Подготовка и передача документов в архив войскового правления

Структурные подразделения передают в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача производится по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению после завершения текущего года.

Дела с исполненными документами временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат передаче. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

Передача дел в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению осуществляется по графику, утверждённому войсковым атаманом.

Выявленные при приёме дел сотрудниками структурного подраз-деления войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению недостатки в формировании дел и их оформлении должны быть в месячный срок устранены ответственными за делопроизводство сотрудниками структурного подразделения, передающего документы в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ответственные за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий группируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению независимо от сроков хранения дел. Отбор документов к передаче в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению или к уничтожению осуществляется сотрудниками структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению. По результатам отбора документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении документов и дел с пометкой «До минования надобности» к уничтожению.

Структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению ведёт учёт дел, принятых на хранение.

Выводы по второй главе: Ежедневно в организациях и учреждениях госреестра разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в подразделениях после окончания работы с ними, до поступления их в архив или же санации.

Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления –обеспечение сохранности документов в деятельности казачьих обществ внесённых в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации, в ходе которого решается важнейшая задача системы документооборота организации. И лишь только централизованная система учета и хранения документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую административно-управленческую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства. Организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в войсковом правлении.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение компьютерных систем для повышения эффективности работы документационной службы в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

Кадровая документация в мобилизационно-кадровых службах правлений казачьих обществ имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в канцелярии правления казачьего общества), и при архивном хранении она является первоисточником информации для граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в мобилизационно-кадровых службах правлений казачьих обществ позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.Указ Президента РФ от 09.08.1995 № 835«О государственном реестре казачьих обществ в Российской Федерации», в первоначальной редакции, а также в ред. Указов Президента РФ от 16.04.1996 № 563 и от 30.04.2009 № 485 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=87468;fld=134;dst=100018;rnd=0.2762588078621775#0

2.Указ Президента РФ от 16.04.1996 № 563 «О порядке привлечения членов казачьих обществ к государственной и иной службе» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=153354;fld=134;dst=100018;rnd=0.5583852943964303#0

3.Указ Президента РФ от 30 декабря 1999 года № 1740 «О внесении изменений и дополнений в акты Президента Российской Федерации по вопросам казачества» [Электронный ресурс]. – Режим доступа:

http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=153387;fld=134;dst=100008;rnd=0.437152684899047#0

4.Указ Президента РФ от 21 марта 2005 г. № 316 «Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Президента Российской Федерации»[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=153355;fld=134;dst=100017;rnd=0.44604131393134594#0

5. Федеральный закон от 5 декабря 2005 г. N 154-ФЗ О государственной службе российского казачества[Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://rg.ru/2005/12/08/kazachestvo.html

6. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 93 «О видах государственной или иной службы, к которой привлекаются члены хуторских, станичных, городских, районных (юртовых), окружных (отдельских) и войсковых казачьих обществ»[Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://rg.ru/2010/03/05/sluzhba-dok.html

7. ГОСТ Р 6. 30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. : Изд-во стандартов, 2003. – 19 с.

8. ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М. : Изд-во стандартов, 1998. – 11 с.

9. ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст) (ред. от 04.03.2004) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://legalacts.ru/doc/gost-r-51511-2001-gosudarstvennyi-standart-rossiiskoi-federatsii/

10. ОКП, код 95 7570 Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://classinform.ru/okp/957570.html

11. ОКПД 2 код 17.23.13.141 Бланки личных документов строгого учета [Электронныйресурс].–Режим доступа: https://customsforum.ru/okpd2/kod17.23.13.141.html

12. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 : утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299

13. Емельяненько, А.П. Документоведение и делопроизводство / А.П. Емельяненко – М.: Издательство МГУ, 2004. – 185с.

14. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления/ М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов - М.: ИНФРА-М, 2003. - 472с.

15. Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления / А.Л. Комышев - М.: Дело и Сервис, 2000. - 224с.

16. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2002. - 384с.

17. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко - Киев: Знания, 2001. - 460с.

18. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин - М.: Прогресс, 2008. – 462с.

19. Моисеев, Р. Н. Современное документоведение / Р.Н. Моисеев - М.: АСТ, 2007. - 377с.

20. Электронные документы: создание и использование в публичных библиотеках: Справочник. – Спб: Гардарики, 2007. – 411с.

ПРИЛОЖЕНИЕ  2