Технология оперативного хранении документов сложившиеся в некоторых казачьих обществах

Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению войскового правления дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению войскового правления.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение № 2). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Формирование дел

Формирование дел, то есть группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. Номер дела, в который должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудниками структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения необходимо помещать в отдельные дела;

в дело следует помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку. За основу заголовка дела берется формулировка, данная в номенклатуре дел структурного подразделения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения;

в дело следует включать по одному экземпляру каждого документа, нельзя подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

в дело следует подшивать только исполненные и правильно оформленные документы, то есть имеющие соответствующие реквизиты: подпись с расшифровкой, визы с расшифровкой, дату регистрации документа, регистрационный номер, отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

незарегистрированные, неисполненные и неправильно оформленные документы следует возвращать исполнителю для их исполнения и оформления;

в дело следует подшивать документы одного календарного года (исключение составляют личные, переходящие дела);

заверенные ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

приложения к документам должны быть помещены в дело вместе с документами, к которым они относятся. В случае отсутствия приложения на документе необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение. Приложения, объем которых превышает 250 листов, должны помещаться в отдельный том;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов (частей).

Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручения, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на это поручение дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Подшивка документов к ним возможна в отдельные дела, но прием этих документов в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению осуществляется строго в объединенном виде.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение дел членов казачьих обществ осуществляется по аналогии с принципами, закрепленными Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01.06.1998 г. № 640.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При формировании дел с перепиской необходимо учитывать то, что все они формируются, как правило, по корреспондентскому признаку.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дел

Оформление дел проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем сотрудников структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 3), нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа - заверителя дела, подшивку и переплёт дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дела в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, лист-заверитель дела не составляется.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме:

наименование войскового правления указывается полностью, с указанием официально принятого сокращения наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения войскового правления в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел войскового правления;

заголовок дела – переносится из номенклатуры дел войскового правления;

дата дела – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности документов, включённых в дело и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов, нумеруются. Нумерация листов в деле производится чёрным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером - каждый лист вложения.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.

В начале дела для учёта документов помещается внутренняя опись документов дела. В неё включаются сведения о документах.

Внутренняя опись документов составляется на отдельных листах по установленной форме (Приложение № 4).

К внутренней описи документов дела прилагается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включённых в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается её составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.

В конце дела на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись (Приложение № 5).

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи.

Лист-заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твёрдую обложку из картона таким образом, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.