Стадії управлінського циклу

Наступний крок - структуризація стадій управлінського циклу. В поняття "стадія управлінського циклу" включається відносно відособлена частина процесу вирішення управлінських завдань, в рамках якої виконуються певні процедури, тобто обов'язковий порядок послідовних дій. Окрема дія, що розглядається в її внутрішньому зв'язку з рештою елементів процедури, може бути охарактеризована як операція.

До першої, цільової стадії управлінського циклу можуть бути віднесені наступні процедури і операції: виявлення головної, пріоритетної проблеми, усвідомлення необхідності її вирішення, формулювання мети.

Виявлення проблеми, яку належить вирішувати, є пізнавальним процесом. Особливо важливе значення тут має оволодіння суб'єктом управління всім арсеналом методів наукового пізнання: спостереження, порівняння, експеримент, абстрагування, системний аналіз, синтез, "мозковий штурм", моделювання, прогнозування, проектування, інноваційні ділові ігри та ін. Свідоме і цілеспрямоване використовування всього комплексу пізнавального інструментарію сучасної науки дає можливість суб'єкту управління зробити правильні висновки. Специфіка цих висновків в області управління полягає саме у визначенні головної проблеми, вирішення якої диктується необхідністю інноваційного прориву.

Одна з найважливіших умов ефективності управління — своєчасність виявлення і усвідомлення проблем, які належить вирішувати. Найчастішою помилкою суб'єкта управління праці є невчасність ухвалення рішення: або момент, коли слід діяти, взагалі пропускається, або дещо робиться, але вже із запізненням або передчасно. Помилки такого роду пояснюються не тільки недосвідченістю кадрів. Частіше вони криються в недоліках самої системи управління.

Аналіз залежності між тривалістю циклу і ефектом управління показує, що чим менше цикл, тим ефективніше рішення.

Як правило, ухваленню управлінського рішення передують певні зміни як в об'єкті, так і в суб'єкті управління. У соціальній діяльності постійно виникають нові явища і процеси. Ще до повного їх розгортання виявляються відповідні симптоми і тенденції, які для досвідченого керівника служать достатньою підставою і стимулом, щоб вивчити проблему і при необхідності знайти її вирішення. "Відчути" виниклу ситуацію для ухвалення рішення і діяти на випередження - перша вимога до керівника.

Динамізм сучасного життя, такий характерний для перехідного етапу, вимагає від керівника розвинутого відчуття нового, здатності до правильного аналізу процесів, до ухвалення ефективних рішень. Індивідуальна здатність керівника розвивається і посилюється за допомогою використовування ефективних засобів аналізу керованих об'єктів, таких, як соціологічний моніторинг, контрольна сигналізація, дієвий зворотний зв'язок та ін. Їх призначення - бути своєрідним "радаром", який уловлює відхилення і несприятливі тенденції.

Правильне формулювання завдань управління вимагає: зібрати інформацію про соціальні, політичні, організаційно-технічні, економічні і інші процеси, які можуть привести до виникнення соціальних проблем; підготувати інформацію, яка відображає взаємозв'язок між цими процесами і причинно- наслідковою залежністю, а також дає змогу зробити необхідні висновки; проаналізувати вимоги населення про назрілі, але ще не вирішені проблеми; провести порівняння між нормами соціальної поведінки і нормами, які є в організації, щоб розкрити відмінність між ними; сформулювати проблему, порівнюючи зміст ухвалених рішень з досягнутими результатами.

Доцільової фази управлінського циклу відносяться також наступні види діяльності: оцінка актуальності проблеми; аналіз наявної і бажаної структури суб'єкта і об'єкта управління; початковий опис виниклої ситуації. Найважливішою процедурою на цій стадії управлінського циклу є визначення мети, побудова "дерева мети". У зв'язку з цим зростає знання теорії і технології цілепо лягання.

Визначення мети і усвідомлення необхідності вирішення даної проблеми - надзвичайно важливий, але тільки початковий етап у підготовці рішення. Потім у всій своїй складності постає питання про набір і послідовність операцій, які слід здійснити для вироблення оптимального рішення.

У типових ситуаціях суб'єкт управління формулює своє рішення на основі досвіду і встановлених правил в організації. У таких випадках достатньо інтуїції і досвіду, щоб відреагувати на виниклу проблему.

Інший підхід потрібний, коли вимагається ухвалювання стратегічних рішень в умовах високого ступеня невизначеності. У цьому випадку завдання суб'єкта управління полягає в тому, щоб подолати цю невизначеність, забезпечити ухвалення максимально обґрунтованого рішення. Найістотніша частина цього завдання - збір і обробка необхідної інформації (в інформаційно- аналітичних центрах). Вирішення завдання відбувається на другій стадії управлінського циклу, яка може бути названа дескриптивною (описовою).

Вироблення науково обґрунтованих рішень припускає всесторонній аналіз керованих об'єктів. Знання тільки окремих фактів недостатньо для виконання цієї вимоги. Тому переробка інформації включає не просто збір даних, але і грамотне використовування аналітичних моделей: структурної, динамічної, типологічної, соціально-технологічної.

Це ще раз підтверджує необхідність системного підходу при підготовці й ухваленні керівних рішень.

Освоєння інформації, необхідної в різних ситуаціях при сучасних вимогах до управління, повинне відбуватися не емпірично або інтуїтивно, а на основі відповідних норм. Звідси логічно випливає необхідність розробки норм для інформації, яка вимагається на різних рівнях системи управління.

Добре організована інформаційно-аналітична служба має не тільки інформаційну, але і попереджувальну, превентивну функцію. Якщо керівник ухвалює неправильне рішення, він повинн відзначити величину помилки ухваленого рішення, зафіксувати ступінь неоптимальності, тобто сприяти вдосконаленню служби управління.

У даний час актуалізується значення принципу випереджаючого інформаційного забезпечення рішень. Інформаційно-аналітична служба повинна не тільки забезпечувати інформацією відповідні вимоги, але наперед, до надходження заявок, давати необхідні відомості, передбачаючи виникнення потреби в них.

Вузлове питання на сучасному етапі - розвиток і удосконалення уміння керівних кадрів користуватися наявною інформацією і, що особливо важливо, навчитися трансформувати її в ефективні управлінські рішення. Це припускає систематичне навчання кадрів методам і формам аналізу інформації, фільтрації, витяганню з неї тих компонентів, які сприяли б підвищенню наукового рівня управлінських рішень.

Отже,друга стадія управлінського циклу може бути названа дескриптивною. На ній здійснюється опис реальної ситуації.

Суб'єкт управління не реєструє механічно всі сигнали, які йдуть з навколишнього середовища, а проводить селекцію, відбір відповідно до поставленої перед системою мети.

Третя стадія управлінського циклу - прескриптивна модель, охоплює види діяльності, пов'язані з трансформацією інформації. Головне тут — вироблення і ухвалення управлінських рішень.

Поняття "управлінське рішення" має два значення. По-перше, їм позначається майбутня дія. Всяке рішення фактично є дією у проекції, наміром здійснити якесь перетворення. Друге значення поняття "управлінське рішення" полягає в тому, що процес знаходження відповіді на дане завдання здійснюється за допомогою вибору одній з можливих альтернатив дії у проблемній ситуації.

Управлінське рішення визначається як соціальний акт, підготовлений на основі варіантного аналізу і оцінки, прийнятий в установленому порядку, має директивне загальнообов'язкове значення, яке містить постановку мети і обґрунтовування засобів її здійснення, організує практичну діяльність суб'єктів і об'єктів управління.

По суті, це вираження управлінської волі - рухи від пізнання до практики. Своєчасне ухвалення і реалізація рішень, оперативне їх коректування в ході роботи відповідно до специфіки постійно змінних вимог, обставин, ринкової кон'юнктури - характерна особливість сучасного стратегічного управління, антикризового особливо.

Ухвалення і здійснення управлінських рішень - одна з основних функцій будь-якого керівника і будь-якого керівного органу незалежно від його місця в службовій ієрархії. Від якості управлінських рішень в дуже великій мірі залежить як функціонуватимуть керовані об'єкти, який буде ефект управлінської діяльності.

Основні причини слабких рішень зводяться до того, що недостатньо точно й повно відображені об'єктивні умови: брак достовірної і своєчасної інформації, кваліфікації, відсутність глибокого наукового аналізу; невдалий вибір самої проблеми управління, що зумовлює неефективність рішення; висуваються необгрунтовані гіпотези і ставляться нереальні цілі; недостатньо точно визначені сфери правового регулювання і форми правової та іншої дії.

Разом з гносеологічними існують і соціально-психологічні причини ухвалення неправильних рішень. Нерідко не враховується те, що в умовах ринкової економіки суспільні, державні, корпоративні, групові, особисті, приватні інтереси часто не співпадають. Якщо в ухвалюваних рішеннях цей чинник не враховується, то з'являються дефекти системи стимулювання для зближення інтересів. Ефективність таких управлінських рішень різко падає.

Ухвалення неправильних рішень породжує "реакцію бумерангу", положення справ ще більш погіршується, кількість проблем зростає. Яскравим підтвердженням сказаному є стратегічні рішення з проведення приватизації, негативні наслідки якої відомі всім.

Після ухвалення управлінського рішення, яке враховує досягнення науки і практики, необхідно організувати його виконання. Цечетверта стадія управлінського циклу - реалізаційна. На цій стадії суб'єкт управління додає сили до ідей організації. Ефективність організаційно-виконавської діяльності визначається не тільки зусиллями управлінців, але і умінням будувати цю діяльність на науковій основі.

Визначення дієвих шляхів реалізації мети є складною конструктивною і логічною діяльністю, яка включає: вибір оптимального варіанта дії, згідної з даними критеріями; найефективніший розподіл засобів, ресурсів і сил; програмування конкретного ходу процесу, який переводить керований об'єкт з одного стану в інший; розподіл відповідальності між виконавцями і т.д.

Завершальна стадія управлінського циклу називається ретроспективною, тому що її основний зміст складають узагальнення і аналіз результатів виконання управлінського рішення. Оцінка реалізації даного рішення дає можливість знати положення справ на керованих об'єктах, виявити нові проблеми, покласти початок новому циклу.

Для реалізації ретроспективної стадії управлінського циклу необхідна розробка системи науково обґрунтованих критеріїв оцінки отриманих результатів. На цій стадії повинне здійснюватися: порівняння запланованих в рішенні результатів з фактично досягнутими, оцінка доцільності рішення; обґрунтовування необхідності нових або додаткових рішень суб'єкта управління.

При такого роду оцінках можна застосувати наступну технологію.

По-перше, аналізується результат системи і повторно оцінюється обґрунтованість мети (завдань), що стоїть перед нею в даний період. Якщо буде встановлена невідповідність, то вносяться корективи в критерії оцінки.

По-друге, аналізуються взаємозв'язки між оцінюваною системою і рештою соціальних систем по низхідній і висхідній лініях і фіксується вплив, який вони мають на кінцевий результат. На цій основі встановлюється реально досягнутий результат, а вищестояща інстанція оцінює внесок керівника і керівництва в цілому в його досягнення.

По-третє, після вироблення узагальненої ретроспективної оцінки внутрішніх можливостей і зовнішніх впливів на керований об'єкт вивчається, як діяв керівник у даній ситуації, яку активність він проявив, щоб реалізувати завдання, які стоять перед організацією, подолати перешкоди об'єктивного і суб'єктивного характеру на шляху до мети.

Важлива методологічна вимога оцінки управлінської діяльності - єдність кількісних і якісних критеріїв. Кожний з цих критеріїв має конкретний, динамічний зміст залежно від етапу розвитку соціального організму, від мети, яка ставиться, від досягнень науки і техніки, від характеру і значення відповідного процесу або явища.

Таким чином, сучасна технологія соціального управління виступає як послідовний ряд процедур, систематизованих в п'яти стадіях: цільовій, дескриптивній, прескриптивній, реалізаційній, ретроспективній. Вона дає можливість використовувати весь інструментарій технологізації, інформатизації, інтелектуальних, аналітичних, експертних систем, базується на програмно-цільовому і комплексному підході, вказує шлях подальшого вдосконалення соціального управління і підвищення його ефективності.