Оперативное хранение документов: основные понятия и сущность

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Оперативное хранение документов - хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где документы в большом количестве всегда должны быть под рукой [16] .

Правильная организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов.

Принципы оперативного хранения документов:

- Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный режим (около 20 C, при относительной влажности не превышающей 55%). Ни в коем случае нельзя допускать, чтобы в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны;

- Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному официальному запросу, выдача справок и снятие копий документов также должна контролироваться архивариусом.

- Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним. Целесообразно составить список лиц с уровнем допуска, которые могут быть допущены к определенным документам в зависимости от уровня их конфиденциальности.

- Оперативность. Основным принципом оперативного хранения документов является быстрый доступ к ним. Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку. Для оперативности поиска дела в архиве должны устанавливаться корешками наружу, их обложки - иметь максимально информативные подписи, а каждое дело - содержать внутреннюю опись. Кроме того, можно разделить документы на часто и редко используемые. Очевидно, что те документы, которые используются чаще, должны находиться ближе.

- Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению. При этом составляется соответствующий акт и организуется вывоз документов к месту утилизации [15] .

Выполнение этих условий гарантирует сохранность документов, порядок в офисе и эффективную организацию работы всех подразделений.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы. Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них.

Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенном порядке применяется несколько видов технических средств: лотки, кассеты, картотеки настольные и другие. Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее эффективна для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Внедрением в рабочий процесс персональных компьютеров с соответствующим программным обеспечением. Системы электронного документооборота. Целесообразность применения таких инноваций определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним. Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.

Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Хранение папок с документами на открытых стеллажах не рекомендуется. Как вариант возможно кратковременное хранение документов в многоэтажных лотках для бумаг, но только при полной гарантии их сохранности.

Хранение исполненных бумажных документов осуществляется только в папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель», «регистратор» используются для документов только в оперативной деятельности, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Возможно хранение документов в неподшитом виде в полностью закрывающихся папках, коробках, пластиковых конвертах - «файлах». Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать специальные папки с мягкой системой крепления на шнурках или специально изготовленные для этих целей коробки. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности, а главное, документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве без пересистематизации.

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

-документы текущего управления;

-документы, отобранные для постоянного или длительно хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архивный фонд Российской Федерации;

- собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведена и исполнения [15] .