Особенностихранения различных видов документов, образующихся в деятельности казачьего общества

В казачьих обществах госреестра вопросами кадрового и мобилизационного учёта занимается канцелярия которая является структурным подразделением Правления (Приложение №1) и непосредственно подчиняется Начальнику штаба. В Положении о службе управления персоналом прописаны деятельность, цели, тактика, структура, функции, права подразделения.

В своей деятельности канцелярия руководствуется: миссией, стратегией и целями Общества и службы; положениями службы; Уставом казачьего общества; локальными нормативными актами, касающимися деятельности подразделения, действующим законодательством РФ в отношении казачества; приказами и распоряжениями вышестоящего руководства; штатным расписанием; Трудовым законодательством РФ; Государственным стандартом в области охраны труда и пожарной безопасности.

Обычно в канцеляриях правлений казачьих обществ существует Положение о мобилизационно-кадровой службе, которое состоит из следующих разделов:

1. Общие положения,

2. Задачи,

3. Структура,

4. Функции,

5. Взаимоотношения с другими подразделениями,

6. Права,

7. Ответственность.

Существует ряд кардинальных отличий делопроизводства в ВКО ГРКО РФ от общих принципов управления нежели других организаций:

1. Верховным органом управления казачьего общества является Казачий круг (сход) общества и протокол Круга казачьей организации является распорядительным документом

2. Хотелось бы отметить строгую процедуру многоуровнего допуска зависящую от статуса документа. Развитую систему внутрислужебной документации мобилизационной готовности, воинского учета и бронирования

4. Штатное расписание –определяющее структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в казачьем обществе.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в канцелярии), и при архивном (в архиве самого казачьего общества, архиве войскового казачьего общества или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав. Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России

При оформлении организационно-распорядительных документов казачьего общества (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения сотрудников под личную роспись. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов. К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе канцелярий правлений относятся: положение о кадровой службе, должностные инструкции сотрудников, правила внутреннего служебного распорядка, штатное расписание, график отпусков; Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями правления, права, ответственность.

Правила внутреннего распорядка представляют собой документ, регламентирующий служебную организацию общества (Уклад). Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения, основные права и обязанности казачьего общества, основные права и обязанности казаков, служебное время и его использование, время отдыха, поощрения, дисциплинарные взыскания. Каждому казаку казачьего общества доводят правила Уклада под личную роспись.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в казачьем обществе. В соответствии с Трудовым кодексом и другими нормативными ведомственными актами Российской Федерации штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом Атамана казачьего общества или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех сотрудников непосредственно в структурном подразделении казачьего общества. Обычно доведение проводится под роспись. Однако это не исключает обязанности Атамана уведомить каждого служащего о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

Распорядительная деятельность казачьего общества документируется в основном посредством издания приказов Атамана. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов подготавливаются писарем канцелярии, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются Атаманом казачьего общества. Подписанный Атаманом приказ регистрируется писарем канцелярии. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о заключении трудовых договоров, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании ,поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм. Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

Информационно-справочные документы: протоколыАтаманского правления, заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении дисциплины, переписка по вопросам службы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими должностными лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности казачьего общества и его подразделений, отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию. Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. в дела.

При централизованном ведении делопроизводства в казачьем обществе дела формируются и хранятся в канцелярии правления. Это характерно для небольших обществ, в которых за делопроизводство отвечает один работник - писарь канцелярии правления.

При формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архива казачьего общества и архива войскового правления: в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату; приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка; в дело группируются документы одного календарного года.

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельные дела. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером. Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов внутри дела. Документы дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени в хронологической последовательности (например, входящие документы - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный - группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию.

1. По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т.д.

2. При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов и т.д.

Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (заключение-расторжение договоров, штатное перемещение, командировки и т.д.), рекомендуется группировать в отдельные дела. Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам. Лицевые счета по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий. В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Независимо от того, какой основной признак лежит в основе формирования дела, документы в пределах всех групп документов располагают по хронологии. При заведении дела в канцелярии правления, обязательно оформляют его обложку. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив казачьего общества.

При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ: полное название организации, если оно официально признано, т.е. зарегистрировано государственными органами; название структурного подразделения; индекс структурного подразделения, порядковый номер дела в номенклатуре; заголовок дела, т.е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, так же переносится на обложку из номенклатуры без изменений срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить постоянно и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

Соблюдение правил формирования и оформления дел в канцелярии правления позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

Дела мобилизационно-кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится писарем канцелярии правления. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.