Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27)

Часто доводиться засвідчувати відповідність копії документа оригіналу. Позначка про засвідчення копії розміщується нижче від реквізиту «Підпис документа».

Відповідно до ДСТУ вона складається з запису «Згідно з оригі­налом», посади (звання) особи, яка завірила копію, особистого підпису, його розшифрування та дати завірення. Наприклад:

Згідно з оригіналом: Начальник відділу управління персоналом

___________ Ю. І. Ткаченко

(підпис) 12.08.2008

Якщо копія розпорядчого чи інструктивного документа пере­силається до сторонньої організації чи видається на руки, то, крім підпису, проставляють відбиток печатки організації.

Копії інших вихідних документів можна засвідчувати печат­кою з назвою служби діловодства (відділу кадрів) організації.

Копія документа виготовляється й видається працівникам чи взагалі громадянам з дозволу керівника установи або керівника її структурного підрозділу. Звичайно установа може робити копії лише своїх документів (це не стосується архівних установ і нотаріатів).

Копія документа відтворюється, як правило, на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. В разі виготовлення копії на звичайному аркуші паперу повністю відтворюється текст бланка оригіналу і всі його реквізити. На першому аркуші копії робиться позначка «Копія» (праворуч угорі над реквізитом «адресат»).

Копії документів засвідчують проставлянням нижче реквізиту «підпис» засвідчувального напису «вірно», найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.

Наприклад:

Копія «Вірно».

Інспектор_Петренко.О.Р.

(підпис)

24.04.2008

Дозволяється засвідчення копій документа відбитком печатки в разі видачі на руки окремим особам та направлення до інших установ.

Політика та процедури керування документаційними процесами в організації мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити.

Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа мають бути точно задокументовані та проконтрольовані.

Питання для самоконтролю:

· Як складається формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів?

· Як оформляються реквізити на документах?

· Як складається заголовок документа (Реквізити 1-10)?

· Датування та індексування документів (реквізити 11-14)?

· Адресування та оформлення тексту документа (Реквізити 16,19,21)?

· Погодження та засвідчення документів (реквізити що надають документу чинності )?

· Як виготовляються копії документів?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделияизбумаги. Потребительскиеформаты.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

Змістовий модуль (тема) №4 Особливості складання інформаційно-довідкових, розпорядчих та організаційних документів.

1. Створення довідково-інформаційних документів (анкета, анотація, довідка, графік відпусток,висновок, відгук,доповідь, записка ділова, замітка, заява, запрошення, зведення, наукова (курсова) робота, оголошення, огляд, план роботи, подання, прес-реліз, пропозиція, рецензія, скарга, список, телеграма, реферат, телефонограма);

2. Підготовка розпорядчих документів;

3. Складання організаційних документів;

4. Особливості складання ділових листів.

Створення довідково-інформаційних документів

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, органі­зацій, сотень документів, які висвітлюють різні аспекти їхньої ді­яльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в установі, організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також ма­ють допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних докумен­тах, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підпри­ємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим, зокрема, пояснюється різнобій у їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідко­во-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підви­щить інформативність та культуру документування.

Розглянемо основні види довідково-інформаційних документів.

Анкета

Анкета — документ, текст якого складається із запитань та об­меженої кількості однозначних, несуперечливих відповідей.Біографічна анкета застосовується під час оформлення на ро­боту. У формі анкети заповнюється особовий листок з обліку кад­рів, характеристики, довідки.

Анотація

Анотація — коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, посібника, звіту тощо.Друкується анотація на звороті титульної сторінки. Може бу­ти подана двома мовами: мовою видання та однією з іноземних.Анотація допомагає в рекомендуванні та рекламуванні нас­тупних видань, доборі та вивченні літератури з тих чи інших пи­тань, скорочує час на ознайомлення із самою книгою.У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких реко­мендовано анотовану книгу чи публікацію.

Відгук

Відгук — документ, у якому висловлюється обгрунтований погляд фахівця щодо наукової та дослідницької праці.

На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їх публікації і підписується безпосередньо виконавцем. Супровод­жувальний лист до відгуку, якщо він подається, підписує керів­ник установи.

Відгук складається з назви документа, заголовка та тексту. Текст включає вступ, де дається загальне уявлення про матеріал, короткий виклад змісту праці та висновки з оцінкою, пропозиці­ями та критичними зауваженнями. Колективний відгук підпису­ють фахівці, посадові особи, після чого ставиться дата.

Висновок

Висновок — документ, у якому висловлено думку про той чи ін­ший предмет, питання, робиться підсумок його розгляду. Надсила­ється установою до вищого органу для розгляду та затвердження.

У галузі науки, техніки та виробництва висновок (наприклад, на розробку агрегата) робить головна організація.

Створення комісії для винесення висновку оформляється розпо­рядчим документом. Реквізити документа: найменування виду доку­мента; заголовок; текст із загальною оцінкою та конкретними заува­женнями з кожного пункту; підписи, дата, печатка. Підписуючи вис­новок, уповноважені особи вказують посаду, котру вони займають.

Графік відпусток

Графік відпусток складається, зазвичай, на рік. Містить такі реквізити: найменування організації; індекс і дата; місце видан­ня; код, візи затвердження і погодження; найменування струк­турного підрозділу; текст.

Текст графіка починається повідомленням, на який рік скла­дено графік, а далі йдуть прізвища, посади співробітників та зап­лановані строки відпусток (місяці, числа, кількість днів, за який робочий рік, підпис працівника). Підписується графік керівником підприємства чи його підроз­ділу і погоджується з профспілковим комітетом.

Довідка

Довідка — документ інформаційного характеру, що описує і засвідчує факти, події з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств чи їх структурних підрозділів: про стан виконання робіт, характерні показники, підтвердження тих чи інших фактів тощо. Розрізняють внутрішні та зовнішні довідки.Внутрішні довідки, зазвичай, містять узагальнені результати виконання яких-небудь службових робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій то­що. Складаються внутрішні довідки у відповідь на запит керів­ництва і подаються у визначений термін.

Внутрішню довідку складає один працівник (укладач) або ко­місія, до складу якої може входити певна кількість працівників установи. Текст такої довідки має стосуватися одного питання службового характеру. Цей документ повинен об'єктивно роз­кривати стан справ, через що його складання вимагає ретельної перевірки відомостей, порівняння та аналізу одержаних даних. У ньому можуть наводитися таблиці, графіки тощо.

Стислий виклад тексту подають у заголовку, який має відпові­дати на питання про що?Якщо є необхідність подати інформацію з кількох не пов'язаних між собою питань, то складають відповідну кількість довідок із кожного питання. Внутрішню довідку, підго­товлену комісією, оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням основ­них реквізитів бланку.

У довідці відтворюються такі реквізити:

♦ назва організації;

♦ назва виду документа;

♦ дата документа;

♦ реєстраційний індекс документа;

♦ місце складання або видання документа (вказують, якщо во­но не входить до назви організації);

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ підпис (голови та всіх інших членів комісії);

♦ відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

♦ відмітка про наявність документа в електронній формі (вка­зують у разі потреби).

Довідка, складена одним працівником або керівником струк­турного підрозділу для подання керівникові установи чи на роз­гляд колегіального органу, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу, якщо такий заведено у відповідному підрозділі, або на чистому аркуші паперу (найчастіше формату А5) з обов'язковим відтворенням реквізиту 08 «Назва структур­ного підрозділу організації» (Додаток ).

Зовнішні довідки, зазвичай, складають із метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживан­ня тощо. Видають зовнішні довідки громадянам для подання до відповідних органів — податкової інспекції, пенсійного фонду, житлово-комунального управління тощо.

Зовнішні довідки службового характеру готують для подання до сторонньоої установи. Вони, зазвичай, містять узагальнені ре­зультати виконання установою певних робіт, проведення науко­вих досліджень або перевірок, впровадження нової техніки, інно­ваційних технологій й т.п..

Зовнішня довідка має особливості оформлення. Юридичної сили довідка набуває лише за наявності таких реквізитів:

♦ коду організації за ЄДРПОУ;

♦ коду форми документа за ДКУД;

♦ назви організації вищого рівня;

♦ назви організації;

♦ довідкових даних про організацію;

♦ назви виду документа (ДОВІДКА);

♦ дати документа;

♦ реєстраційного індексу документа;

♦ адресат (вказують місце подання довідки);

♦ тексту документа;

♦ підпису;

♦ відбитку печатки;

♦ прізвища виконавця і номера його телефону (вказують у ра­зі потреби).

Якщо зовнішня довідка стосується фінансово-матеріальних Питань, то її підписує керівник установи та головний бухгалтер.Оформлюють зовнішні довідки на загальному бланку органі­зації або на чистих аркушах паперу.

Довідку з місця роботи, що підтверджує трудовий стаж та оп­лату праці працівника, складають на бланку установи формату А5 (Додаток 4.22).

Текстдовідки з місця роботи починається із зазначення у на­явному відмінку прізвища, імені та по батькові працівника, про якого подаються відомості, далі вказують посаду та розмір заро­бітної плати.

Якщо довідка не містить відомостей щодо заробітної плати, то головний бухгалтер її не підписує.

Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах папе­ру, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша обов'язково проставляють відбиток кутового штампа, на якому має бути відтворено назву організації, довідкові дані про організацію та її код за ЄДРПОУ.

Крім цього, у відбитку має бути зафіксовано місце для написання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися.

Дату та реєстраційний індекс на відбитку проставляють від руки. Текст довідки, зазвичай, складається з двох частин — вступної та констатуючої або лише з однієї констатуючої частини.

Констатуючу частину можна поділити на пункти; у довідці також можуть міститися таблиці.

Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, є досить ти­повими, то для їх оформлення можна використовувати трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено місце.

Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації. Зовнішні довідки реєструють у базах даних, картках або журналах реєстрації вихідної документації. Внутрішні — в реєс­траційних формах, призначених для реєстрації внутрішньої доку­ментації.

Складаючи і оформлюючи текст довідки, слід маги на увазі, що:

♦ дату і реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання;

♦ внутрішні довідки реєструють окремо від зовнішніх;

♦ місце складання не вказують лише на зовнішніх довідках, оформлених на бланках із зазначенням довідкових даних про установу.

Крім розглянутих вище, існує багато видів довідок: аналітич­ні, архівні, біографічні, медичні, довідки-об'єктивки тощо.

Біографічна довідка досить поширена в органах державної вла­ди, працівники яких є державними службовцями. Готують біог­рафічну довідку у разі потреби (подання про призначення на по­саду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного служ­бовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника.

Текст біографічної довідки складають у вигляді анкети. Відпо­віді на запитання у ній мають бути стислими, але вичерпними.Скорочення слів, пропуски і виправлення в біографічній до­відці не допускаються.Біографічну довідку складають за встановленою формою, скріплюють підписом керівника кадрової служби та відбитком печатки установи.Біографічна довідка надсилається до установи вищого рівня.

Оформляються біографічні довідки на бланках або на чистих аркушах. Вони мають такі реквізити:

♦ назву виду документа;

♦ реєстраційний індекс документа;

♦ дату документа;

♦ текст документа;

♦ підпис;

♦ відбиток печатки.

У тексті довідки, зазвичай, зазначається назва установи, до якої вона подається.

Доцільно розпочинати текст довідки з прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості, вказаних у назив­ному відмінку.

Не рекомендовано вживати архаїчні звороти наприклад «цим повідомляємо», «справді проживає», «справді працює».

Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то для її складання бажано користуватися трафаретними бланками, виго­товленими друкарським способом, в яких заповнюються лише ок­ремі частини реквізитів.

Доповідь

Доповідь — документ, у якому викладаються певні питання, висновки, робляться пропозиції.

Призначається доповідь для усного (публічного) повідомлення на визначену тему та обговорення.

Складаються доповіді з різних питань діяльності установи. Мо­жуть бути: звітними, поточними, науковими та на політичні теми.

Текст доповіді будується з таких логічно пов'язаних частин:

♦ вступу;

♦ основної частини;

♦ висновку.

У вступі вказуються підстави, причини, що спонукали до створення документа. Наприклад, керівники громадських органі­зацій згідно зі статутом повинні регулярно звітувати про виконану роботу.

В основній частині робиться фактичний аналіз справ, наво­дяться аргументи, посилання тощо.

Висновок у доповіді містить оцінки та пропозиції.

Ділова доповідь — це діловий документ, який містить виклад певних питань обов'язково з висновками та пропозиціями.

Ділова доповідь містить значний обсяг інформації й розрахо­вана на обізнаних слухачів. У ній ставляться й пропонуються до розв'язання назрілі в певній галузі проблеми і визначається прак­тична мета.

Ділова доповідь, зазвичай, містить значний фактичний матері­ал, тому найчастіше вона буває заздалегідь надрукована й роздана учасникам зібрання. Особливістю ділової доповіді є те, що її текст може бути предметом обговорення, зазнавати критики, доповню­ватися новими положеннями тощо.

Звітна доповідь за своєю будовою нагадує письмовий звіт. Цей публічний виступ особливо важливий і відповідальний: адже до­повідач повинен правдиво, об'єктивно висвітлити факти й пере­конати слухачів у необхідності певних висновків і пропозицій.

Перед складанням ділової доповіді посадовій особі потрібно:

♦ чітко визначити мету, характер і завдання доповіді;

♦ до кожного положення доповіді дібрати переконливі факти, цифри, приклади, цитати;

♦ продумати й скласти загальний план доповіді, до найважли­віших пунктів цього плану дібрати й опрацювати фактичний матеріал;

♦ пов'язати окремі положення загального плану в одну струн­ку систему викладу. Хоч доповідь звичайно читається пов­ністю або тезисно, вступну та заюночну частину її треба на­писати особливо ретельно, перевірити, щоб позбутися при виступі невпевненості чи розгубленості.

Звітна доповідь не лише обговорюється, а й схвалюється збора­ми. До окремих її частин можуть бути внесені корективи. Пере­важно після обговорення такої доповіді приймається рішення — програма майбутніх дій.

Замітка

Замітка — один із різновидів ділових паперів, то вміщує стислий запис думок, спостережень, подій тощо, зроблений із певною метою.

Записка ділова

Записки ділові (доповідні, пояснювальні та службові) — це докумен­ти, що інформують керівника установи чи структурного підрозді­лу про явища і факти, виконану роботу, ситуацію тощо.

Доповідна записка — це службовий документ на ім'я керівника з викладом певного питання з висновками і пропозиціями авто­ра, з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, виконану роботу.

У доповідній записці автор може:

♦ інформувати керівника про якісь складні ситуації, що скла­лися, важливі події або факти, що мали місце;

♦ доповідати про непередбачені труднощі, які виникли в ході виконання роботи;

♦ повідомляти про перенесення термінів, дострокове завер­шення або припинення роботи з певних причин.

Текст доповідної записки поділяють на дві частини — конста­туючу та заключну. У першій частині наводять факти або опису­ють ситуацію, що стала приводом для написання доповідної за­писки. У другій — дають аналіз ситуації, пропонують можливі ва­ріанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити.

Доповідна записка може бути підготовлена як із власної ініціати­ви автора, так і за дорученням керівництва. Мета ініціативної допо­відної записки — спонукати керівника установи до прийняття пев­ного рішення і, відповідно, до видання розпорядчого документа

Із огляду на адресність розрізняють внутрішні та зовнішні до­повідні записки які створюються на загальних чи спеціальних бланках.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові установи або керівникові структурною підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник — автор цієї записки. її оформлю­ють на бланку структурного підрозділу.

Основні реквізити внутрішньої доповідної записки такі:

♦ назва структурного підрозділу організації;

♦ назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

♦ дата документа;

♦ реєстраційний індекс документа;

♦ місце складання документа (у разі потреби);

♦ адресат;

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ відмітка про наявність додатків (за наявності додатків);

♦ підпис;

♦ відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

♦ відмітка про наявність документа в електронній формі (у ра­зі потреби).

Підписує внутрішню доповідну записку її автор.

Зовнішні доповідні записки адресують керівникам органів ви­щого рівня/ Зазвичай, їх оформлюють на загальному бланку ус­танови.

Допускається оформлення зовнішньої доповідної записки на чистих аркушах паперу з відтворенням таких реквізитів:

♦ назви організації вищого рівня;

♦ назви організації;

♦ назви виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

♦ дати документа;

♦ реєстраційного індексу документа;

♦ місця складання документа;

♦ адресата;

♦ заголовка до тексту документа;

♦ тексту документа;

♦ відмітки про наявність додатків (за наявності додатків);

♦ підпису;

♦ прізвища виконавця і номера його телефону.

Незалежно від того, хто є автором зовнішньої доповідної за­писки, підписати її має право лише керівник установи. Проте, за необхідності, на документі може бути зазначено прізвище та но­мер телефону безпосереднього виконавця.

Пояснювальна записка — це письмовий документ, що містить пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків праців­ника на вимогу керівника, а в деяких випадках — з ініціативи під­леглого.

Оформляється пояснювальна записка на бланку або стандар­тному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів:

♦ адреси;

♦ назви виду документа;

♦ заголовка до тексту;

♦ тексту записки;

♦ прізвища виконавця і номера його телефону;

♦ дати;

♦ підпису.

Текст пояснювальної записки, зазвичай, поділяють також надві частини — констатуючу та заключну. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій — дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити).

Складаючи та оформлюючи пояснювальну записку, слід мати на увазі те, що датою пояснювальної записки є дата її підписан­ня, а не дата події. Відмітка про наявність додатків проставляєть­ся за потреби.

Інколи пояснювальною запискою може бути вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Службова записка має аналогічні реквізити. У разі направлен­ня службової записки за межі установи її оформляють на бланку і реєструють.

Зміст службової записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини.

У кінці службової записки подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Пишуть службові записки від руки чи друкують.

Запрошення

Запрошення — один із поширених документів, що не втратив свого призначення й сьогодні, є запрошення. Це коротке пові­домлення про якусь подію з проханням взяти у ній участь.

За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках, бажано з картону. У тексті мають бути слова ввічливості та подяки за увагу.

Заява

Заява — письмове звернення громадянина чи організації до керівника установи, її підрозділу або до громадської організації з приводу захисту його інтересів. Наприклад, заява про поліпшен­ня житлових умов, приймання на роботу, вступ до громадської організації, звільнення тощо.

Реквізити заяви:

♦ адресат;

♦ адресант (хто адресує);

♦ назва документа;

♦ текст документа;

♦ додаток до документа (якщо потрібний);

♦ підпис і дата подання заяви.

Звіт

Звіт — це документ, що містить відомості про виконання пла­ну, завдання, доручення, підготовку або проведення заходів; ад­ресований вищій установі чи посадовій особі.

Зазвичай, звіт включає:

♦ найменування різновиду документа;

♦ звітний період;

♦ назву органу або установи, про роботу яких складається звіт;

♦ текст документа;

♦ підписи;

♦ дату складання.

Окремі види звітів можуть мати додаткові реквізити: погод­ження та затвердження.

Складаються звіти у текстовій або табличній формі.

У таблицю зводять статистичні періодичні дані, що відобража­ють ступінь виконання плану і позапланових робіт — місячні, квартальні, річні. Вони затверджуються керівником, який раніше підписав або завізував план виконання робіт.

Річний і квартальний звіти оформляються за наказом керівни­ка установи у встановлений термін;

Звіти бувають періодичні та разові. Разові адресуються поса­довим особам, від яких одержано завдання. їх текст звичайно розпочинається словами «Згідно з Вашим дорученням від (указу­ється дата)...»

Це посилання є першим логічним елементом змісту докумен­та. Потім ідуть опис виконаної роботи та висновок, в якому вона аналізується.

Зведення

Зведення — документ, що містить дані з одного питання. Складається зведення на підставі вказівки вищого органу, по­садової особи у встановленому порядку. Текст зведення може оформлятися таблицею, в якій наводять­ся відомості про джерела надходження інформації та характерис­тики матеріалу за визначеними показниками.

Зведення для керівника підписує той, хто його складає, для вищої установи — керівник установи.

Наукова (курсова) робота

Наукова (курсова)робота — це письмовий виклад власних ре­зультатів наукового дослідження, який грунтується на критично­му огляді бібліографічних даних.

Наукові роботи пишуться для виявлення знань студентів, кур­сантів та слухачів з конкретної дисципліни на певному етапі нав­чання. Вони підлягають обов'язковому оцінюванню, результати якого фіксуються у відповідних документах.

За формою подання матеріалу курсова та наукова роботи по­дібні до реферату, але за обсягом повинні бути більшими (курсо­ва — 25-30, а наукова — 50-70 друкованих сторінок).

Реквізити наукової роботи:

1. Назва міністерства якому підпорядкована установа.

2. Назва закладу, в якому навчається автор.

3. Назва кафедри, на якій виконано роботу.

4. Заголовок (тема наукової роботи).

5. Прізвище, ім'я, по батькові особи, що пише курсову (науко­ву) роботу.

6. Назва факультету і номер групи, де навчається автор.

7. Прізвище, ім'я, по батькові, посада (звання) науковий сту­пінь керівника роботи.

8. Місце і рік написання.

9. Текст, який складається з плану; вступної частини; основної частини; висновків.

10. Список скорочень.

11. Бібліографія або список використаних джерел.

12. Додатки (таблиці, графіки, словники тощо).

Оголошення

Оголошення — різновид ділових паперів, який уміщує повідом­лення про щось.

Дедалі поширенішими у наш час стають різного змісту оголо­шення як окремих підприємств, організацій, державних установ, так і приватних осіб.За змістом оголошення поділяють на два види: оголошення про майбутню подію, оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Огляд

Огляд — документ, що складається для інформації підвідомчих або дочірніх організацій про хід робіт чи підсумки їх виконання за визначений період.

Огляд є різновидом довідки. На відміну від довідки, що відоб­ражає стан справ окремого підприємства або установи, в огляді висвітлюються питання діяльності чи її підсумки в ряді установ за певний час.

Формуляр огляду складається з таких реквізитів:

♦ найменування виду документа;

♦ заголовку до тексту документа;

♦ періоду, за який робиться огляд;

♦ тексту зі вступом, основною частиною та висновками;

♦ дати і місця складання документа;

♦ підпису особи, що склала огляд,

♦ відбитку печатки.

У тексті огляду можуть також вказуватися підстави складання документа, наводяться позитивні приклади, вказуються окремі недоліки в діяльності тощо.

Текст огляду розбивається на розділи залежно від деталізації питань, підписується огляд посадовою особою, розмножується і направляється адресатам.

План роботи

План роботи — документ, яким установлюється конкретний перелік робіт, послідовність та термін їх виконання, обсяг, коор­динати керівників і виконавців.

Плани бувають: перспективними (розрахованими на кілька ро­ків), річними, квартальними, місячними, декадними, денними; простими та складними залежно від кількості питань і показників.

Побудова плану визначається змістом та організацією робіт. Здебільшого застосовуються табличні форми. Безпосередньо план містить:

♦ гриф затвердження (в правому верхньому кутку);

♦ гриф погодження із суміжною установою (в лівому верхньо­му кутку);

♦ найменування виду документа та період його виконання:

♦ назву структурного підрозділу або посади і прізвища співро­бітників робота яких планується;

♦ порядкові номери записів;

♦ зміст запланованих заходів;

♦ прізвища виконавців, терміни і місця їх виконання;

♦ примітку про виконання;

♦ підпис;

♦ дату складання документа;

♦ відбиток печатки:

♦ візи.

Службові плани, підписані посадовими особами, які відпові­дають за їх виконання, затверджуються керівниками установ.

Подання

Подання — документ, який містить відомості і пропозиції про призначення, переміщення або заохочення працівників.

Подання на преміювання та заохочення складає керівник структурного підрозділу на адресу керівника підприємства. По­дання може бути також підставою для видання наказу. В разі не­обхідності подання погоджується з профспілковою організацією.

Подання містить такі реквізити:

♦ зображення Державного герба України або емблеми органі­зації (за потреби);

♦ назву організації вищого рівня;

♦ адресат;

♦ назву організації;

♦ назву структурного підрозділу (за потреби);

♦ назву документу (ПОДАННЯ);

♦ дату і реєстраційний номер документа;

♦ місце складання документа;

♦ заголовок до тексту документа;

♦ назву посади керівника організації (або структурного під­розділу), його особистого підпису, ініціалів і прізвища;

♦ візи документа (за потреби);

♦ гриф погодження (за потреби).

Текст документа повинен містити інформацію із зазначенням:

♦ прізвища, ім'я та по батькові працівника;

♦ дати і місця народження;

♦ освіти і посади, яку обіймає працівник із зазначенням назви структурного підрозділу;

♦ стажу роботи (загальний, у цьому підрозділі, на цій посаді),

♦ оцінкою ділових та моральних якостей;

♦ участі у громадській роботі;

♦ вказуються мотиви призначення, переміщення або заохо­чення, а також посада, на яку пропонується призначити працівника чи структурний підрозділ, до якого планується його перевести.

Прес-реліз

Прес-реліз — це документ, у якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ).Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті.Інколи журналісти використовують прес-релізи у своїх статтяхбез змін.

Пропозиція

Пропозиція — це документ, у якому особа (установа) вислов­лює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.

Реквізити пропозиції:

♦ назва міністерства, якому підпорядкована установа;

♦ повна назва організації — автора документа;

♦ адресат;

♦ назва виду документа;

♦ дата документа;

♦ місце написання документа;

♦ текст документа;

♦ підпис.

Рецензія

Рецензія — це критичний відгук (аналіз і оцінка) на друковану наукову працю, статтю чи художній твір. Реквізити рецензії:

♦ назва виду документа;

♦ заголовок, який містить назву рецензованої роботи;

♦ прізвище та ініціали її автора;

♦ рік публікації;

♦ назва видавництва;

♦ текст, що складається з двох частин (короткий виклад змісту роботи та висновки; зауваження і пропозиції автора рецензії);

♦ підпис та посада особи, яка рецензувала роботу;

♦ дата підготовки рецензії.

У разі необхідності рецензію засвідчують відбитком печатки або спеціального штампу.

Реферат

Реферат — це1) короткий усний або письмовий виклад наукової праці, ре­зультатів наукового дослідження, змісту книги;2) доповідь на будь-яку тему, написана чи зроблена на основі критичного огляду літературних та інших джерел.

Реферат готується за кількома джерелами. У ньому подаються як чужі, так і власні думки. У рефераті потрібно не тільки виклас­ти все найголовніше з обраної теми, а й дати власну оцінку і зро­бити висновки.

Реквізити реферату:

1) назва міністерства, якому підпорядкована установа;

2) назва закладу, в якому навчається автор;

3) назва кафедри, на якій виконано роботу;

4) назва реферату;

5) прізвище, ім'я, по батькові виконавця;

6) прізвище, ім'я, по батькові, посада, вчене звання та науко­вий ступінь керівника роботи;

7) місце і рік написання реферату;

8) зміст роботи;

9) текст;

10) перелік використаної літератури;

11) підпис і дата написання документа. Текст реферату повинен містити:

♦ вступну частину;

♦ основну частину;

♦ висновки.

За кількістю матеріалу реферат має бути не меншим, ніж 15 друкованих сторінок.

Скарга

Скарга — це документ, у якому особа (установа) скаржиться на порушення її прав та інтересів іншою особою (установою) і про­понує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.

Реквізити скарги:

1) адресат (назва установи або посадової особи, яка має повно­важення щодо розгляду даної скарги);

2) адресант (прізвище, ім'я, по батькові, посада, домашня ад­реса і паспортні дані особи, яка подає скаргу);

3) назва виду документа;

4) текст документа;

5) дата написання документа;

6) підпис;

7) засвідчення підпису.

Список

Список — документ інформативного характеру, який містить перелік осіб, предметі тощо.

Складається список у табличній формі. У першій колонні ста­виться порядковий номер, потім подаються найменування об'єк­тів, прізвища та ініціали працівників (якщо необхідно), наводять­ся інші відомості — рік народження, освіта, місце проживання.

Деякі списки підлягають затвердженню посадовими особами (наприклад, список на одержання житлової площі).Складаються списки в певному порядку. Якщо це список осіб за алфавітом, то ім'я та по батькові ставляться після прізвища.

Телеграма

Телеграма — вид документа, що визначається способом пере­дачі інформації каналами телеграфного зв'язку.

Службові телеграми надсилаються у найтерміновіших випад­ках для забезпечення своєчасного одержання інформації та пра­вильного прийняття управлінського рішення.

Реквізити службової телеграми:

♦ найменування документа (телеграма);

♦ примітка про категорію та вид телеграми;

♦ адреса;

♦ текст документа;

♦ номер посилання (якщо телеграма надсилається у відповідь);

♦ вихідний (підписний) номер;

♦ підпис;

♦ адреса відправника;

♦ дата відправлення.

Внутрішні службові телеграми діляться на вищі державні, тер­мінові, звичайні.

Насамперед обслуговуються вищі державні та державні телег­рами, потім з позначкою «Звіт» і т. ін.

До категорії термінових належать телеграми, які оплачуються за терміновим тарифом, службові з помітками «Термінова», «Метео», а також «Термінова телефонна розмова». Всі інші вважають­ся звичайними.

Складаючи телеграми, дотримуються таких же вимог, що й до службових листів. Характерна риса телеграм — особлива стис­лість і ясність викладу. З телеграми вилучають сполучники, прий­менники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, коли їх пропуски перекручують зміст.

Розділові знаки пишуться скорочено, малими літерами, наприк­лад, «крпк», «км», «лпк». Знаки № (номер), — (мінус), + (плюс), 0 (нуль) пишуться словами. Числа пишуться літерами. Заперечен­ня «не» не вилучається. Дати вказуються арабськими цифрами: число, місяць, рік. Розділові знаки між цифрами не ставляться.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) під­шивають до справи.

У разі, коли службові телеграми надсилають службові особи, які перебувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером вида­но йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, міс­це і дату видачі паспорта.

Між окремими словами роблять пропуск у два інтервали. Текст телеграми відокремлюють від адреси трьома інтервалами. Переноси слів не дозволяються. Текст подають без абзаців. Заві­ряють його печаткою.

Пишуть телеграми лише з лицьового боку телеграфного блан­ка або чистого аркуша паперу.

Телеграфний зв'язок українських організацій із закордонними представниками ведеться українською мовою, лише абетка замі­нюється латинськими літерами.

Підпис на телеграмі ставлять окремим рядком, відступившивід тексту.

Телефонограма

Телефонограма — це документ, який передають адресатам по телефону. Вона фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інформацію вищих органів.

Застосовується телефонограма також для документаційного оформлення усних телефонних переговорів і є одним із видів ді­лової кореспонденції.

Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис: таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень чи дове­дення інформації до відома. Реквізити телефонограм:

1) назва документа (заголовок);

2) номер і дата телефонограми (слово «телефонограма», її но­мер і дату надходження пишуть у першому рядку; датою те­лефонограми є дата її передачі);

3) назва організації і службової особи — одержувача телефо­нограми (кому);

4) текст телефонограми, який має буї и таким самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимов­ляються, складних зворотів, (лона записують повністю, без скорочень. Текст телефонограми не повинен включати більше 50 слів;

5) підпис службової особи — керівника організації або його заступника (в окремих випадках — керівників відділів);

6) у графах «передано» і «прийнято» зазначають посаду, ініціа­ли, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, та номе­ри їхніх телефонів.

На деяких підприємствах використовуються спеціальні блан­ки, на яких нотуються телефонограми.