II. Підготовка та оформлення електронних документів

Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання

Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та з метою встановлення загальних вимог до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, а також забезпечення передавання на архівне зберігання електронних документів НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;

Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;

Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів;

Вимоги щодо найменування файлів електронних документів;

Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів;

Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів;

Вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання;

Вимоги щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання;

Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ;

Вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 25 квітня 2005 року № 49 «Про затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 07 червня 2005 року за № 627/10907.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493«Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (із змінами).

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державну архівну службу України.

ПОРЯДОК
роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання

I. Загальні положення

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності (далі - установа) та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

Установи, в яких впроваджено системи електронного документообігу, застосовують електронний цифровий підпис типу «Електронний цифровий підпис з повним набором даних перевірки», вимоги до якого визначаються наказом Міністерства юстиції України та Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453 «Про затвердження вимог до форматів, структури та протоколів, що реалізуються у надійних засобах електронного цифрового підпису», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за № 1398/21710 (із змінами). Установи застосовують електронний цифровий підпис лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису. Організація роботи з електронними документами, що містять службову інформацію, здійснюється в порядку, визначеному чинним законодавством.

2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

автоматизоване робоче місце - програмно-апаратний комплекс, що складається з персональної електронної обчислювальної машини, інших пристроїв, прикладного програмного забезпечення загального призначення і спеціалізованого прикладного програмного забезпечення та призначений для автоматизації діяльності архіву установи, державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Автоматизоване робоче місце діє у складі інформаційної автоматизованої системи (далі - ІАС) установи або виконує функції ІАС щодо забезпечення організації роботи з електронними документами у діловодстві, підготовки їх до передавання на архівне зберігання та обміну інформацією з іншими автоматизованими робочими місцями та (або) ІАС по встановлених каналах зв’язку;

електронне повідомлення про отримання/відхилення вхідних електронних документів - електронний документ, що надсилається відправнику (автору) вхідного електронного документа з метою підтвердження отримання/відхилення адресатом цього електронного документа. Створення електронного повідомлення завершується накладанням на його проект електронного цифрового підпису особи, що відповідальна за опрацювання вхідних електронних документів;

електронний цифровий підпис-віза - електронний цифровий підпис, що використовується для візування певних дій (внесення зауважень та пропозицій, редагування та погодження його тексту) під час створення проекту документа;

еталонна XML-схема - електронний документ, у якому визначено XML-схему для всіх XML-документів, які створюються в електронному документообігу за цією XML-схемою;

інформаційна автоматизована система - організаційно-технічна система, у якій реалізується технологія обробки інформації з використанням технічних і програмних засобів;

інформаційний об’єкт електронного документообігу - електронні документи, електронні повідомлення, реквізити та документи в електронній формі;

компонент XML-схеми - одиниця описування XML-схеми: XML-контейнер, XML-елемент, XML-атрибут;

конвертування - процес, результатом якого є перетворення даних з поточного формату в інший;

мова XML (eXtensible Markup Language) - розширювана мова розмічання даних;

програмно-апаратний комплекс - сукупність технічних та програмних засобів, що забезпечують роботу з електронними документами у діловодстві та підготовку їх до передавання на архівне зберігання;

проект електронного документа - змістова частина електронного документа без електронного цифрового підпису;

реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК) електронного документа в ІАС установи - інформаційний об’єкт електронного документообігу, що містить всю інформацію про створення (одержання), проходження та зберігання електронного документа в установі. РКК електронного документа оформлюється із зазначенням обов’язкових реквізитів відповідно до порядку заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки електронного документа (додаток 1). Форми ведення та відтворення РКК визначаються на стадії розробки проекту ІАС або її модернізації. Наприклад, РКК може оформлюватися у вигляді запису відповідної бази даних ІАС установи, а відтворюватися у формі РКК для документів з паперовим носієм інформації, визначеній нормативно-правовими актами у сфері діловодства;

реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі для його ідентифікації, організації, обігу і (або) надання йому юридичної сили;

спеціалізоване програмне забезпечення - сукупність програм, призначених для виконання завдань щодо організації роботи з електронними документами у діловодстві, та документації, необхідної для експлуатації цих програм;

технічна перевірка електронного документа - перевірка електронного документа на відповідність технічним вимогам, що забезпечують роботу з електронними документами у діловодстві та їх підготовку до передавання на архівне зберігання;

Вase64 (rfc-1341) - пронумерований інформаційний документ Інтернету Request for Comments, що належить відкритій організації Спілка Інтернету (Internet SOCiety, ISOC), містить технічну специфікацію (далі - специфікація Base64) кодування двійкових файлів символами A-Z, a-z, цифрами 0-9 та символами «+» і «/» (разом 64 знаки) та використовується у мережі Інтернет для передавання двійкових даних у текстових файлах;

XML-атрибут, XML-елемент - поняття, визначені у наказі Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року № 1207 «Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення», зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044;

XML-документ електронного документообігу - документ формату XML, створений відповідно до еталонної XML-схеми;

XML-контейнер - складний XML-елемент, який може мати вкладені XML-елементи і належить до одного іменованого блоку даних;

XML-схема (XMLschema) - опис структури та змісту XML-документа, створеного засобами мови XML.

Інші терміни вживаються в значеннях, що визначені в нормативно-правових актах, наведених у пункті 6 цього розділу.

3. У цьому Порядку застосовується принцип єдності підходів щодо роботи з документами незалежно від форми (паперова, електронна) їх створення.

4. Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.

Створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

5. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства (далі - інструкція з діловодства установи) з врахуванням вимог цього Порядку.

Установи можуть розробляти і затверджувати окремі регламенти роботи з електронними документами з врахуванням вимог цього Порядку, а також специфіки організації діяльності установи, характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

6. Центральні та місцеві органи виконавчої влади під час документування управлінської інформації та виконання дій з електронними документами керуються також положеннямиТипової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1453, Порядку надсилання електронною поштою службових документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 липня 2009 року № 733, та вимогами цього Порядку.

7. ІАС установи повинна забезпечувати можливість створення документів з електронним та паперовим носіями інформації під час документування управлінської інформації в установі, їх опрацювання і користування ними, тобто можливість організації і реалізації всіх етапів документообігу, а також оперативне зберігання документів у тій системі, в якій вони були створені.

Вимоги щодо автоматизації в установі конкретних документаційних процесів, а також рівня їх автоматизації встановлюються інструкцією з діловодства установи.

8. Технічні вимоги до ІАС та окремих технічних і програмних засобів, призначених для організації електронного документообігу, та порядок їх впровадження здійснюються відповідно до чинного законодавства.

Питання вибору технологій та реалізації процесів в ІАС, що забезпечують виконання вимог цього Порядку, вирішуються під час розроблення технічного завдання на створення конкретної ІАС або її модернізації.

9. Захист інформації в ІАС установи забезпечується відповідно до вимог Закону України«Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», інших нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

10. Організація роботи з електронними документами у діловодстві в установах покладається на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор діловодства (документаційного забезпечення), загальний відділ, канцелярію тощо) або секретаря (далі - служба діловодства).

11. Технічне супроводження електронного документообігу в установі та його програмно-апаратне забезпечення покладаються на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) інформаційного забезпечення (інформаційних технологій) або фахівця з інформаційних технологій, на якого покладається виконання функцій структурного підрозділу інформаційного забезпечення (далі - служба інформаційного забезпечення).

Контроль за станом захищеності інформації, що обробляється в ІАС установи, покладається на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) захисту інформації або фахівця із захисту інформації, на якого покладається виконання функцій структурного підрозділу захисту інформації.

12. Організація роботи з архівними електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання в установі покладається на архівний підрозділ або особу, відповідальну за ведення архіву установи (далі - архів установи).

II. Підготовка та оформлення електронних документів