Составление, оформление описей дел и актов уничтожения документов

На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции, составляются описи дел.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются (Приложение № 6).

В войсковом правлении в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению. По этим описям в конце года документы сдаются в структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Войскового правления, которую готовит структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

Описи дел составляются следующим образом:

• В графе 1 каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

• порядок нумерации дел в описи - валовой;

• В графе 2 описи дел проставляется индекс каждого дела по номенклатуре дел, который должен соответствовать индексу, проставленному на обложке дела.

• В графе 3 описи дел указывается заголовок дела (тома, части), данный в номенклатуре дел. Если заголовок дела уточняется и изменяется в процессе формирования дела и не совпадает с заголовком в номенклатуре дел, то в опись дел включается заголовок, который написан на обложке дела.

• При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголов-ками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

• В графу 4 описи дел переносятся даты с обложки дела, которые должны соответствовать датам самого раннего и самого позднего документов дела.

• В графе 5 описи дел указывается количество листов в деле, которое проставлено на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

• Графа 6 опускается в описи дел постоянного хранения.

• Графа 7 описи дел «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и для других отметок.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один их которых передается вместе с делами в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, а второй остаётся в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

На основании описей дел структурных подразделений структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению составляет сводную опись дел Войскового правления.

В сводной описи дел Войскового правления должны быть историческая справка, предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

 Сводная опись дел Войскового правления составляется в четырёх экземплярах и утверждается войсковым атаманом.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 7) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению структурное подразделение войскового правления имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Уничтожение документов, срок хранения которых определен как «До минования надобности» (ДМН), и копий документов, утративших практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится после составления акта об уничтожении документов (приложение № 8). Акт об уничтожении документов согласовывается со структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению и утверждается руководителем структурного подразделения.

В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.