ГЛАВА 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Хабаровский государственный институт культуры»

Факультет искусств и социокультурной деятельности

Кафедра библиотечно-информационной деятельности, документоведения и архивоведения

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

НА ПРИМЕРЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАЗАЧЬИХ ОБЩЕСТВ, ВНЕСЁННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕЕСТР КАЗАЧЬИХ ОБЩЕСТВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Курсовая работа по дисциплине

«Организация и технология документационного обеспечения управления»

Хабаровск

2018

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..				3
ГЛАВА 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕН-ТОВВ ОРГАНИЗАИИ……………………………………………………				7
	1.1.	Оперативное хранение документов: понятие, регламентация.......		7
	1.2.	Группировка и формирование дел…………………………………		11
ГЛАВА 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАЗАЧЬИХ ОБЩЕСТВ ВНЕСЁННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕЕСТР КАЗАЧЬИХ ОБЩЕСТВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ………………………………………………………………….				20
	2.1.	Особенности государственной службы казачьих обществ, вне-сённых в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации……………………………………………………..		20
	2.2.	Особенности хранения различных видов документов создающихся в деятельности казачьего общества.......................................		23
	2.3.	Практические технологии оперативного хранении документов сложившиеся в некоторых казачьих обществах…………………..		30
		2.3.1.	Организация оперативного хранения документов..............	30
		2.3.2.	Формирование дел………………………………………….	31
		2.3.3.	Оформление дел…………………………………………….	34
		2.3.4.	Составление, оформление описей дел и актов уничтожения документов.......................................................................	37
		2.3.5.	Подготовка и передача документов в архив войскового правления................................................................................	43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..				43
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………..				45
	Приложение № 1 Примерная схема типовой структуры органов управления войскового казачьего общества..............................................			48
	Приложение № 2 Образец карты-заместителя дела……………………..			49
	Приложение № 3 Образец оформление обложек дел…………………...			50
	Приложение № 4 Образец внутренней описи…………………………..			51
	Приложение № 5 Образец заверительной надписи...................................			52
	Приложение № 6 Образец описи дел структурного подразделения войскового казачьего общества…………………………………………..			53
	Приложение № 7 Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению……………………………………..			54
	Приложение № 8 Образец акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению………………………………………………………..			56

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Для четкой организации документационного обеспечения управления, документы организации - как поступающие в нее извне, так и нарабатываемые в процессе повседневной работы внутри ее структурных подразделений, должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки командно-управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера, подлежат, по окончании работы с ними, текущему хранению. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой - что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Оперативное хранение документов- хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где документы в большом количестве всегда должны быть под рукой. Правильная организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов.

Хранение документов организуется и осуществляется в специально оборудованных помещениях службы документационного обеспечения управления, где постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.). Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица, ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов.

Цель данной работы рассмотреть особенности обеспечения сохранности документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решит следующие задачи:

1. выявить и проанализировать публикации по теме изучения;

2. рассмотреть понятие «оперативное хранение документов» и особенности регламентации оперативного хранения документов;

3. изучить особенности группировки и формирования дел;

4. рассмотреть организацию хранения документов в казачьих обществах внесённых в государственный реестр казачьих обществ в российской федерации;

Объект исследования – делопроизводство казачьего общества госреестра, предмет – система сохранности документов.

Теоретическая база изучения. В процессе написания курсовой работы были использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие:

1) правовую и организационную основы Государственного реестра казачьих обществ в Российской Федерации (Указ Президента РФ от 09.08.1995 N 835 (ред. от 30.04.2009) «О государственном реестре казачьих обществ в Российской Федерации»)

2) правовую и организационную основы несения российским казачеством государственной службы (Федеральный закон от 5 декабря 2005 г. N 154-ФЗ «О государственной службе российского казачества»)

3) организацию делопроизводства (ГОСТ Р 6. 30–2003, ГОСТ Р 51141–98 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93).

Использование законодательных актов и нормативно-методических документов было продиктовано темой исследования. ГОСТ Р 6. 30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (ГОСТ Р 51511-2001), бланки личных документов строгого учета.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Требования ГОСТ Р6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30-2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных предприятий и организаций.

ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В качестве методического материала по оперативному хранению документов подразделений, использованы:

Типовая инструкция по делопроизводству в войсковом правлении войскового казачьего общества, внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации,

Примерный порядок оформления документов в войсковом правлении казачьего общества, внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации.

Использовались в работе научные, учебные, практические материалы, подготовленные ведущими специалистами-документоведами:Т.В. Кузнецовой [16], М.В. Кирсанова [14], А.П. Емельяненко [13], М.В. Ларина[18] и др.

Метод изучения – содержательный анализ публикаций.

Научно-практическая значимость работы.Правильно организованный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления учреждения. Он исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических процессов конкретного подразделения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность казачьих обществ, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

Вот почему данная тема является очень важной для изучения:в управлениях и службах Войсковых казачьих обществ государственного реестра казачьих Российской Федерации в практическом применении, а также курсантам казачьих командных школ и курсов, студентам профильных учебных заведений при изучении аспектов оперативного хранения в документационном обеспечении управления.

Данный курсовая работа имеет следующую структуру: введение, основная часть (2 главы), заключение, библиографический список и приложения.

 Во введении обоснована актуальность выбора темы, определены предмет, объект, цель и соответствующие ей задачи, охарактеризованы методы исследования и источники информации, показаны научная и практическая значимость, выявлена проблема и поставлена гипотеза.

В первой главе рассмотрены общетеоретические вопросы, определя-ются основные понятия, принципы и особенности обеспечения сохранности документов в деятельностипредприятия.

 Во второй главе, практической, рассмотрены те же понятия в деятельности казачьих обществ внесенных в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации., на практической основе Правления ВКО (войскового казачьего общества) госреестра.

 Заключение имеет аналитический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также делается анализ перспектив и тенденций развития оперативного хранения документов, сделаны выводы и предложения. Результаты исследования могут быть применены на практике.

Библиографический список содержит 20 источников по теме.

В Приложениях представлены следующие материалы: примерная схема типовой структуры органов управления войскового казачьего общества; образец карты-заместителя дела; образец оформление обложек дел; образец внутренней описи; образец заверительной надписи; образец заверительной надписи; образец описи дел структурного подразделения войскового казачьего общества; образец акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

ГЛАВА 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ