Особливості оформлення спільних наказів

Кілька установ одного рівня можуть видати спільний наказ з основної діяльності.

Спільний наказ з основної діяльності оформлюють на чистих аркушах паперу формату А4.

Спільний наказ має той самий набір реквізитів, що й індивіду­альний наказ, втім оформлення деяких реквізитів спільного на­казу має певну специфіку.

Так, під час складання і оформлення спільного наказу, а також документів, що можуть додаватися до нього, слід мати на увазі, що:

♦ назви організацій у спільному наказі розміщують на одному рівні;

♦ у спільному наказі проставляють лише одну дату його ви­дання. Дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом;

♦ реєстраційний індекс спільного наказу складається з поряд­кових реєстраційних номерів, присвоєних документу в кож­ній організації;

♦ у спільному наказі має обов'язково бути вказано місце скла­дення або видання документа;

♦ заголовок до тексту спільного наказу має стисло і точно виз­начати смисловий аспект змісту документа;

♦ текст обов'язково складається з двох частин — констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості офор­млення. Констатуючу частину друкують з абзацу, у кінці ре­чення крапку не ставлять. У цій частині зазначають підставу, обгрунтування або мету видання наказу. Розпорядчу частину тексту починають зі слова «НАКАЗУЄМО», яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього став­лять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані;

♦ якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту наказу не оформлюють;

♦ додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєс­траційний індекс;

♦ підписи керівників організацій розміщують на одному рівні у кілька стовпчиків;

♦ особистий підпис кожного з керівників має бути засвідче­ний відбитком основної круглої печатки відповідної органі­зації;

♦ візують наказ у кожній з організацій відповідальні виконав­ці та зацікавлені посадові особи (найчастіше заступники ке­рівників організацій, керівники юридичних, планово-еко­номічних, фінансових служб). Візи проставляють на примір­нику, що залишається у відповідній організації. Цей реквізит розміщують нижче від реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша наказу;

♦ за потреби в оцінці доцільності видання спільного наказу, встановленні його відповідності законодавству здійснюють зовнішнє погодження з іншими організаціями. У такому ра­зі в наказі оформлюють гриф погодження або складають ок­ремий аркуш погодження, який подають до наказу.

Підготовка вказівок

Вказівка — розпорядчий документ, що видається ширшим ко­лом посадових осіб, ніж наказ: заступником керівника установи, головним інженером, головним конструктором, директором до­чірньої фірми.

Вказівка охоплює в основному питання організаційно-методич­ного, оперативного характеру, пов'язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів.

Даються вказівки для розв'язання поточних організаційних питань, а також для доведення нормативних матеріалів до безпо­середніх виконавців.

Формуляр вказівки складається з назви відомства, установи чи її структурного підрозділу, назви виду документа, дати і місця ви­дання, номера, заголовка, тексту, підпису, позначки про погод­ження.

Починається текст вказівки, зазвичай, словами: «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ»,які друкуються великими літерами.

Видають вказівки залежно від обсягу тексту на бланках стан­дартних форматів А4 або А5.

Прийняття ухвал

Ухвала — розпорядчий документ, що має силу правового акта, який приймається місцевими радами або їх виконкомами в коле­гіальному порядку для розв'язання найважливіших питань їх компетенції.

Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кіль­кома неоднорідними органами (колегіальними і тими, котрі ді­ють на основі принципу єдиноначальності, державними устано­вами, громадськими організаціями тощо).

Коло питань, з яких приймаються ухвали місцевих рад, досить широке через те, що вони здійснюють державне керівництво всі­ма галузями господарського і соціально-культурного життя.

Ухвали й розпорядження виконкомів, прийняті в межах наданих їм прав, є обов'язковими для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, розташованими на території, що під­лягає Раді, а також службовими особами і громадянами.

За своїми юридичними властивостями ухвали виконкомів мо­жуть бути нормативними або індивідуальними.

Нормативні ухвали — це ухвали про режим роботи підпри­ємств торгівлі й побутового обслуговування населення.

Індивідуальні ухвали — ухвали про прийняття в експлуатацію то­го або іншого об'єкта будівництва, встановлення опікунства тощо.

Ухвали місцевих рад та їх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що перші не нумерують, а другі мають порядкову нумерацію.

Розпорядчий документ, що розглядається, містить такі основ­ні реквізити:

♦ зображення Державного герба України;

♦ назву місцевої ради або її виконкому; • ♦ зазначення місця видання;

♦ назву виду документа (ухвала);

♦ реєстраційний номер документа;

♦ дату документа (для ухвал місцевих рад) або дату і номер (для ухвал виконкому);

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ підписи голови і секретаря виконкому;

♦ відбиток печатки;

♦ візи документа.

Звичайно ухвали складаються зі вступної частини, в якій роз­кривається стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів їх виконання й перелік службових осіб, які відповідають за це, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

Підготовка розпоряджень

Розпорядження — правовий акт управління, виданий посадо­вою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції для вирішення оперативних питань. Має обов'язкову силу для громадян, організацій, підприємств чи уста­нов (далі — установ), або співробітників, яким вона адресована.

Розпорядження можуть видавати Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а та­кож установи та службові особи.

Розпорядження містять певне коло питань і діють протягом зазначеного в них строку. Можуть бути загальними для всього ко­лективу або стосуватися конкретних ланок його роботи.

Розпорядження мають багато спільного з наказами, і в право­вому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні.

Іноді розпорядження видають нарівні з наказом, замінюючи при цьому слово «НАКАЗУЮ» на слова «ДОРУЧАЮ», «ВИМАГАЮ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ».

Відрізняються зазначені правові акти ще й тим, що накази в основному пишуть із загальних всеохоплюючих питань, а роз­порядження — з конкретних.

Підготовка рішень

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльнос­ті колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо.

Текст рішення складається з двох взаємопов'язаних частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча покликана пояснити, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко переказується акт вищого органу правління, на виконання, якого видасться рішення.

Друга частина документа починається, словами: «колегія (місь­ка чи наукова рада) вирішила». При цьому слово «ВИРІШИЛА» друкується великими літерами в розрядку для того, щоб візуально виділити обидві частини.

Далі з нового рядка друкується текст розпорядчої частини, до формулювань якої висуваються більш жорсткі вимоги:

По-перше, вони повинні бути конкретними, чіткими, ясними, не вступати у суперечність зі змістом раніше виданих розпоряд­чих документів, не допускати іншого тлумачення.

По-друге необхідно уникати неконкретних висловів типу «підня­ти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «ак­тивізувати», «звернути увагу» тощо. Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання буде ускладнена.

Якщо розпорядча частина рішення припускає різні за характе­ром дії, називає кілька виконавців, вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Оформлення приписів

Припис — розпорядчий документ, що підтверджує певні пов­новаження ( наприклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи, або наряду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо).

Припис містить такі реквізити:

♦ назву органу, яким він виданий;

♦ назву документа ( ПРИПИС);

♦ дату видання документа;

♦ адресат;

♦ текст із зазначенням обсягів повноважень та терміну дії при­пису;

♦ підпис;

♦ відбиток печатки.