. В зависимости от того, какой вариант предусмотрен договором для тех или иных материалов, в стандарте предприятия описываются те или иные процедуры оформления некачественных поставок, и весь персонал обязан строго соблюдать эти процедуры. При этом расписывается, какая служба вызывает представителя другой стороны и следит за сроками.

В какие сроки должна быть осуществлена приемка по качеству? Обычно это следующие сроки:

- при иногородней поставке - не позднее 20-ти дней с момента поступления на склад покупателя, а для скоропортящейся продукции - не более 24 часов;

- при одногородней поставке - не позднее 10-ти дней; для скоропортящейся продукции - не более 24 часов;

- для регионов Крайнего Севера - не позднее 30-ти дней; для скоропортящейся продукции - не более 48 часов.

Но в договоре могут быть и иные сроки, если стороны пришли к соглашению, что обычные сроки их не устраивают.

Машины, оборудование, приборы и другая продукция, имеющие гарантийные сроки службы или хранения, поступающие в таре, проверяются по качеству при вскрытии тары, но не позднее установленных гарантийных сроков.

Есть еще такое понятие, как скрытые недостатки. Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявились лишь в процессе монтажа, испытания, использования и хранения. Когда скрытые недостатки могут быть обнаружены в продукции лишь в процессе ее обработки, срок их обнаружения не должен превышать четырех месяцев, если в договоре не предусмотрены иные сроки. Если на продукцию установлен гарантийный срок, то скрытые недостатки могут быть установлены в пределах этого срока.

Всю эту информацию о сроках обнаружения недостатков рекомендуется поместить в стандарт предприятия, чтобы все работники предприятия, имеющие отношение к выявлению недостатков в поступающих материалах и комплектующих изделиях, владели ею. В том числе и рабочие, обрабатывающие материалы, занимающиеся их складированием, должны знать правила приемки материалов по качеству и не допускать случаев их нарушения.

С момента обнаружения недостатков продукция ненадлежащего качества должна храниться таким образом, чтобы ее ни в коем случае нельзя было перепутать с годной. Для этого должны быть выделены специальные помещения или какие-то участки на складах (изоляторы брака), либо такая продукция маркируется особым образом. Это очень важно. Нередко в практике, как мы уже говорили, бывают случаи, когда вызванный для составления акта о ненадлежащем качестве продукции, забракованной работниками ОТК, представитель поставщика не находит ее в наличии, потому что не осведомленные о ее забраковании производственники запустили эту продукцию в производство. Удовлетворенный такой ситуацией представитель поставщика-бракодела возвращается, не составив акта, и все усилия по входному контролю оказываются потраченными напрасно. Поэтому в стандарте предприятия должно быть четко обозначено, кто ответственен за организацию “изоляторов” бракованной продукции и кто имеет право разрешать задать ее в производство. В некоторых случаях, когда дефекты продукции исправимы и покупатель согласился их исправить своими силами, такой запуск материалов в производство возможен, но только после оформления акта.

Оформив совместно акт о ненадлежащем качестве, поставщик и покупатель должны одновременно решить следующие вопросы: об использовании продукции ненадлежащего качества, о выполнении поставки и об имущественной ответственности поставщика.

Могут быть три варианта дальнейшего использования продукции ненадлежащего качества:

- устранение дефектов и дальнейшее использование по первоначальному назначению;

- применение для менее ответственного назначения;

- окончательный отказ покупателя от использования.

Если стороны пришли к выводу, что после устранения дефектов продукция может быть использована покупателем, то следует решить вопрос о том, кто будет их устранять. Обязан устранять поставщик, но если покупатель согласен, то он может взять устранение дефектов на себя при условии, что поставщик полностью оплатит все издержки покупателя по устранению дефектов. Если дефекты устраняет поставщик, то устанавливается срок их устранения. В нашей российской практике покупатель очень часто устраняет дефекты, неся при этом огромные потери, и даже не задумывается над тем, что их можно было бы возместить за счет поставщика. Поясним на двух примерах.

Покупатель заказал бронзовые отливки для изготовления цилиндрических деталей диаметром 120 мм. При этом установил плюсовой допуск 2 мм. Фактически отливки имеют диаметр 123 мм. Что делает наш российский покупатель, не избалованный качеством поставок и не привыкший требовать соблюдения НТД? Он запускает отливки в производство, правильно рассудив, что сняв лишний миллиметр, получит годную деталь. Но ведь это снятие лишнего миллиметра и есть устранение дефекта, за которое можно было бы получить деньги с поставщика. Во-первых, за этот лишний миллиметр уплачены деньги, т.к. заготовка диаметром 123 мм тяжелее примерно на 1%, а отливка поставлялась по весу. Во-вторых, на обточку израсходована заработная плата, инструмент, амортизация и т.п. Все это обязательно следует взыскивать с поставщика. Польза при этом двойная: покупатель возместит расходы, которые в противном случае включаются незаметно в себестоимость, а поставщик, заплатив за свою неаккуратность немалые деньги, в следующий раз постарается не нарушать требования НТД.

Другой пример. Завод получил сырье, химический состав которого не соответствует НТД. Количество примесей несколько превышает установленную норму. Из этого сырья можно получить качественные изделия, но придется скорректировать технологию, и с этой корректировкой будет связано снижение производительности и повышение энергозатрат. Что делает сегодня наш получатель? Он запускает сырье в производство и не подумав вызывать поставщика, так как знает, что может получить годную продукцию. Считается бессмысленным тратить время, нервы, когда можно и так получить годную продукцию. А то, что это нежелание связываться с поставщиком обходится предприятию немалыми потерями, остается в большинстве случаев даже невыясненным. Предприятия же, всерьез занявшиеся входным контролем и установлением имущественной ответственности поставщика, выявляют огромные резервы снижения себестоимости, особенно за счет правильного подхода к устранению дефектов.

Если материалы могут быть использованы по иному, менее ответственному назначению, то это обговаривается сторонами, и одновременно решается вопрос пониженной цены.

Наконец, третий вариант, когда продукция вообще не может быть использована покупателем. Покупатель отказывается от права собственности на нее и берет ее на ответственное хранение на то время, пока поставщик не распорядится ею. Поставщику дается на это десять дней, если иные сроки не предусмотрены договором или не оговорены при оформлении акта. Поставщик может распорядиться такой продукцией следующим образом: забрать материалы к себе, попросить покупателя отправить их по какому-то адресу, если он нашел на них другого покупателя, или попросить покупателя продать эти материалы кому-то другому. Если поставщик не распорядился своим имуществом, то покупатель вправе поступать по своему усмотрению, вплоть до вывоза материалов на свалку. Нередки случаи, когда предприятия хранят месяцами, а то и годами, забракованные материалы, которыми не распорядился поставщик, только потому, что работники службы закупок не знают этих элементарных вещей. И никому не приходит в голову, что хранение стоит денег, если научиться их считать.

Если продукция окончательно забракована или принято решение об ее использовании по менее ответственному назначению, необходимо решить вопрос о поставке взамен нее качественной продукции или о восполнении поставки. Обычно восполнение поставки в срок, предусмотренный графиком поставки, считается обязанностью поставщика. Поясним на примере. Поставщик должен был поставить покупателю в июле 2003 года 10 т сырья и поставил их до 20 июля. Но при проверке оказалось, что 1,5 т - сырье ненадлежащего качества. Значит, поставщик обязан в июле же допоставить 1,5 т качественного сырья. Но может ведь оказаться так, что поставщик закончил поставку сырья только в конце июля, а его несоответствие качеству было выявлено, допустим, 15 августа. В этом случае восполнение может быть произведено в августе. Сроки могут быть и иные. Важно не забыть решить этот вопрос. Причем право решающего голоса в определении сроков восполнения поставок, конечно, за покупателем.

Рассмотрим вопрос об имущественной ответственности за поставку продукции ненадлежащего качества. В соответствии со статьей 475 Гражданского кодекса покупатель может требовать:

- соразмерного уменьшения цен;

- безвозмездного устранения недостатков;

- возмещения расходов на устранение недостатков своими силами;

- возврата денег;

- замены товара.

Помимо этого, покупатель имеет право на полное возмещение убытков, обусловленных некачественной поставкой, включая недополученную прибыль.

Начнем с соразмерного уменьшения цены. Допустим, покупатель заказал продукцию первого сорта, но при рассмотрении с поставщиком качества фактически поставленных изделий было установлено, что поставленная продукция соответствует второму сорту и может быть использована для менее ответственного назначения. Естественно, что и цена будет понижена до цены второго сорта.

Может быть и другой вариант. Покупатель согласился устранить недостатки своими силами и предлагает уменьшить цену с учетом предстоящих ему расходов. Это надежнее, чем потом взыскивать с поставщика сумму, соответствующую расходам на устранение дефектов. Этот вариант применим, когда покупателю заранее известны будущие расходы. Если нет, то он требует возмещения расходов после устранения дефектов. Возврат денег за продукцию, которую покупатель не может использовать, широко практикуется, если замена товара не может быть произведена достаточно быстро, либо в том случае, если покупатель отказывается от замены.

Теперь перейдем к убыткам. Рассмотрим пример. Покупатель приобрел подшипники, которые были установлены в машины, являющиеся продукцией покупателя. В этих подшипниках имелись скрытые дефекты, выявившиеся при стендовых испытаниях машин перед отправкой их заказчику покупателя. Покупатель был вынужден машины разобрать и заменить подшипники. На это ушло время, и в результате покупатель не смог своевременно выполнить заказ, за что был уплачен штраф заказчику. Убытки в данном случае заключались в расходах на дополнительную сборку и разборку машин и уплату штрафа. Все это покупатель вправе предъявить своему поставщику.

В договоре могут быть также предусмотрены штрафные санкции за поставку продукции ненадлежащего качества. В стандарте должно быть указано, кто определяет величину всех видов имущественных претензий и в какие сроки.

Особо следует остановиться на скрытых недостатках, выявляемых в период действия гарантийного срока. В соответствии со статьей 471 Гражданского кодекса исчисление гарантийного срока начинается с момента передачи товара, если иное не предусмотрено договором. Обычно для машин, механизмов и других видов оборудования исчисление гарантийного срока в договорах предусматривается с момента ввода в эксплуатацию, но не позднее 6 месяцев с момента передачи для действующих и 9 месяцев для строящихся объектов. Если были обнаружены недостатки и товар был заменен, то на новый товар исчисление гарантийного срока начинается с момента замены.

Гарантийный срок на комплектующие изделия тот же, что и на основное изделие. Это особенно следует учитывать при заключении договоров на комплектующие, чтобы продолжительность их гарантийного срока превышала гарантийный срок оборудования, которое ими укомплектовывалось на время оперативного хранения на складе и монтажа.

Если гарантийный срок менее 2 лет, то в соответствии со статьей 477 Гражданского кодекса скрытые недостатки могут выявляться после окончания гарантийного срока, но не позднее 2 лет. Это новая норма в российском законодательстве. Если гарантийного срока вообще нет, то скрытые недостатки могут обнаруживаться в течение 2 лет, если иное не предусмотрено договором. В статье 476 указывается, что обычно продавец отвечает за недостатки, если покупатель докажет, что они возникли до передачи товара покупателю. Если на товар установлен гарантийный срок, то при обнаружении недостатков во время его действия продавец должен доказывать, что они возникли после передачи. Это очень важный момент, поскольку точно установить природу возникновения недостатков после какого-то времени эксплуатации или использования достаточно сложно. И тот, на ком лежит бремя нахождения доказательств, оказывается в проигрышном положении. Образно выражаясь, “презумпция невиновности” в период гарантийного срока - за покупателем.

После того как установлен размер имущественной ответственности поставщика, покупатель в письменной форме направляет ему претензию, в которой указывается взыскиваемая сумма и обоснование для ее предъявления. Претензия отправляется заказным письмом либо вручается под расписку. К ней прилагаются подлинные документы, подтверждающие требования. Поставщик имеет право рассматривать претензию в течение 30 дней с момента ее получения и должен либо ее удовлетворить, либо мотивировано отказать. При удовлетворении претензии поставщик дает поручение банку на перечисление средств покупателю. Если в установленный срок поставщик не отреагировал на претензию, либо его ответ не устраивает предприятие, предъявившее претензию, то оно предъявляет иск в арбитражный суд.

В стандарте должны быть обозначены действия каждого из подразделений по организации претензионной работы со сроками исполнения. Для того чтобы иметь возможность уложиться в довольно сжатые сроки, на предприятии должны иметься разработанные типовые методики по определению убытков и должен вестись соответствующий первичный учет. Значит, в стандарте должно указываться, кто разрабатывает эти методики и кто организует ведение учета. Все это довольно трудоемкая работа, но когда она налажена, то имеет огромную отдачу в виде возмещения убытков, которые раньше скрывались в себестоимости. Опыт показывает, что затраты на проведение работы по входному контролю и предъявлению претензий окупаются в десяти-двадцатикратном размере и, что не менее важно, повышают качество продукции предприятия.