Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності для встановлення строків зберігання та відбору на державне зберігання.

Для організації і проведення експертизи цінності документів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії. В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії.

До складу експертних комісій входить не менше трьох кваліфікованих працівників, у тому числі працівник служби діловодства. До складу експертних комісій включаються працівники, які мають безпосереднє відношення до документів і можуть правильно визначити значення документа.

Порядок підготовки і передачі справ для зберігання до архівного підрозділу, а також правила користування архівними документами регламентуються Інструкцією з архівної роботи в установі, органі.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасового строків зберігання та акти виділення документів і справ для знищення [59].

Відбирання документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей самий період. Акт про виділення документів для знищення розглядається на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ.

Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджують керівники цих установ після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.

Знищення документів до затвердження акта забороняється.

Зі справ, що підлягають знищенню, можуть бути вилучені окремі документи, необхідні для подальшої роботи. У цьому випадку в графі 7 акта зазначається, які документи вилучені, в графі 5 зазначається фактична кількість аркушів справи, що підлягає знищенню.

Після знищення документів працівники, які виконали цю роботу, затверджують факт знищення своїми підписами в акті, а в журналах обліку робляться відмітки про знищення справ, документів із зазначенням номера акта і його реєстрації.

Після затвердження актів документи і справи, відібрані для знищення, працівники служби документації або відомчого архіву організації здають господарській службі або установам із заготівлі вторинної сировини.

Оформлення справ

Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: брошурування в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (за потреби) внутрішнього опису документів; складання підсумкового напису; скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

При заведенні справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутрішнім описом документів підшивається аркуш використання справи, який до архівного підрозділу не заповнюється. Облік користування справою на стадії діловодства здійснюється в установленому порядку.

Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а також особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в конверти, які потім підшиваються до справи.

Усі підшиті до справи документи нумеруються простим графітовим олівцем або нумератором у правому верхньому краю аркуша, не зачіпаючи тексту. Забороняється для нумерації застосування чорнила, пасти чи кольорових олівців.

Усі документи, незалежно від міри секретності, терміну зберігання, вносяться до внутрішнього опису документів, який підшивається на початку справи (тому).

У внутрішньому описі (в графі «Примітка») зазначається про вилучення документів зі справи (тому) з посиланням на відповідний акт.

У кінці внутрішнього опису справи працівник, який оформляє справу, із зазначенням своєї посади і дати складання робить підсумковий запис, зазначає кількість внесених до справи документів, на скількох вони аркушах; окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису. Аркуші внутрішнього опису мають свою нумерацію.

У кінці справи (тому) працівник, який оформив справу, із зазначенням своєї посади й дати складання робить засвідчувальний підпис, в якому зазначає цифрами та словами кількість підшитих у справі (томів) аркушів. Окремо зазначаються кількість аркушів внутрішнього опису, наявність аркуша використання справи, наявність конвертів із вкладеннями, особливості нумерації, стан документів тощо.

Справи, незалежно від того, прошиті вони ручним способом чи переплетені друкарським, скріплюються печаткою

Закінчені провадженням томи справ ставляться на інвентарний облік за журналом обліку журналів, картотек і закінчених провадженням справ.