Заголовок до тексту документа (реквізит 19)

Цей реквізит є невід'ємною частиною тексту документа, що оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду і призначення (крім телеграм, телефонограм, пові­домлень та відповідей на листи громадян).

Реквізит мусить відбивати головну ідею текст, його смисловий аспект.

Якщо в документі порушується кілька питань, заголовок фор­мулюється узагальнено. Крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.

Мета створення заголовка — прискорити процес опрацювання документа і його проходження через структурні підрозділи уста­нови та службових осіб безпосередньо до виконавця.

Заголовок до тексту має бути лаконічним, точним, максималь­но повно розкривати зміст документа, граматично узгоджуватися з його назвою. Якщо останній складається на основі уніфікованої форми (наказ; постанова; протокол), постійна частина заголовка, що входить у назву форми до­кумента, доповнюється інформацією, яка конкретизує його зміст.

Не прийнято розміщувати назви (заголовки) складових час­тин тексту в нижній частині аркуша, якщо під ними менше 5 рядків наступного тексту. В цьому випадку заголовок нової скла­дової частини тексту документа краще починати на наступному аркуші.

Гриф обмеження доступу до документа (реквізит15)

Реквізит проставляється на документах, що містять інформа­цію особливого характеру для обмеженого кола осіб.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України «Про державну таємницю»

Доступ до інформації може обмежуватися її власником тільки згідно з законодавством.

Частина четверта. Погодження та засвідчення документів (реквізити що надають документу чинності )

Внутрішнє та зовнішнє погодження документа

Проекти підготовлених документів перед їх засвідченням у деяких випадкав погоджують із зацікавленими установами, структур­ними підрозділами, окремими посадовими особами.

Розрізнюють дві форми погодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами) і зовнішнє (з підвідомчи­ми та сторонніми організаціями). Внутрішнім погодженням про­екту документа є візування.

Віза документа (реквізит 25)

Візи документа вказують на згоду або незгоду зацікавлених посадових осіб організації — автора документа з його змістом. Складається реквізит з назви посади, особистого підпису, ініціа­лів і прізвища особи, яка візує, і дати візування, наприклад:

Начальник техвідділу заводу

___________ В. В. Марченко

(підпис)

12.12.2009

Установа мусить мати перелік документів із зазначенням осіб, які візують кожний із них. Такий перелік доцільно подавати в до­датку до інструкції з діловодства. Складає його начальник канце­лярії разом з юрисконсультом, з наступним погодженням з керів­никами структурних підрозділів чи відповідальними виконавцями і затвердженням керівником установи. До переліку необхідно включати документи, візування яких передбачають нормативні чи інші акти, вказівки керівництва тощо.

Гриф погодження документа (реквізит 24)

Зазначений реквізит фіксує згоду іншої організації, структур­ного підрозділу або посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.

В установах, де є юридичні служби, документи до підпису ке­рівником погоджуються з юрисконсультом. Документ погоджу­ється також із заступником керівника установи, який контролює питання, що відображені в документі.

Засвідчення документів

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення відбитка печатки.

Підпис (реквізит 23)

Це обов'язковий реквізит службового документа, що розміщу­ється під його текстом або відміткою про наявність додатків.

Президент корпорації «Фаворит»_____ П. В. Харченко

(підпис)

Назву посади у реквізиті «Підпис» завжди друкують без відсту­пу від межі лівого берега. Слід також звернути увагу на те, у реквізитах документів дозволяється зазначати лише один ініціал, який відповідає першій літері імені посадової особи.

У навчальних закладах та науково-дослідних установах прий­нято вказувати наукові ступені та вчені звання тих, хто підписує документи.

Наприклад: Завідувач кафедри філософії,

доктор філософських наук, професор_____ А. А. Герасимчук

(підпис)

Не допускається підписування документів з прийменником «за» або проставленням похилої риски перед назвою посади.

Гриф затвердження документа (реквізит 17)

Затвердження документа надає певний нормативний або пра­вовий характер змісту документа. Затвердження документа — це набуття ним чинності після підписання. Воно санкціонує поши­рення його дії на певне коло установ, посадових осіб і громадян.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор хлібокомбінату «Десна»

                                                                  _______________П. А. Харченко

(підпис)12.04.2008

При цьому дату затвердження, як і підпис, власноруч має право проставляти лише та особа, яку зазначено у грифі затвердження.

Документи, що підлягають затвердженню, отримують юри­дичну силу лише з моменту їх затвердження. Перелік документів організації, що підлягають затвердженню, має бути наведений в інструкції з діловодства. Зазвичай він включає такі види доку­ментів, як статут (положення про організацію), структуру та штатну чисельність, штатний розпис і зміни до нього, переліки, інструкції, правила тощо.

У затверджені документи не можна вносити будь-які виправ­лення або доповнення без дозволу особи, яка їх затвердила.

Відбиток печатки (реквізит 26)

Відбиток печатки завіряє підпис відповідальної особи на доку­ментах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксу­ють факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими акта­ми (трудові книжки, титульні списки тощо). Крім того, відбиток печатки проставляється на статутах (положеннях) організацій, штатних розписах, договорах, посвідченнях, дорученнях тощо.

Порядок виготовлення, зберігання і обліку гербової печатки та користування нею визначають законодавчі акти та інструкції МВС України.

Печатки із зображенням Державного герба України не можуть використовуватися суб'єктами підприємницької діяльності не­державного сектора.

Проста печатка може бути різною за формою: кругла, квадратна чи трикутна. Вона відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), проставляється на копі­ях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмноже­них примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні відведено певне місце. Його позначають двома великими літера­ми — М. П.

Частина п’ята. Проставлення інших відміток на документах

Відмітки на документах показують стадії їх проходження і ви­конання.