Специальные мероприятия в сфере культуры: технологии применения и основные инструменты

Эвент (ивент, event) в маркетинге – специальное мероприятие, инструмент событийного маркетинга, позволяющий манипулировать мнением и поведением специально приглашенной на событие (ивент, эвент) аудиторией.

Ивент-проект – событие, описанное в виде замысла, представленное в виде плана, с обоснованием и экономическими расчетами и воплощённое в форму специального мероприятия, служащего целям маркетинга.

Задачи ивента в маркетинге:

привлечь внимание аудитории к предмету маркетинга;

сформировать положительное личное отношение;

предоставить аудитории реальный, буквальный опыт общения с товаром, маркой, компанией.

внутрикорпоративный PR;

сформировать лояльность аудитории – приверженность к объекту ивента;

С помощью эвента, на волне интреса к новому, открытости, удовольствия от общения информация доносится проще, отчетливей и запоминаемость торговой марки и информационного сообения в итоге выше, чем с помощью обычных средств рекламы (ATL, BTL). Хорошо организованный эвент вполне окупает себя и как нельзя более способствует становлению положительного имиджа товара или бренда.

Поддержание лояльности постоянных клиентов — один из самых надежных способов формирования стабильного дохода компании. Такми образом, в рамках продолжения эвента, подведение итогов мероприятия и последующая система стимулирования клиентов является итогом, начало которому было положено event-мероприятием.

Еще одной важной задачей event’ов (эвентов) является внутрикорпоративный PR. Сейчас в маркетинге многие и много говорят о корпоративной культуре, но в описании этого понятия не все доходят до формулирования значения приобщения к культуре коммуникаций: ценностей уважительного и психологически комфортного общения в коллективе и с клиентами компании.

Поскольку ряд эвентов изначально представляется инструментом внутреннего PR, пропагандой именно этих ценностей могут с легкостью стать специальные мероприятия — ивенты. В природе человека ценить внимание, когда их замечают, ценят и хвалят. Именно для награждений и хвалебных речей как нельзя лучше подойдут не планерки, летучки и собрания, а эвенты — торжественные и праздничные мероприятия. Признание заслуг перед лицом всего коллектива, признание публичное в рамках эвента — это ли не лучшая нематериальная мотивация сотрудников компании.

Виды ивентов в маркетинге:

по характеру взаимодействия с аудиторией:

ивенты с формальным общением (слушание, конференция);

ивенты с не формальным общением (корпоратив);

в зависимости от привлекаемой аудитории:

политические ивенты (митинг, демонстрация, инаугурация);

корпоративные ивенты (тренинги, презентации, промоакция);

социальные ивенты (фандрайзинговая акция, акция благотворительности);

культурно-просветительские (выставка, концерт, фестиваль);

научные и околонаучные (симпозиум, конференция);

спортивные (олимпиада, спартакиада).

по видам решаемых маркетинговых задач:

ивенты информационные, устанавливающие (выставка, презентация);

ивенты закрепляющие знание и предоставляющие опыт (тестинг, семплинг);

ивенты корректирующие отношение и поведение (пресс-конференция, тестинг,семплинг).

по численности привлекаемой аудитории:

массовые ивенты (фестиваль, концерт, выставка);

групповые (пресс-конференция, корпоратив, брифинг);

узко-групповыеивенты ("круглый стол");

по открытости мероприятия:

открытые ивенты (свободно-посещаемые ивенты);

закрытые ивенты (ивенты по приглашениям);

Специальные PR-мероприятия: виды и специфика проведения.

СМ – это спланированное мероприятие (событие, акция), инициированное базисным субъектом ПР и направленное на достижение прагматических коммуникативных целей данного субъекта, способствующее приращению его паблицитного капитала. Задачи организации спец.события – привлечь вним.и интереса общ-сти к организаторам и переключение этого вним.на конкретные цели ПР-акции/камп. Гл.отлич.дост-во: оригинальность. Марка должна тотально присут.в событии; запомин.название, ассоциир.с брендом; всё с ним связано; «послы марки». Виды: презентационно-событийные, информационно-образовательные, благотворительные.

Специальные PR-мероприятия: виды и специфика проведения.

  СМ – это спланированное мероприятие (событие, акция), инициированное базисным субъектом ПР и направленное на достижение прагматических коммуникативных целей данного субъекта, способствующее приращению его паблицитного капитала. Задачи организации спец.события – привлечь вним.и интереса общ-сти к организаторам и переключение этого вним.на конкретные цели ПР-акции/камп. Гл.отлич.дост-во: оригинальность. Марка должна тотально присут.в событии; запомин.название, ассоциир.с брендом; всё с ним связано; «послы марки». Виды: презентационно-событийные, информационно-образовательные, благотворительные.

Подлинные (естественные) и специальные (искусственные) события. Спец.заранеепланир-ся, учитывают интересы ЦГ, театрализов.хар., опредлён.эмоц.фон., мах вписаны в сущест.соц.контекст., более эффект.

Специальные мероприятия (SpecialEvent) – это события, проводимые компаниями в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам и услугам. Поэтому при организации специальных мероприятий проводится серьезная работа с журналистами, призванная обеспечить освещение данного мероприятия в средствах массовой информации

Обычно организация специальных PR - мероприятий предполагает наличие некоторого «объективного» повода: вывод на рынок нового продукт, юбилей, запуск социально значимого проекта и т.п. Однако, при отсутствии такого повода его можно «создать» и сделать из него целое событие.

Специальными событиями и мероприятиями, организация которых относится к сфере PublicRelations (PR), могут являться:

- мероп.для СМИ (п.-конф., брифинги, п.-туры);

- мер.длявнутр.общ-сти (праздники, конкурсы, церем.награжд., ролев.игры);

- мер.длявнешн.общ. (презентации, приёмы, церемонии открытия, выставки, экспозиции);

- информ.мероп. (семинары, конфер., симпозиумы, кургл.столы);

- развлекат.мероп. (праздники, концерты, фестивали, дни). И т.д.

  3 этапа: 1. Принятие решения о провед. 2. Проведение. 3. Отследить полученные рез.

Организация и проведение специальных PR - мероприятий может иметь различные цели:

создание имиджа и репутации,

создание и укрепление бренда,

рост продаж,

формирование команды и т.д.

Виды специальных мероприятий.

Далее мы разберем основные виды специальных мероприятий, основываясь на схеме 4П+F, а также дадим краткую характеристику мероприятия.

ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ - специальное мероприятие с журналистами, посвященное проблеме или событию и выраженное вопросами-ответами от субъекта ПР к журналистам и наоборот.

Виды пресс-конференций:

событийные;

проблемные.

ПРЕЗЕНТАЦИЯ НОВОГО МЕСТА ТОРГОВЛИ. Данное мероприятие проводится в случае завершения нового строительства здания или реконструкции существовавшего ранее, повлекшей за собой изменение стиля, архитектуры или технологического подхода к работе с клиентами

PLACE – торговая точка + прилегающая территория. Нужно продумать также праздничное оформление здания и территории.

PROMOTION – Традиционно используется три способа информирования о предстоящем мероприятии:

Информация на здании.

Растяжки и указатели на улицах (дорогах) в непосредственной близости от данного здания или при подъезде к нему.

Рекламные модули и статьи в СМИ, реклама на радио и ТВ.

Если мероприятие не рассчитано на широкую общественность, то можно сделать рассылку приглашений по адресной базе.

PRESENTATION – необходима четкая проработка сценария(официальная часть с торжественным перерезанием красной ленты, выступления представителей фирмы и партнеров, представителей администрации, экскурсия по здания, представление отделов. Возможен фуршет.

PERSONAL – в данном мероприятии это: руководители фирмы, ведущие, участники церемонии открытия, технический персонал, охрана

FOLLOW UP – важно отследить все будликации в прессе, а также следовать тем стандартам и той планке, которую взяли на торжественном открытии. Главное – не обмануть ожидания потребителей.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ПРИЕМЫ – это мероприятия со строгим перечнем приглашаемых лиц (или представителей организаций)

PLACE – дворцы, музеи в центре города, официальные резиденции, здания фирм, помещения в гостиницах, парки и т.д.

PROMOTION – Информирование о таком мероприятии осуществляется путем индивидуальной рассылки приглашений по почте, либо курьерами, либо по факсу. Наиболее важным гостям, чье присутствие на мероприятии особенно значимо, приглашения могут быть вручены при встрече лично руководителем или представителем фирмы, организующей прием. В приглашении можно попросить подтвердить свое присутствие заранее по телефону, e-mail и т.д.

FOLLOW UP – Гостям, посетившим мероприятие, которые представляют для фирмы потенциальный интерес, можно отправить письма, в которых помимо благодарности за принятие приглашения посетить прием выражено желание фирмы начать или продолжить сотрудничество с фирмой, которую представляет данное лицо. Внутри фирмы необходимо свести воедино информацию, собранную всеми представителями фирмы на приеме и довести заключения организаторов и их выводы до соответствующих подразделений.

ВЫСТАВКИ И ЭКСПОЗИЦИИ. Задачей участия фирмы в выставке является развитие и закрепление имиджа организации, ее товаров и услуг, использую наглядные формы, а также создание общественного интереса к деятельности фирмы и тестовые продажи.

БРИФИНГ - короткая, сжатая во времени инструктивная встреча руководства компании с журналистами, с приглашением представителей органов государственной власти. Сообщение носит односторонний оповещательный характер. Проводится в случаях ЧП и т.п.

Специальное мероприятие – это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из ее «ключевых» этапов.

Классификац.

1) по цели проведения события:

- рабочие (обучающие семинары, конгрессы);

- информативные, облеченные при этом в развлекательную форму (выпуск первой партии товара, награждение миллионного покупателя, день рождения компании),

- досуговые - ориентированные на общение и развлечение (концерты, дефиле, поездки, фестивали)

2) по периодичности:

- единовременные (oneoff),

- многократные (акция проводится в различных местах или же ее исполнители отправляются в тур по городам).

3) по наличию повода к организации мероприятия:

-естественные (выпуск новинки, изменение ассортимента, расширение сферы услуг, достижение высоких качественных стандартов и т.п.)

-искусственные (конференции, презентации, Дни открытых дверей, передача пожертвований в благотворительные фонды, конкурсы и соревнования и т.д; многое зависит от творческих возможностей PR –менеджера)

4) по направленности на внутреннюю или внешнюю общественность

5) и прочее

 Основными целями и задачами проведения специальных мероприятий являются:

- привлечение внимания общественности и СМИ к компании, ее деятельности и продуктам; формирование паблисити;

- формирование, поддержание и защита деловой репутации компании

- создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта

- получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии

- демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности

- создание дополнительного источника информации о компании

- взаимодействие с целевыми общественными группами (в том числе поддержание внутрикорпоративных отношений)

специальные мероприятия:

Образовательные (конференции, семинары, круглые столы…)

Информационные (презентации, церемонии, дни открытых дверей, корпоративный праздник…)

Инсценированные (посвящение, посадка деревьев…)

Досуговые (конкурсы, фестивали, концерты, соревнования)

Церемонии открытия

Церемонии открытия знаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании, — а именно открытие новой страницы в жизни компании.

Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепление имиджа, улучшение репутации компании среди инвесторов, акционеров, дистрибьюторов, потребителей.

Официальное открытие нового магазина направлено на привлечение новых покупателей и партнеров.

Необходимость в паблисити, или позитивной известности, делает участие в церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но и для политиков, государственных должностных лиц и неприбыльных организаций. Открывая новый корпус университета, делового центра, новую школу, больницу, политик или представитель администрации города усиливает позитивные стороны своего имиджа, что обеспечивает ему дополнительную поддержку на выборах.

Церемония открытия может быть полезной не только для заводов, магазинов, ресторанов, отелей, мостов, но и для определенных типов офисных помещений, складов, транспортных станций. Аналогом мероприятия открытия служит церемония закладки судна или спуск его на воду, торжественный полет, вояж или автопробег по новому маршруту.

Выбор персоны, лично открывающей объект, предполагает несколько альтернатив. Это может быть мэр города, министр или представитель городской администрации, представитель ведомства, курирующего сферу деятельности объекта, парламентарий, известный спортсмен, артист, общественный деятель. Критериями выбора служат — масштаб события и общественная значимость официальной персоны, ее доступность и заинтересованность.

Для проведения церемонии составляется программа и сценарий. Готовятся пресс-релизы и бэкграундеры — фоновая информация для медиа — история компании, профили главных управляющих. В материалах для прессы даётся характеристика открываемого объекта — нового подразделения/продукта/услуги/ товара/магазина. Обеспечивается присутствие фотографа — на случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр. Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера. Важно определить специальные места для журналистов и создать им условия для работы.

Приемы

Прием — одна из форм «внешне- и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей, сопровождающееся угощением. Прием проводится: а) по случаю торжественной даты — юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации, б) по случаю посещения организации известного и почетного гостя, делегации фирмы-партнера, в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе. Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приемы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Неформальные приемы проводятся в ситуациях, когда гостей «не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнера приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

Посещения

Посещения — важная составляющая официальных встреч. Во время иностранных визитов президенты, наряду с проведением официальных переговоров, посещают ведущие театры и музеи, научные центры и технопарки, предприятия, университеты и мемориальные кладбища, пивные рестораны, спортивные комплексы и исторические места. Руководители компаний, принимающие официальных гостей, обычно знают, куда можно отвезти посетителей, чтобы лучше ознакомить их с культурой и историей своей территории — области, края, города. Для построения таких мест-достопримечательностей местная администрация и бизнес могут прилагать значительные усилия, поскольку они привлекают интерес общественности, туристов, а значит и ресурсы для региона. Столица России стремится здесь не отставать от иностранных столиц, региональные столицы пытаются использовать опыт российской столицы.

Презентации

Презентация — самостоятельная акция, которая может сочетаться с приёмом, пресс-конференцией, днем открытых дверей и другими спецсобытиями. Презентация — это представление организации, проекта, продукта, персоны аудитории. Так, презентация фирмы может проводиться 1) по случаю открытия или создания фирмы, 2) ежегодно, например, — презентация, демонстрирующая новые достижения и результаты работы компании, ее новое лицо, 3) при выходе на новые рынки, например, презентация фирмы в стране создания филиала, подразделения или представительства.

Проведение презентации включает этапы:

Определение цели (или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров,поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с

местной общественностью и/или администрацией.

Генерирование идеи (основного замысла) презентации и её концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников — хозяев и приглашенных; примерного бюджета.

Лучше проводить презентации после обеда — в 15 часов. Длительность — 1,5—2 часа. После окончания — коктейль или фуршет продолжительностью 1—2 часа.

Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, маршруты транспорта).

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведёт программу должностное лицо фирмы, представляющее её собственной персоной. Это может быть руководитель службы ПР или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.

Интернет-презентация — представление информации на интернет-сайте организации, резко увеличивает аудиторию информирования до глобальных, общемировых масштабов. Кроме того, презентация носит перманентный, т.е. постоянный характер. Посетитель сайта может посетить презентацию в любое удобное ему время из любой точки мира с интернет-доступом.

Конференции

Конференция — организованное собрание людей с целью ознакомления, обсуждения и распространения значимой научной, политической, деловой и культурной информации, представляемой авторитетными экспертами. Конференции могут включать презентации, круглые столы, приемы. Участие в конференции представителей организации дает организации возможность продвижения своих продуктов, технологий, идей. Конференции могут быть внутренними — т.е. для собственных занятых компании, или внешними — ориентированными на внешнюю аудиторию. Конференция может быть научной, практической, политической или синтезировать два и более аспектов. Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем.

Конференции — это средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, академических, деловых и политических сообществах. Крупные организации и профессиональные ассоциации проводят конференции регулярно. В небольших компаниях собрания могут проводиться в начале или в конце рабочего дня. В глобальных и терри-ториально-распределенных компаниях, профессиональных и академических сообществах традиционные конференции дополняются теле- и видео-конференциями, конференциями в Интернет.

Дни открытых дверей

Дни открытых дверей могут быть открытыми для разных групп общественности: для широкой публики и родственников занятых, для потенциальных потребителей, для визита группы важных персон в сопровождении СМИ.

Посещение рабочих мест публикой требует обеспечения безо-пасности, уборки и наличия сопровождающих, выполняющих функции хозяев для гостей. День открытых дверей — своего рода внутренняя экспозиция организации, демонстрация самой себя внешней общественности изнутри. Следует учесть, что большая часть посетителей не знакома с организацией в достаточной степени (поэтому они и пришли) и с трудом ориентируется в месторасположении помещений, коридоров и офисов. Для новых посетителей готовятся специальные информационные стенды, раздаточные буклеты, экземпляры внутренних изданий (газеты, буклеты), развешиваются указатели.

 «Круглые столы»

«Круглый стол» — одна из форм генерирования и многостороннего обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Так, например, обсуждение актуальных социально-значимых проблем может быть организовано в форме «круглого стола», участниками которого являются авторитетные представители академического сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ. Участие в «круглом столе» высших руководителей компании, спонсорство компанией такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании.

Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Число участников может составлять 6-14 человек. Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения. Работу «стола» организует ведущий.

«Круглый стол» может быть отражен и в прессе. На газетной полосе размещается информация о теме, ведущем, месте проведения. Дискуссия последовательно воспроизводится абзацами выступлений; текст может печататься в сокращенном варианте, а полные тексты могут размещаться на интернет-сайте СМИ. Фотографии участников дополняют картину.

Выставки

Выставки — одно из ведущих средств ПР во всем мире. Преимуществом выставки является концентрированное в течение нескольких дней сочетание экспозиции, личных контактов, продвижения продаж, а также достаточно широкого первичного (посетителей) и вторичного (через СМИ) охватов общественности.

Выставки различаются по тематике — многопрофильные, отраслевые, специализированные. Выставка может проводиться в масштабе одной компании или целой отрасли. Выставка может длиться от нескольких дней до нескольких месяцев и более. Выставляться могут как товары и услуги, предназначенные к продаже, так и предметы искусства, исторические памятники. Некоммерческие выставки работают на имидж организаторов, авторов и экспонентов.

Основными целями и задачами проведения специальных мероприятий являются:

- привлечение внимания общественности и СМИ к спортивной организации, ее деятельности и спортсменам; формирование паблисити (от англ. publisity - публичность, гласность. Паблисити - у этого термина есть два наиболее распространенных значения. Первое - это известность, популярность компании, продукта или бренда. Второе - это популяризация, пропаганда, продвижение товара или бренда на рынок путем воздействия на потребителя);

- формирование, поддержание и защита деловой репутации компании;

- создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании;

- получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии спортивной организации;

Вопрос № 63.

Спонсорство — это многосторонняя деятельность по созданию и поддержанию образа компании, государственной или политической структуры в общественном сознании или сознании общественно-значимых социальных групп, это привлечение средств компании-спонсора к какому-либо проекту или акции с целью достижения нужного рекламного эффекта.

Фандрайзинг – привлечение и акумулирование средств из различныхисточниковна реализацию проектов и программ.

Спонсоринг — это комплекс мероприятий по организации спонсорской поддержки того или иного проекта. Спонсоринг предполагает выбор объекта спонсирования в соответствии с целями и задачами как спонсора, так и объекта спонсирования, а также комплекс мероприятий по подготовке и реализации спонсорского проекта, включая техническую, информационную, юридическую поддержку, рекламную и PR-кампанию.

Успех спонсорского проекта во многом определяется качеством так называемого спонсорского пакета, а также зависит от уровня взаимопонимания между специалистом-фандрайзером и потенциальным спонсором.

Здесь нужно провести разграничение задач заинтересованных сторон, участвующих в проекте. Заинтересованные стороны таковы: PR-отдел компании-спонсора, компания, предоставляющая услуги по спонсорингу, представители спонсируемого проекта. Объединяющим моментом для всех этих представителей должна быть ориентация в первую очередь на интересы компании-спонсора. Поэтому и все документы (спонсорский пакет), сопровождающие спонсорский проект, составляются в первую очередь.

Спонсорский пакет — это полный набор юридических, программных, финансовых, творческих и нормативных документов, обеспечивающих необходимый эффект спонсируемой акции. Он состоит из описания самого проекта или акции, в нем определяется значение проекта для тех групп потребителей, на которые он будет направлен.

Спонсорский пакет совмещает два направления: PR как для проекта, так и для спонсора рекламная кампания.

Спонсорский пакет бывает первоначальный, с которым фандрайзер выходит на переговоры, и окончательный, который содержит все уточненные данные и формируется в процессе переговоров. В каждом конкретном случае детали спонсорского пакета оговариваются отдельно.

Можно сказать, что в нашем примере непосредственно сама автомобильная команда «ТНК Racingteam» сформировала спонсорский пакет, вышла с предложением на компанию N. Команде же удалось пройти этап, включающий подписание договора. На втором этапе спонсоринга к работе активно подключилась компания PRSG.

В спонсорский пакет входят: программа проекта, поддержка проекта, бюджет проекта, описание рекламной и PR-кампаний.

Программа проекта содержит сценарий, подробно описывает место и время проведения акций, перечисляет авторов и организации-участники. Как правило, программа проекта включается в спонсорский пакет уже на втором или на третьем этапе переговоров.

Вопрос № 64.