Учёт производственных запасов на складах и в бухгалтерии

На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них – по груп­пам, типо– и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стелла­жах, полках и ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приёмку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установлен­ным нормам запаса (лимиту).

Учёт материалов на складе осуществляет заведующий складом (кла­довщик), являющийся материально ответственным лицом, которого при­нимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается типовой договор по установ­ленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности. Если в штатном расписании организации отсутствует должность заве­дующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением до­говора об индивидуальной материальной ответственности. От занимае­мой должности кладовщик может быть освобождён только после сплош­ной инвентаризации товарно–материальных ценностей и передачи их по акту, утверждённому руководителем предприятия.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполня­ет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указываются наименование материалов, номенклатурный но­мер, единица измерения, цена и количество.

Учёт движения и остатков материалов осуществляют в карточках учёта материалов. На каждый номенклатурный номер открывают от­дельную карточку, поэтому учёт называют сортовым и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наиме­нование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учётную цену и срок годности. После этого кар­точки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, рас­хода и остатка материалов. Запись в карточках кладовщик делает на ос­новании первичных документов (приходных ордеров, требований–на­кладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает опера­тивными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток ма­териалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, то заве­дующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учёта материалов допускается также в книге учёта материа­лов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учёта материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточки учёта пе­редают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно–заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1–го числа следующего меся­ца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наиме­нование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчётных организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведую­щие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчёты об остатках и движении материалов в подотчёте и представляют их в бухгалтерию. В отчётах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчётах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчис­ляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчёта. При использовании материальных отчётов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается учёт материалов в подотчёте, поскольку в качестве регистров аналитического учёта используются отчёты материально ответственных лиц.

Аналитический учёт материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

При использовании оборотных ведомостей применяют два варианта учёта материалов.

При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учёта, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учёта лишь тем, что учёт материалов в них ведут не только в натуральном, но и в де­нежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех кар­точек составляют количественно–суммовые оборотные ведомости мате­риалов по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведо­мости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подраз­делению.

На основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги указанных выше обо­ротных ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведо­мости сверяют с данными синтетического учёта.

При втором варианте все приходные и расходные документы группи­руют по номенклатурным номерам и в конце месяца, подсчитанные по до­кументам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида мате­риалов, записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответ­ствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости. При втором варианте трудоёмкость учёта значительно уменьшается, посколь­ку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учёта. Но учёт и в этом случае остаётся громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номе­ров материалов.

Более прогрессивен сальдовый метод учёта материалов. При сальдо­вом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учёт ни в от­дельных карточках аналитического учёта, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учёта карточки склад­ского учёта материалов, ведущиеся на складах. Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работ­ник бухгалтерии проверяет правильность произведённых кладовщиком записей в карточках складского учёта и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об ос­татках на l–е число месяца по каждому номенклатурному номеру мате­риалов из карточек складского учёта в сальдовую ведомость (без оборо­тов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бух­галтерии сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твёрдым учётным ценам и выводят их итоги по отдельным учётным группам материалов и в целом по складу. На основа­нии указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ве­домость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учёта материалов.

Для обобщения и группировки информации о движении материалов используют ведомости движения материалов (накопительные ведомо­сти). Они составляются по каждому складу (подразделению) отдельно по приходу и расходу материалов, и учёт в них может осуществляться по фактической себестоимости материалов или их учётным ценам. По окон­чании месяца в ведомостях подводят итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.

Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно пе­реносят в сводную ведомость движения материалов, в которой приводят­ся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учёта, т. е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.