Оформлення реквізитів на документах

У термінологічному словнику слово «реквізит» подається як обов'язковий елемент офіційного документа.

Реквізит службового документа — це інформація, яку зафіксовано в службовому документі для його ідентифікування, організування обліку і (або) надання йому юридичної сили.

Багаторічна практика і управлінська наука визначають уніфіковані правила оформлення документів, які виготовляють на бланках паперу стандартних форматів.

Правила оформлення документів закріплені в Примірній інструкції з діловодства, що затверджена відповідною постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року.

Оформляють реквізити відповідно до формуляра-зразка згідно із Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163 — 2003».

Формуляр-зразок документа — єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює галузь використання, формати, розміри, вимоги до побудови конкретної сітки та сукупність властивих їм реквізитів, розташованих у сталій послідовності.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів:

1)      зображення Державного герба України, герба АРК;

2)      зображення емблеми організації або товарного знака (обслуговування);

3)      зображення нагород;

4)      код організації;

5)      код форми документа;

6)      назва організації вищого рівня;

7)       назва організації;

8)      назва структурного підрозділу організації;

9)      довідкові дані про організацію;

10)    назва виду документа;

11)    дата документа;

12)    реєстраційний індекс документа;

13)    посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14)    місце складання або видання документа;

15)    гриф обмеження доступу до документа;

16)    адресат;

17)    гриф затвердження документа;

18)    резолюція;

19)    заголовок до тексту документа;

20)    відмітка про контроль;

21)    текст документа;

22)    відмітка про наявність додатків;

23)    підпис;

24)    гриф погодження документа;

25)    візи документа;

26)    відбиток печатки;

27)    відмітка про засвідчення копії;

28)    прізвище виконавця і номер його телефону;

29)    відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30)    відмітка про наявність документа в електронній формі;

31)    відмітка про надходження документа до організації;

32)    запис про державну реєстрацію.

Усі реквізити в одному документі бути не можуть, оскільки деякі з них взагалі не можуть бути використані. Наприклад, у службовому листі немає реквізитів «назва документа», «гриф затвердження»; в автобіографії немає реквізитів «адресат» чи «індекс документа» тощо.

Види реквізитів документа

Реквізити на документі можуть бути постійні та змінні.

Постійні реквізити наносять тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа.

Змінні реквізити наносяться на той чи інший документ під час його складання.

У процесі підготовки і оформлення документів обов'язкові реквізити можуть бути доповнені змінними, якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо.

Наприклад, нормативні акти міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, й підлягають державній реєстрації у Мін'юсті України, Мін'юсті Автономної Республіки Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції повинні мати реквізит «номер державної реєстрації».

Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на місці, відведеному для кутового штампа.

Кутове розміщення реквізитів більш доцільне, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «адресат», «резолюція», «затвердження», «гриф обмеження доступу до документа».

Частина перша: Складання заголовка документа (Реквізити 1-10)

Заголовок документа — це реквізити документа, що розміщуються у верхній його частині й можуть включати зображення герба чи емблеми організації, її повну назву як автора документа, довідкові дані: адресу, номери телефонів, факсу, розрахунковий рахунок у банку, коди тощо.

Форма заголовка, його дизайн, виконана в кольорі емблема (а іноді й девіз) — «обличчя» установи. Ознайомлюючись з документом, отримувач, безумовно, насамперед буде цікавитись його змістом, але обов'язково зверне увагу й на заголовок, якому дасть свою оцінку, мовби «переносячи» його на діяльність самої установи.

Вдале розміщення компонентів заголовка, його оригінальна емблема, шрифт сприятливо впливають на партнерів, споживачів, конкурентів полегшують розв'язання можливих проблем з іншими органами.

Виготовляючи бланк документа, використовують сигніфікаційні (знакові) та комунікаційні реквізити заголовка (1—10), що фіксують ознаки приналежності та забезпечують включення документа до відповідної системи комунікацій.

Можливе також нанесення позначок для розміщення семантичних реквізитів: 11,12,13,14,16,19, 20, 21, що полегшують опрацювання інформації.

Розглянемо детальніше нанесення реквізитів заголовка.

Зображення Державного герба України (реквізит 1)

Проектуючи макет бланка, необхідно пам'ятати, що зображення Державного герба помішується на печатках органів державної влади і державного управління, грошових знаках та знаках поштової оплати, службових посвідченнях, штампах, бланках документів органів державної влади, інших державних органів, міністерств та відомств, а також підприємств, установ та організацій у передбачених законодавством випадках.

Коло підвідомчих установ, котрі можуть наносити Державний герб України на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (відомство). Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавної форми власності забороняється.

Відтворювати надпис «Україна» під зображенням Державного герба України дозволяється тільки на бланках організацій, яким надано статус національних закладів.

Всі гербові бланки підлягають особливому обліку. На їх звороті типографським способом проставляється порядковий номер, а за необхідності і серія цих номерів. Облік гербових бланків ведеться окремо за видами бланків у реєстраційно-обліковій формі, їх зберігають у шафах, які замикаються й опечатуються.

Знищення гербових бланків здійснюється за актом з поміткою в звітно-реєстраційній формі.

Зображення емблеми організації або товарного знака (обслуговування)(реквізит 2)

Емблема організації — це символічне графічне зображення, що розкриває напрямок її діяльності. Емблема організації полегшує пошук документа, але не замінює її найменування.

Як емблему організації можна використовувати товарні знаки або знаки обслуговування, які можуть бути у вигляді малюнка, абревіатури, слів або ж бути буквенно-графічними.

Емблему організації не відтворюють, якщо є зображення Державного герба України або герба Автономної республіки Крим.

На бланках документів недержавних підприємств, установ та організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, тобто на тому місці, де на бланках державних організацій розміщують зображення Державного герба України.